Hemsida: www.nordzucker.com
Företaget
Nordzucker AG är en av Europas ledande sockerproducenter. Som en internationell organisation med en komplex företagsstruktur är effektiv och kompatibel styrelseverksamhet avgörande. Lednings- och tillsynsstyrelsemöten, liksom cirkulära beslut, måste dokumenteras korrekt, hanteras säkert och organiseras med full öppenhet.
Dr Pascal Bothe från Assurance Board & Holding Office (ansvarig för att organisera styrelsemöten) och Karin Brand-Fuchs, Executive Assistant till VD (ansvarig för styrelsekoordinering), har drivit processoptimering inom detta område i flera år.
Utmaningen: Strukturerade processer — men spridda över flera verktyg
”Våra styrelseprocesser var välstrukturerade och pålitliga, men spridda över flera verktyg som e-post, Excel, Word och SharePoint”, förklarar Dr. Pascal Bothe. ”Det innebar många manuella steg, många gränssnitt och potentiella felkällor när ändringar i sista minuten inträffade.”
I takt med att komplexiteten växte ökade behovet av en centraliserad lösning som skulle förbättra säkerheten, tydligheten och automatiseringen. Teamet började utforska marknaden.
”Vi ville modernisera våra processer — utan att kompromissa med deras kvalitet.”
— Karin Brand-Fuchs, verkställande assistent till VD
Varför Nordzucker valde Boardwise: holistiskt, praktiskt och genomtänkt designat
Efter att ha utvärderat flera leverantörer noggrant valde Nordzucker Boardwise. Nyckelfaktorn: Boardwise kartlägger hela styrelsens ledningsprocess i en integrerad plattform — från skapande av agenda och inbjudningshantering till digitala protokoll och beslutsspårning.
”Boardwise löser exakt de utmaningar vi alltid velat ta itu med.”
— Dr. Pascal Bothe, styrelse och holdingkontor
”Du kan se att det här systemet byggdes från verkliga styrelserumsupplevelser”
— Karin Brand-Fuchs, verkställande assistent till VD
Implementering: Personlig, strukturerad och snabbt antagen
Istället för en rent teknisk utrullning valde Bothe och Brand-Fuchs en praktisk introduktion i tre steg:
- Presentation av verktyget under ett styrelsemöte
- Interna utbildningar för alla deltagare
- Utveckling av en guide för bästa praxis
”Vårt mål var att alla skulle bli bekväma snabbt - och det fungerade. Frågorna var minimala och acceptansen var mycket hög, säger Brand-Fuchs.
Utrullningen mellan internationella enheter gick också smidigt, med stöd av Boardwises snabba och lösningsorienterade kundsupport.
Resultat: 30% tidsbesparing och förbättrat samarbete
Efter en sexmånaders implementeringsfas rapporterar Dr Bothe och Brand-Fuchs tydliga fördelar i sitt dagliga arbete:
- Dagordningar skapas på några minuter istället för timmar — med automatisk numrering och flexibel struktur
- Kalenderposter genereras automatiskt, utan manuella uppdateringar behövs
- Live-justeringar under möten? Inga problem — tider, ordning och inbjudningar anpassas direkt
”Det är inte bara snabbare - det är roligare.”
— Dr. Pascal Bothe, styrelse och holdingkontor
Samarbetet har också utvecklats. Dokument skickas direkt i systemet, feedback sker i realtid, och alla håller sig i linje - inga fler oändliga e-posttrådar.
”Jag brukade blockera timmar bara för att skriva minuter utan avbrott. Nu är det helt enkelt mindre ansträngning.”
— Karin Brand-Fuchs, verkställande assistent till VD
En funktion som de särskilt älskar: dra-och-släpp-agendebyggaren.
När en punkt på dagordningen ändras uppdateras allt automatiskt — tider, ordning, inbjudningar. Det brukade vara en realtidssänkning.”
— Karin Brand-Fuchs, verkställande assistent till VD
Utöver effektivitet ökar Boardwise också öppenhet och spårbarhet — en klar fördel för intern styrning och revisioner.
Hur styrelsen reagerade
För styrelseledamöterna själva, lite har förändrats - och det är en del av framgången.
” Materialet finns tillgängligt som vanligt. Den verkliga omvandlingen sker bakom kulisserna i organisationen.
— Dr. Pascal Bothe, styrelse och holdingkontor
Varför Nordzucker rekommenderar Boardwise
”Boardwise är som att äntligen få en skruvmejsel efter flera års användning av en manuell.”
— Dr. Pascal Bothe, styrelse och holdingkontor
”För oss var efterlevnad inte förhandlingsbar — och nu är det ännu bekvämare. Äntligen finns allt i ett verktyg.”
— Karin Brand-Fuchs, verkställande assistent till VD
Resultat i korthet
Redo att höja din styrelseverksamhet?
Oavsett om det gäller direktioner, tillsynsnämnder eller internationella enheter—Boardvis hjälper dig att organisera dina möten effektivt, transparent och framtidsklara.
👉 Boka en demo idag och se hur Boardwise kan förenkla ditt arbete.
