Réunion en marchant

Une nouvelle approche pour une collaboration productive

Stimulez la créativité, renforcez la collaboration et améliorez la santé sur le lieu de travail

Dans le monde trépidant de la prise de décisions en entreprise, les réunions constituent l'épine dorsale de la communication et de l'exécution de la stratégie. Cependant, les réunions de conseil traditionnelles présentent des limites, qui entravent souvent la créativité, l'engagement et même le bien-être physique. Les organisations avant-gardistes explorent des solutions de rechange, et l'une de ces approches est la réunion itinérante. Cette méthode innovante associe le mouvement à la discussion, offrant aux professionnels un moyen dynamique et productif de collaborer.

Dans cet article, nous verrons pourquoi les réunions itinérantes sont utiles, fournirons un guide pour les mettre en œuvre efficacement et aborderons les défis potentiels pour vous aider à intégrer cette pratique dans votre culture d'entreprise.

Les arguments en faveur des réunions à pied

Pourquoi les réunions traditionnelles ne suffisent pas

Les professionnels des entreprises passent une grande partie de leur journée à des réunions, souvent confinées dans des environnements statiques. La monotonie de siéger dans une salle de conférence peut entraîner un désengagement, une réduction de la capacité d'attention et un manque d'énergie. Voici quelques écueils courants des réunions traditionnelles :

• Absence d'activité physique: Le fait de rester assis pendant de longues périodes a été associé à divers problèmes de santé, notamment des maux de dos, une mauvaise posture et même des maladies chroniques comme les maladies cardiovasculaires.
• Fatigue mentale: Un environnement statique avec des formats prévisibles entraîne souvent une diminution de la créativité et de la capacité de résolution de problèmes.
• Surcharge d'informations: Des diaporamas interminables et de longs agendas peuvent submerger les participants, ce qui les pousse à une écoute passive plutôt qu'à un engagement actif.

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Bien que ces défis ne rendent pas les réunions traditionnelles obsolètes, ils soulignent la nécessité de trouver des alternatives pouvant compléter les pratiques standard.

Les avantages des réunions à pied

Stimuler la créativité

Les réunions itinérantes sont particulièrement efficaces pour libérer la créativité. Le mouvement impliqué dans la marche augmente le flux sanguin vers le cerveau, améliorant ainsi les fonctions cognitives et la pensée innovante. Des recherches menées par l'Université de Stanford révèlent que les individus génèrent plus d'idées en marchant qu'en position assise. Les réunions itinérantes sont donc particulièrement utiles pour les séances de remue-méninges ou les discussions visant à résoudre des problèmes.

Améliorer la santé

Pour les professionnels qui passent des heures à leur bureau, les réunions itinérantes constituent un changement bienvenu. Même une activité physique modérée peut améliorer la circulation, réduire le stress et augmenter le niveau d'énergie. La marche combat également les effets négatifs d'une position assise prolongée, tels que la fatigue et la raideur, créant ainsi une main-d'œuvre plus saine et plus dynamique.

Améliorer la collaboration

Les réunions ambulantes brisent la formalité des réunions traditionnelles. En supprimant les obstacles physiques tels que les bureaux ou les tables, ils créent un sentiment d'égalité entre les participants. Cela favorise une communication ouverte, renforce les relations et favorise une atmosphère de collaboration. Pour les managers, le fait de marcher côte à côte avec les membres de l'équipe peut également favoriser un feedback honnête.

Efficacité du temps

Le rythme naturel des réunions de marche favorise la concision et la concentration. Sans être distraits par les téléphones, les ordinateurs portables ou les longues présentations PowerPoint, les participants ont tendance à rester concentrés sur le sujet et à prendre des décisions plus rapidement. Les réunions à pied constituent donc un excellent choix pour les enregistrements ou les mises à jour rapides de l'état d'avancement.

Meilleures pratiques pour organiser des réunions à pied

Évaluation de l'adéquation

Toutes les réunions ne sont pas adaptées à un format de marche. Les réunions à pied fonctionnent le mieux pour :

• Séances de remue-méninges: L'environnement décontracté stimule la créativité et la libre circulation des idées.
• Discussions individuelles: Marcher élimine les distractions et crée un espace intime propice à un dialogue honnête.
• Planification stratégique: Les discussions de haut niveau bénéficient de la clarté et de la concentration que procure la marche.
• Mises à jour sur: Les enregistrements concis sont parfaitement adaptés à ce format mobile.

Cependant, les réunions qui nécessitent des présentations détaillées, la participation de grands groupes ou l'utilisation de nombreuses aides visuelles sont mieux organisées dans des cadres traditionnels.

Planification de la réunion

Choisir le bon itinéraire

L'environnement joue un rôle essentiel dans le succès d'une réunion itinérante. Optez pour des chemins calmes, sûrs et propices à la conversation. Les parcs, les sentiers de randonnée et les larges trottoirs sont d'excellents choix. Évitez les endroits bruyants ou bondés qui pourraient perturber le déroulement de la discussion. Si votre bureau est situé en milieu urbain, recherchez à l'avance les zones avoisinantes pour identifier les itinéraires appropriés.

Fixer des objectifs

Une réunion itinérante réussie est aussi structurée qu'une réunion traditionnelle. Définissez des objectifs clairs et partagez-les au préalable avec les participants. Par exemple, si l'objectif est le brainstorming, fixez-vous comme objectif de générer un nombre spécifique d'idées. Le fait d'avoir un ordre du jour clair garantit que la conversation reste ciblée et productive.

Gestion du temps

Les réunions à pied devraient généralement durer de 30 à 60 minutes. Pour les discussions plus longues, pensez à prévoir de courtes pauses pour vous asseoir et réviser vos notes. À la fin de la marche, prévoyez du temps pour récapituler les points clés et définir les prochaines étapes réalisables.

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Répondre aux préoccupations d'ordre pratique

Évènements météorologiques

Les conditions météorologiques peuvent perturber les réunions de marche en plein air, mais la préparation est essentielle. Mettez en place un plan de secours, par exemple en utilisant les couloirs intérieurs, l'atrium d'un bâtiment ou une zone couverte à proximité. Cela garantit que les réunions peuvent se dérouler sans interruption.

Inclusivité et accessibilité

Veillez à ce que les réunions itinérantes soient inclusives en tenant compte des besoins de tous les participants. Pour les personnes à mobilité réduite, proposez des alternatives telles que des réunions permanentes ou des séances de brainstorming virtuelles. Priorisez les itinéraires accessibles à tous.

Surmonter les défis

Résistance au changement

L'introduction de réunions itinérantes peut être accueillie avec scepticisme, en particulier dans les environnements d'entreprise traditionnels. Pour vaincre la résistance :

• Communiquez les avantages: Partagez des exemples de réussite et des données démontrant l'efficacité des réunions à pied. Soulignez leur adéquation avec les priorités de l'entreprise, telles que l'innovation, la collaboration et le bien-être des employés.
• Commencez petit: Mettez le concept à l'essai avec de petits groupes ou des réunions moins formelles pour renforcer le confort et la familiarité.

Trouver un équilibre entre professionnalisme et informalité

Les réunions ambulantes ont naturellement un ton décontracté, mais il est essentiel de maintenir le professionnalisme. Encouragez les participants à rester concentrés et à éviter les conversations hors sujet. L'établissement d'un ordre du jour et l'accent mis sur la réalisation des objectifs peuvent aider à trouver le juste équilibre.

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Éviter les distractions

Les environnements extérieurs peuvent être source de distractions telles que le bruit de la circulation, les conditions météorologiques imprévisibles ou les passants. Atténuez ces problèmes en choisissant des itinéraires calmes et en communiquant clairement les attentes en matière de maintien de l'engagement tout au long de la réunion.

Exemples concrets

Histoires de réussite d'entreprises

Plusieurs entreprises de premier plan ont intégré les réunions itinérantes à leur culture d'entreprise. Par exemple :

• Google: Reconnu pour son approche innovante des pratiques sur le lieu de travail, Google utilise fréquemment des réunions itinérantes pour stimuler la créativité.
• LinkedIn: Le géant du réseautage professionnel propose des réunions itinérantes pour favoriser la collaboration et l'innovation.
• Pomme: Steve Jobs a organisé des réunions itinérantes, croyant qu'elles donnaient lieu à de meilleures conversations et à de meilleures idées.

Conclusion

Les réunions ambulantes sont bien plus qu'une simple tendance ; elles constituent une approche transformatrice de la collaboration moderne sur le lieu de travail. En intégrant le mouvement dans les discussions, les professionnels peuvent renforcer la créativité, améliorer la santé et renforcer les liens au sein de leurs équipes.

Les organisations désireuses d'adopter ce changement y trouveront un ajout précieux à leurs formats de réunion, conformément à des objectifs plus généraux d'innovation, de productivité et de bien-être des employés.

Faites le premier pas

Commencez par organiser des réunions itinérantes pour des entretiens informels ou des séances de remue-méninges. Avec une planification et une exécution appropriées, ils peuvent devenir un outil puissant dans votre boîte à outils professionnelle.

L'approche de Boardwise en matière de gestion des réunions

Boardwise se spécialise dans la rationalisation des processus de gestion des conseils d'administration et des réunions grâce à une intégration transparente avec Microsoft 365. Leur plateforme a été développée au sein du bureau du conseil d'administration de la plus grande entreprise de médias d'Europe et il a été démontré qu'elle permet aux clients d'économiser 40 à 50 % du temps généralement consacré à l'organisation de grandes réunions.

L'accent mis par Boardwise sur la préparation et la gestion efficaces des réunions est conforme aux principes de productivité et d'innovation promus par les réunions itinérantes.

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