Nettside: www.bsh-group.com
Styrearbeid i sentrum av global styring
BSH Hausgeräte GmbH hører til verdens ledende produsenter av husholdningsapparater. Som del av Bosch-gruppen opererer selskapet i et høykomplekst organisatorisk miljø med globalt ansvar, mangfoldige interessenter og klare styringsstrukturer.
I sin rolle som Head of Management Board Office har Michael Tiedemann ansvar for forberedelse, gjennomføring og oppfølging av samtlige styremøter. I tillegg koordinerer han alle felles aktiviteter i styret og fungerer som sentral kontaktflate til aksjonær og styret.
"Vi har tolv heldagsmøter i styret per år. De er svært omfattende innholdsmessig og berører i siste instans hele organisasjonen, siden alle områder er involvert i styrearbeidet. Tilsvarende dyptgripende var endringen for selskapet", beskriver Tiedemann rekkevidden av styrearbeidet.
Innarbeidede prosesser, men ikke felles system
Før innføringen av Boardwise var organiseringen av styremøtene innarbeidet, men krevde betydelig manuell innsats i forberedelse og koordinering. Gjennom årene hadde teamet bygget opp sitt eget raffinerte system av Excel-lister, Word-dokumenter, Outlook-invitasjoner og selvutviklede makroer.
"Vi hadde etablerte prosesser og tilrettelagte verktøy, men det var alt sammen lappverk", forklarer Tiedemann.
Temaregistreringen skjedde via Excel, delt etter organisasjonsområder. Etter godkjenning fra de respektive administrerende direktørene måtte de enkelte Excel-filene i Management Board Office manuelt sammenstilles til en helhetlig agenda.
Også etterarbeidet var fragmentert: Referater i Word, oppgaveoppfølging i separate Excel-lister, påminnelser per e-post.
Hvert ekstra manuelle trinn økte innsatsen og kompleksiteten i prosessene.
Fra behov til beslutning
Den første kontakten med Boardwise oppsto i rammen av en personlig utveksling, mot bakgrunn av at løsningen allerede var i bruk i andre områder av Bosch-gruppen. Denne utvekslingen traff et eksisterende behov.
"En programvarebasert oppfølging og felles database som Boardwise var nøyaktig det jeg hadde drømt om – uten å vite at det virkelig fantes", husker Tiedemann, "og i tillegg i en svært enkel form."
Det som overbeviste, var ikke bare funksjonaliteten, men den integrerte tilnærmingen: et sentralt system som felles database for forberedelse, gjennomføring og oppfølging av styremøter.
"Man trenger ikke lenger manuelt å overføre ting eller søke etter temaer i agendaer. Alt er i et integrert system."
– Michael Tiedemann, Head of Management Board Office ved BSH Hausgeräte GmbH
Innføring med måtehold
Boardwise ble først målrettet innført for styremøtene ved BSH. Tiedemann fulgte innføringen bevisst tett og interessent-sensitivt: Ledelse, assistenter og organisasjon ble tidlig informert og involvert.
Opplæring, åpne Q&A-formater, intern dokumentasjon og FAQ sørget for at det nye systemet ble forstått og akseptert før det ble bindende innført.
Som avgjørende suksessfaktor for aksepten i styret viste verktøyets fleksibilitet seg.
"En av de store fordelene med Boardwise er at det tilbyr et spekter av arbeidsmuligheter for de ulike brukerne og derfor er svært fleksibelt", understreker han.
Ulike arbeidsmåter, som spenner fra fullstendig digitalt til analogt, bevares også med Boardwise. Samtidig sørger Boardwise i bakgrunnen for et enhetlig, optimalisert prosessgrunnlag.
Mer enn effektivitet: Virkningsgrad i fokus
I dag er temaregistrering, agenda-utarbeidelse, invitasjoner, referater og oppgaveoppfølging fullstendig integrert i Boardwise.
"Boardwise bringer automatisering og effektivitetsgevinster - avgjørende for meg er imidlertid effektiviteten", forklarer Tiedemann.
"Beslutninger som fattes når frem til organisasjonen, oppgaver blir implementert og ledelsens mål oppnås."
Avlastningen er merkbar – allerede kort tid etter innføringen:
"Selv før de nye prosessene har fullt innarbeidet seg, er vi minst 20 til 30 prosent mer effektive", oppsummerer Tiedemann.
Konklusjon: Fra ved siden av hverandre til pålitelig grunnlag
Med Boardwise har BSH Hausgeräte GmbH stilt sitt styrearbeid på et felles, klart grunnlag.
Der individuelle løsninger tidligere eksisterte ved siden av hverandre, sørger i dag et integrert system for transparens, sporbarhet og forpliktelse.
"Fra brukerperspektiv har man gjennom Boardwise et pålitelig system og ikke lenger en blackbox som tidligere", konkluderer Tiedemann.
Klar for neste skritt i deres Board Management?
Ønsker dere å forene deres styreprosesser, effektivt implementere beslutninger og samtidig beholde ulike arbeidsstiler?
Boardwise forener struktur, transparens og forpliktelse i en integrert styringsløsning - sikker, sporbar og fullstendig innebygd i Microsoft 365.
👉 Bestill demo nå og opplev hvordan integrert styrearbeid fungerer i dag.
