Sitio web: www.bsh-group.com
El trabajo de los órganos de gobierno en el centro del control global
BSH Hausgeräte GmbH pertenece a los fabricantes líderes mundiales de electrodomésticos. Como parte del Grupo Bosch, la empresa opera en un entorno organizacional altamente complejo con responsabilidades globales, diversos stakeholders y estructuras de gobernanza claras.
En su rol como Head of Management Board Office, Michael Tiedemann es responsable de la preparación, realización y seguimiento de todas las Board Meetings. Además, coordina todas las actividades conjuntas del Board y actúa como interfaz central con el accionista y el consejo de supervisión.
"Tenemos doce Board Meetings de día completo al año. Son muy amplias en contenido y finalmente afectan a toda la organización, ya que todas las áreas están involucradas en el trabajo de los órganos de gobierno. Por consiguiente, el cambio para la empresa fue profundo", describe Tiedemann el alcance del trabajo de los órganos de gobierno.
Procesos probados, pero sin un sistema común
Antes de la implementación de Boardwise, la organización de las Board-Meetings estaba bien establecida, pero requería un considerable esfuerzo manual en la preparación y coordinación. A lo largo de los años, el equipo había construido su propio sistema sofisticado de listas de Excel, documentos de Word, invitaciones de Outlook y macros desarrolladas internamente.
"Teníamos procesos establecidos y herramientas preparadas, pero todo era fragmentado", explica Tiedemann.
El registro de temas se realizaba a través de Excel, separado por áreas organizacionales. Después de la aprobación por parte de los respectivos directores ejecutivos, los archivos individuales de Excel tenían que ser combinados manualmente en una agenda general en el Management Board Office.
El seguimiento también estaba fragmentado: actas en Word, seguimiento de tareas en listas separadas de Excel, recordatorios por correo electrónico.
Cada paso manual adicional aumentaba el esfuerzo y la complejidad de los procesos.
De la necesidad a la decisión
El primer contacto con Boardwise surgió en el marco de un intercambio personal, considerando que la solución ya estaba en uso en otras áreas del Grupo Bosch. Este intercambio encontró una necesidad existente.
"Un acompañamiento basado en software y una base de datos común como Boardwise era exactamente lo que había soñado – sin saber que realmente existía", recuerda Tiedemann, "y además en una forma muy simple."
Lo que convenció no fue solo la funcionalidad, sino el enfoque integrado: un sistema central como base de datos común para la preparación, realización y seguimiento de Board Meetings.
"Ya no es necesario transferir manualmente cosas o buscar temas en las agendas. Todo está en un sistema integrado."
– Michael Tiedemann, Head of Management Board Office en BSH Hausgeräte GmbH
Implementación con medida
Boardwise fue implementado inicialmente en BSH específicamente para las Board Meetings. Tiedemann acompañó conscientemente la implementación de manera cercana y sensible a los stakeholders: dirección ejecutiva, asistentes y organización fueron informados e involucrados tempranamente.
Entrenamientos, formatos abiertos de Q&A, documentaciones internas y FAQs aseguraron que el nuevo sistema fuera entendido y aceptado antes de que fuera implementado de manera obligatoria.
Como factor crítico de éxito para la aceptación en el Board se demostró la flexibilidad de la herramienta.
"Una de las grandes ventajas de Boardwise es que ofrece un espectro de posibilidades de trabajo para los diferentes usuarios y por eso es muy flexible", enfatiza.
Diferentes formas de trabajo, que van desde completamente digital hasta analógico, se mantienen también con Boardwise. Al mismo tiempo, Boardwise asegura en segundo plano una base de proceso uniforme y optimizada.
Más que eficiencia: efectividad en el foco
Hoy, el registro de temas, creación de agenda, invitaciones, actas y seguimiento de tareas están completamente integrados en Boardwise.
"Boardwise aporta automatización y ganancias de eficiencia - decisivo para mí es sin embargo la efectividad", explica Tiedemann.
"Las decisiones tomadas llegan a la organización, las tareas se implementan y se alcanzan los objetivos de la dirección ejecutiva."
El alivio es perceptible – ya poco después de la implementación:
"Incluso antes de que los nuevos procesos se hayan establecido completamente, somos al menos 20 a 30 por ciento más eficientes", resume Tiedemann.
Conclusión: De la coexistencia a la base confiable
Con Boardwise, BSH Hausgeräte GmbH ha establecido su trabajo de órganos de gobierno sobre una base común y clara.
Donde antes existían soluciones individuales una al lado de la otra, hoy un sistema integrado asegura transparencia, trazabilidad y obligatoriedad.
"Desde la perspectiva del usuario, con Boardwise se tiene un sistema confiable y ya no una caja negra como antes", concluye Tiedemann.
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