.png)
Nettside: www.bayer.com
Selskapet
Bayer AG er et av verdens ledende selskaper innen helse og landbruk. I et globalt konsern av denne størrelsen spiller styring, spesielt på konsernledernivå, en sentral rolle. Det er her det avgjøres hvilke strategiske temaer som skal forfølges videre, prioriteres eller justeres. For at disse beslutningene skal være velbegrunnede, må de organisatoriske prosessene bak dem fungere sømløst. Det er nettopp her CEO-kontoret kommer inn, og siden januar 2025 har de tatt et tydelig skritt mot økt åpenhet og struktur med Boardwise.
Komplekst styringsarbeid krever pålitelige prosesser
Forberedelse av styremøter krever tett koordinering mellom CEO-kontoret, medlemmene i konsernledelsen og de ansvarlige avdelingene. Saker må samordnes, dokumenter må innhentes i sin helhet, godkjenninger må følges opp, endringer må behandles og møteresultater må dokumenteres på en pålitelig måte.
De underliggende prosessene ved Bayers CEO-kontor var allerede tydelig organisert. Mange enkeltelementer ble imidlertid utført manuelt og på tvers av ulike applikasjoner. Sakslister ble opprettet i Word, koordinering og godkjenninger foregikk via Outlook, og endringer måtte spores på flere steder. Dette økte koordineringsbehovet, spesielt ved endringer på kort varsel.
"Prosessene våre var tydelig definert. Utfordringen var å koordinere mange enkeltelementer konsekvent på tvers av ulike applikasjoner."
Michaela Niklaus, Senior Executive Assistant til CEO
Kravet: en helhetlig løsning for hele møteprosessen
CEO-kontoret var på jakt etter en løsning som kunne støtte den eksisterende prosessen på en strukturert måte uten å øke kompleksiteten. De avgjørende faktorene var en sentral informasjonskilde, transparente prosess-statuser og tettest mulig integrasjon i det eksisterende Microsoft 365-miljøet.
Teamet ble oppmerksomme på Boardwise under Microsoft Assistant Summit og bestemte seg deretter for å se nærmere på løsningen.
Tre aspekter var spesielt relevante for beslutningen:
- å samle nøkkelinformasjon og prosesstrinn sentralt
- integrasjon i det eksisterende Microsoft 365-miljøet
- muligheten til å bruke plattformen i fellesskap på tvers av CEO-kontoret
Det var viktig for oss å ikke bare introdusere enda et verktøy. Løsningen måtte passe inn i vår eksisterende arbeidsmåte og gjøre hele prosessen tydeligere for teamet.
Claudia Kodal, styreassistent, CEO Office
Fra implementering til daglig drift
CEO Office har brukt Boardwise til å forberede og følge opp styremøter siden januar 2025. Etter implementeringsfasen er løsningen nå en fast del av teamets arbeidsprosess.
Under implementeringen var teamet i jevnlig kontakt med Boardwise. Krav som oppstod ved praktisk bruk, blant annet knyttet til navigasjon samt utforming av agendaer og referater, ble tatt hånd om.
«Fra første stund hadde vi følelsen av at våre behov ble tatt på alvor. Det tette samarbeidet var en nøkkelfaktor for hvor godt løsningen passer inn i våre prosesser.»
Claudia Kodal, styreassistent, CEO Office
Koordinering med IT- og juridisk avdeling innebar naturligvis intern samordning, en vanlig prosess i et konsern som Bayer med høye krav til sikkerhet og etterlevelse.
Hva har blitt bedre i det daglige arbeidet
1. En sentral, delt informasjonskilde
Saksfremlegg, agendaer, møtedokumenter, godkjenningsstatus og referater kan håndteres i én sammenhengende prosess. Som et resultat har teamet relevant informasjon tilgjengelig sentralt.
Dette forenkler det daglige samarbeidet, og det er også til hjelp når noen må steppe inn for en kollega. Informasjon og behandlingsstatus er i langt mindre grad knyttet til individuelle e-postbokser, personlige mapper eller lokale dokumentversjoner.
«Det sentrale arbeidsmiljøet gir oss en felles og pålitelig informasjonskilde. Spesielt ved endringer på kort varsel eller når vi må dekke for hverandre, er dette en stor fordel for oss.»
Michaela Niklaus, Senior Executive Assistant til CEO
2. Mindre manuelt arbeid med agendaer og endringer
Før Boardwise ble introdusert, måtte informasjon fra ulike kilder overføres manuelt til agendaen og oppdateres flere ganger hver gang noe endret seg. I dag kan agendapunkter, selve agendaen og tilhørende informasjon redigeres i ett og samme system.
Dette reduserer risikoen for at en endring bare gjenspeiles i ett dokument eller én versjon. Samtidig reduserer det koordineringsbehovet innad i teamet.
«Endringer er en del av hverdagen når man forbereder styremøter. Med Boardwise kan vi håndtere dem mer konsekvent og med betydelig færre manuelle mellomtrinn.»
Claudia Kodal, styreassistent, CEO Office
3. Større åpenhet rundt saksfremlegg og godkjenninger
Teamet kan lettere se hvilket innhold som allerede er på plass, hvilke trinn som er fullført og hvor det fortsatt mangler tilbakemeldinger. Dette gjør det enklere å følge opp innsendinger og godkjenninger på en målrettet måte.
Fristene som er lagret i systemet bidrar også til å gjøre forventninger og ansvarsområder i prosessen tydeligere.
«Vi ser raskere hvor en sak står og hvor det fortsatt er behov for tiltak. Det skaper åpenhet og muliggjør mer målrettet oppfølging.»
Michaela Niklaus, Senior Executive Assistant til administrerende direktør
4. En mer sømløs prosess frem til oppfølging
Dokumentasjon etter møtet er nå også tettere knyttet til de foregående prosesstrinnene. Informasjon trenger ikke lenger å hentes inn på nytt fra ulike kilder og overføres til separate dokumenter.
«For oss ligger den største fordelen ikke i en enkelt funksjon, men i hele prosessen fra start til slutt. Forberedelse, koordinering og oppfølging fungerer betydelig bedre sammen.»
Claudia Kodal, styreassistent, CEO Office
Erfaringer etter lengre tids bruk
Etter implementering og påfølgende bruk i den daglige driften, har Boardwise etablert seg som en pålitelig støtte for organisering av styremøter i CEO Office.
Hva som betyr mest for teamet i dag:
- en sentral informasjonskilde som deles på tvers av teamet
- større åpenhet om behandlingsstatus og ansvarsområder
- mindre manuelt arbeid mellom ulike applikasjoner
- mer konsekvent håndtering av endringer på kort varsel
- bedre støtte for samarbeid og stedfortredertjeneste
- en mer strukturert overgang fra forberedelse til oppfølging
«Boardwise har ikke bare gjort prosessen vår mer digital, men fremfor alt tydeligere og mer pålitelig. Verktøyet avlaster mange administrative oppgaver og gir oss mer rom for det faglige og organisatoriske arbeidet.»
Michaela Niklaus, Senior Executive Assistant til administrerende direktør
Konklusjon
Boardwise har vært i bruk til Bayers styremøter siden januar 2025. Det som i utgangspunktet var et nytt verktøy, har blitt en etablert del av arbeidsflyten til CEO Office.
Plattformen hjelper teamet med å samle informasjon sentralt, gjøre koordinering mer transparent og redusere manuelle trinn i forberedelser og oppfølging. Den største fordelen ligger i hvordan de enkelte prosessene spiller sammen: fra innsending av et sakspunkt, via agenda og godkjenninger, til dokumentasjon av møtet.
"Etter å ha brukt det en stund, kan vi si at Boardwise merkbart forenkler hverdagen vår. Løsningen er strukturert, pålitelig og tilpasset de praktiske kravene til styrearbeid."
Claudia Kodal, styreassistent, CEO Office
Resultater på et øyeblikk
Bunnlinjen
Mange selskaper står overfor den samme utfordringen: komitéarbeid blir gjort, men det er tidkrevende og energikrevende. Boardwise adresserer dette direkte. Den integreres sømløst i eksisterende strukturer og gir reell innvirkning der det betyr mest: i detaljene.
Enten det gjelder hovedstyrer, komiteer eller ledergrupper – Boardwise gir klarhet, struktur og mer tid til det som virkelig betyr noe.
👉 Bestill en demo i dag og se hvordan Boardwise kan forenkle arbeidet ditt.
