Website: www.bsh-group.com
Commissiewerk centraal in mondiale sturing
BSH Hausgeräte GmbH behoort tot de wereldwijd toonaangevende fabrikanten van huishoudelijke apparaten. Als onderdeel van de Bosch-Groep opereert het bedrijf in een hoogcomplexe organisatorische omgeving met mondiale verantwoordelijkheden, gevarieerde stakeholders en heldere governance-structuren.
In zijn rol als Head of Management Board Office is Michael Tiedemann verantwoordelijk voor de voorbereiding, uitvoering en opvolging van alle Board Meetings. Daarnaast coördineert hij alle gezamenlijke activiteiten van de directie en fungeert als centrale schakel naar de aandeelhouder en de raad van toezicht.
"Wij hebben twaalf dagvullende Board Meetings per jaar. Ze zijn inhoudelijk zeer omvangrijk en betreffen uiteindelijk de gehele organisatie, aangezien alle afdelingen betrokken zijn bij het commissiewerk. Dienovereenkomstig ingrijpend was de verandering voor het bedrijf", beschrijft Tiedemann de reikwijdte van het commissiewerk.
Beproefde processen, echter geen gemeenschappelijk systeem
Voor de invoering van Boardwise was de organisatie van de Board-Meetings ingespeeld, maar vereiste een aanzienlijke handmatige inspanning in de voorbereiding en coördinatie. Gedurende jaren had het team een eigen verfijnd systeem opgebouwd uit Excel-lijsten, Word-documenten, Outlook-uitnodigingen en zelf ontwikkelde macro's.
"Wij hadden gevestigde processen en aangepaste tools, maar het was allemaal lappendekwerk", verklaart Tiedemann.
De themaregistratie gebeurde via Excel, gescheiden per organisatieafdeling. Na goedkeuring door de respectievelijke directeuren moesten de individuele Excel-bestanden in het Management Board Office handmatig worden samengevoegd tot een totaalagenda.
Ook de nabewerking was gefragmenteerd: protocollen in Word, taakopvolging in separate Excel-lijsten, herinneringen per e-mail.
Elke aanvullende handmatige stap verhoogde de inspanning en complexiteit van de processen.
Van behoefte naar besluit
Het eerste contact met Boardwise ontstond in het kader van een persoonlijke uitwisseling, tegen de achtergrond dat de oplossing reeds in andere afdelingen van de Bosch-Groep werd ingezet. Deze uitwisseling kwam tegemoet aan een bestaande behoefte.
"Een softwaregebaseerde begeleiding en gemeenschappelijke database zoals Boardwise was precies waar ik van droomde – zonder te weten dat het echt bestond", herinnert Tiedemann zich, "en bovendien in een zeer eenvoudige vorm."
Wat overtuigde, was niet alleen de functionaliteit, maar de geïntegreerde aanpak: een centraal systeem als gemeenschappelijke database voor voorbereiding, uitvoering en opvolging van Board Meetings.
"Men hoeft niet meer handmatig zaken over te dragen of in agenda's naar thema's te zoeken. Alles bevindt zich in een geïntegreerd systeem."
– Michael Tiedemann, Head of Management Board Office bij BSH Hausgeräte GmbH
Invoering met mate
Boardwise werd bij BSH aanvankelijk gericht ingevoerd voor de Board Meetings. Tiedemann begeleidde de invoering bewust nauw en stakeholder-sensitief: directie, assistenten en organisatie werden vroegtijdig geïnformeerd en betrokken.
Trainingen, open Q&A-formaten, interne documentatie en FAQ's zorgden ervoor dat het nieuwe systeem werd begrepen en geaccepteerd, voordat het bindend werd ingevoerd.
Als beslissende succesfactor voor de acceptatie in de directie bleek de flexibiliteit van de tool.
"Een van de grote voordelen van Boardwise is dat het een spectrum van werkmogelijkheden biedt voor de verschillende gebruikers en daarom zeer flexibel is", benadrukt hij.
Verschillende werkwijzen, die variëren van volledig digitaal tot analoog, blijven ook met Boardwise behouden. Tegelijkertijd zorgt Boardwise op de achtergrond voor een uniforme, geoptimaliseerde procesbasis.
Meer dan efficiëntie: effectiviteit centraal
Vandaag zijn thema-aanmelding, agenda-creatie, uitnodigingen, protocollen en taakopvolging volledig geïntegreerd in Boardwise.
"Boardwise brengt automatisering en efficiëntiewinsten - beslissend is voor mij echter de effectiviteit", verklaart Tiedemann.
"Genomen beslissingen komen aan in de organisatie, taken worden uitgevoerd en de doelstellingen van de directie worden bereikt."
De ontlasting is daarbij voelbaar – reeds kort na de invoering:
"Ook voordat de nieuwe processen zich volledig hebben ingespeeld, zijn wij minimaal 20 tot 30 procent efficiënter", resumeert Tiedemann.
Conclusie: Van naast elkaar naar betrouwbare basis
Met Boardwise heeft BSH Hausgeräte GmbH hun commissiewerk op een gemeenschappelijke, heldere grondslag geplaatst.
Waar voorheen individuele oplossingen naast elkaar bestonden, zorgt vandaag een geïntegreerd systeem voor transparantie, traceerbaarheid en verbindendheid.
"Vanuit gebruikersoogpunt heeft men door Boardwise een betrouwbaar systeem en geen blackbox meer zoals voorheen", concludeert Tiedemann.
Klaar voor de volgende stap in uw Board Management?
Wilt u uw commissieprocessen uniformeren, beslissingen effectief implementeren en tegelijkertijd verschillende werkstijlen behouden?
Boardwise verenigt structuur, transparantie en verbindendheid in een geïntegreerde governance-oplossing - veilig, traceerbaar en volledig ingebed in Microsoft 365.
👉 Nu demo aanvragen en ervaren hoe geïntegreerd commissiewerk vandaag functioneert.
