Sito web: www.bsh-group.com
Attivita' degli organi deliberativi al centro della governance globale
BSH Hausgeraete GmbH e' tra i principali produttori mondiali di elettrodomestici. Come parte del Gruppo Bosch, l'azienda opera in un ambiente organizzativo altamente complesso con responsabilita' globali, stakeholder diversificati e strutture di governance ben definite.
Nel suo ruolo di Head of Management Board Office, Michael Tiedemann e' responsabile della preparazione, conduzione e follow-up di tutti i Board Meeting. Inoltre, coordina tutte le attivita' congiunte del Board e funge da interfaccia centrale con gli azionisti e il consiglio di sorveglianza.
"Abbiamo dodici Board Meeting di una giornata intera all'anno. Sono molto articolati dal punto di vista contenutistico e riguardano in definitiva l'intera organizzazione, poiche' tutti i settori sono coinvolti nel lavoro degli organi deliberativi. Di conseguenza, il cambiamento per l'azienda e' stato molto profondo", descrive Tiedemann la portata dell'attivita' degli organi deliberativi.
Processi consolidati, ma nessun sistema comune
Prima dell'introduzione di Boardwise, l'organizzazione dei Board Meeting era rodata, tuttavia richiedeva un considerevole sforzo manuale nella preparazione e coordinamento. Nel corso degli anni, il team aveva sviluppato un proprio sistema sofisticato composto da elenchi Excel, documenti Word, inviti Outlook e macro sviluppate internamente.
"Avevamo processi consolidati e strumenti predisposti, ma era tutto frammentario", spiega Tiedemann.
La registrazione dei temi avveniva tramite Excel, separata per aree organizzative. Dopo l'approvazione da parte dei rispettivi amministratori delegati, i singoli file Excel dovevano essere uniti manualmente nel Management Board Office per creare un'agenda complessiva.
Anche il follow-up era frammentato: verbali in Word, monitoraggio delle attivita' in elenchi Excel separati, promemoria via e-mail.
Ogni ulteriore passaggio manuale aumentava lo sforzo e la complessita' dei processi.
Dal bisogno alla decisione
Il primo contatto con Boardwise e' avvenuto nell'ambito di uno scambio personale, considerando che la soluzione era gia' in uso in altre aree del Gruppo Bosch. Questo scambio ha incontrato un'esigenza esistente.
"Un supporto basato su software e una base dati comune come Boardwise era esattamente quello che avevo sempre sognato – senza sapere che esistesse davvero", ricorda Tiedemann, "e inoltre in una forma molto semplice."
Quello che ha convinto non e' stata solo la funzionalita', ma l'approccio integrato: un sistema centrale come base dati comune per preparazione, conduzione e follow-up dei Board Meeting.
"Non e' piu' necessario trasferire manualmente le informazioni o cercare argomenti nelle agende. Tutto e' in un sistema integrato."
– Michael Tiedemann, Head of Management Board Office presso BSH Hausgeraete GmbH
Implementazione misurata
Boardwise e' stato inizialmente introdotto presso BSH specificamente per i Board Meeting. Tiedemann ha accompagnato l'implementazione in modo consapevole e attento agli stakeholder: management, assistenti e organizzazione sono stati informati e coinvolti tempestivamente.
Formazioni, format di Q&A aperti, documentazioni interne e FAQ hanno garantito che il nuovo sistema fosse compreso e accettato prima di essere introdotto in modo vincolante.
La flessibilita' dello strumento si e' rivelata un fattore di successo decisivo per l'accettazione da parte del Board.
"Uno dei grandi vantaggi di Boardwise e' che offre uno spettro di possibilita' lavorative per i diversi utenti ed e' quindi molto flessibile", sottolinea.
Diversi modi di lavorare, che spaziano dal completamente digitale all'analogico, rimangono preservati anche con Boardwise. Allo stesso tempo, Boardwise garantisce dietro le quinte una base processuale uniforme e ottimizzata.
Oltre l'efficienza: focus sull'efficacia
Oggi registrazione dei temi, creazione dell'agenda, inviti, verbali e monitoraggio delle attivita' sono completamente integrati in Boardwise.
"Boardwise porta automazione e guadagni di efficienza - decisiva per me e' tuttavia l'efficacia", spiega Tiedemann.
"Le decisioni prese arrivano all'organizzazione, le attivita' vengono implementate e gli obiettivi del management vengono raggiunti."
L'alleggerimento del carico di lavoro e' percettibile – gia' poco dopo l'introduzione:
"Anche prima che i nuovi processi si siano completamente consolidati, siamo almeno del 20-30% piu' efficienti", riassume Tiedemann.
Conclusione: Dalla giustapposizione alla base affidabile
Con Boardwise, BSH Hausgeraete GmbH ha posto la propria attivita' degli organi deliberativi su una base comune e chiara.
Dove prima esistevano soluzioni individuali giustapposte, oggi un sistema integrato garantisce trasparenza, tracciabilita' e vincolativita'.
"Dal punto di vista dell'utente, con Boardwise si ha un sistema affidabile e non piu' una scatola nera come prima", conclude Tiedemann.
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