Webbplats: www.bsh-group.com
Styrelsearbete i centrum för global styrning
BSH Hausgeräte GmbH tillhör världens ledande tillverkare av hushållsapparater. Som del av Bosch-koncernen verkar företaget i en mycket komplex organisatorisk miljö med globalt ansvar, mångfaldiga intressenter och tydliga styrningsstrukturer.
I sin roll som Head of Management Board Office ansvarar Michael Tiedemann för förberedelse, genomförande och uppföljning av samtliga styrelsemöten. Dessutom koordinerar han alla gemensamma aktiviteter för styrelsen och agerar som central kontaktpunkt mot aktieägaren och styrelsen.
"Vi har tolv heldagsmöten per år för styrelsen. De är mycket omfattande innehållsmässigt och berör i slutändan hela organisationen, eftersom alla områden är involverade i styrelsearbetet. Förändringen för företaget var därför mycket genomgripande", beskriver Tiedemann räckvidden av styrelsearbetet.
Beprövade processer, men inget gemensamt system
Före införandet av Boardwise var organiseringen av styrelsemötena inarbetad, men krävde ett betydande manuellt arbete i förberedelse och koordinering. Under årens lopp hade teamet byggt upp sitt eget sofistikerade system bestående av Excel-listor, Word-dokument, Outlook-inbjudningar och egenutvecklade makron.
"Vi hade etablerade processer och anpassade verktyg, men allt var styckevis", förklarar Tiedemann.
Ämnesregistreringen skedde via Excel, uppdelat efter organisationsområden. Efter godkännande av respektive verkställande direktörer måste de enskilda Excel-filerna manuellt sammanfogas till en samlad dagordning i Management Board Office.
Även efterarbetet var fragmenterat: protokoll i Word, uppgiftsuppföljning i separata Excel-listor, påminnelser via e-post.
Varje ytterligare manuellt steg ökade arbetsinsatsen och processernas komplexitet.
Från behov till beslut
Den första kontakten med Boardwise uppstod inom ramen för ett personligt utbyte, mot bakgrund av att lösningen redan användes inom andra områden av Bosch-koncernen. Detta utbyte mötte ett befintligt behov.
"En mjukvarubaserad support och gemensam databas som Boardwise var precis vad jag hade drömt om – utan att veta att det verkligen fanns", minns Tiedemann, "och dessutom i en mycket enkel form."
Det som övertygade var inte bara funktionaliteten, utan det integrerade tillvägagångssättet: ett centralt system som gemensam databas för förberedelse, genomförande och uppföljning av styrelsemöten.
"Man behöver inte längre manuellt överföra saker eller söka efter ämnen i dagordningar. Allt finns i ett integrerat system."
– Michael Tiedemann, Head of Management Board Office på BSH Hausgeräte GmbH
Införande med omdöme
Boardwise infördes initialt på BSH specifikt för styrelsemötena. Tiedemann genomförde införandet medvetet noga och intressentmedvetet: ledning, assistenter och organisation informerades och involverades tidigt.
Utbildningar, öppna Q&A-format, intern dokumentation och FAQ såg till att det nya systemet förstods och accepterades innan det infördes bindande.
Som avgörande framgångsfaktor för acceptansen i styrelsen visade sig verktygets flexibilitet.
"En av de stora fördelarna med Boardwise är att det erbjuder ett spektrum av arbetsmöjligheter för olika användare och därför är mycket flexibelt", betonar han.
Olika arbetssätt, som sträcker sig från helt digitala till analoga, bevaras även med Boardwise. Samtidigt sörjer Boardwise i bakgrunden för en enhetlig, optimerad processbas.
Mer än effektivitet: Fokus på verkan
Idag är ämnesanmälan, dagordningsskapande, inbjudningar, protokoll och uppgiftsuppföljning fullständigt integrerade i Boardwise.
"Boardwise ger automatisering och effektivitetsvinster – avgörande för mig är dock effektiviteten", förklarar Tiedemann.
"Fattade beslut når organisationen, uppgifter genomförs och ledningens mål uppnås."
Avlastningen är märkbar – redan kort efter införandet:
"Även innan de nya processerna helt fallit på plats är vi minst 20 till 30 procent effektivare", sammanfattar Tiedemann.
Slutsats: Från parallella system till tillförlitlig grund
Med Boardwise har BSH Hausgeräte GmbH lagt sitt styrelsearbete på en gemensam, tydlig grund.
Där individuella lösningar tidigare existerade parallellt, sörjer idag ett integrerat system för transparens, spårbarhet och bindande struktur.
"Ur användarsynpunkt har man genom Boardwise ett tillförlitligt system och ingen svart låda längre som tidigare", konkluderar Tiedemann.
Redo för nästa steg i er styrelsehantering?
Vill ni standardisera era styrelseprocesser, effektivt genomföra beslut och samtidigt behålla olika arbetsstilar?
Boardwise förenar struktur, transparens och bindande struktur i en integrerad styrningslösning – säker, spårbar och helt inbäddad i Microsoft 365.
👉 Begär demo nu och upplev hur integrerat styrelsearbete fungerar idag.
