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Website: www.bsh-group.com
Gremienarbeit im Zentrum globaler Steuerung
Die BSH Hausgeräte GmbH gehört zu den weltweit führenden Herstellern von Hausgeräten. Als Teil der Bosch-Gruppe agiert das Unternehmen in einem hochkomplexen organisatorischen Umfeld mit globalen Verantwortlichkeiten, vielfältigen Stakeholdern und klaren Governance-Strukturen.
In seiner Rolle als Head of Management Board Office verantwortet Michael Tiedemann die Vorbereitung, Durchführung und Nachverfolgung sämtlicher Board Meetings. Darüber hinaus koordiniert er alle gemeinsamen Aktivitäten des Boards und agiert als zentrale Schnittstelle zum Shareholder und dem Aufsichtsrat.
„Wir haben zwölf ganztägige Board Meetings pro Jahr. Sie sind inhaltlich sehr umfangreich und betreffen letztlich die gesamte Organisation, da alle Bereiche in die Gremienarbeit eingebunden sind. Entsprechend tiefgreifend war die Veränderung für das Unternehmen“, beschreibt Tiedemann die Reichweite der Gremienarbeit.
Bewährte Prozesse, jedoch kein gemeinsames System
Vor der Einführung von Boardwise war die Organisation der Board-Meetings eingespielt, erforderte jedoch einen erheblichen manuellen Aufwand in der Vorbereitung und Koordination. Über Jahre hinweg hatte sich das Team ein eigenes ausgefeiltes System aus Excel-Listen, Word-Dokumenten, Outlook-Einladungen und selbst entwickelten Makros aufgebaut.
„Wir hatten etablierte Prozesse und zurechtgelegte Tools, aber es war alles Stückwerk“, erklärt Tiedemann.
Die Themenregistrierung erfolgte über Excel, getrennt nach Organisationsbereichen. Nach Freigabe durch die jeweiligen Geschäftsführer mussten die einzelnen Excel-Dateien im Management Board Office manuell zu einer Gesamtagenda zusammengeführt werden.
Auch die Nachbereitung war fragmentiert: Protokolle in Word, Aufgabenverfolgung in separaten Excel-Listen, Erinnerungen per E-Mail.
Jeder zusätzliche manuelle Schritt erhöhte den Aufwand und die Komplexität der Prozesse.
Vom Bedarf zur Entscheidung
Der erste Kontakt zu Boardwise entstand im Rahmen eines persönlichen Austauschs, vor dem Hintergrund, dass die Lösung bereits in anderen Bereichen der Bosch-Gruppe im Einsatz war. Dieser Austausch traf auf einen bestehenden Bedarf.
„Eine softwarebasierte Begleitung und gemeinsame Datenbasis wie Boardwise war genau das, wovon ich geträumt hatte – ohne zu wissen, dass es das wirklich gibt“, erinnert sich Tiedemann, „und zusätzlich in einer sehr einfachen Form.“
Was überzeugte, war nicht nur die Funktionalität, sondern der integrierte Ansatz: ein zentrales System als gemeinsame Datenbasis für Vorbereitung, Durchführung und Nachverfolgung von Board Meetings.
„Man muss nicht mehr manuell Dinge übertragen oder in Agenden nach Themen suchen. Alles ist in einem integrierten System.“
– Michael Tiedemann, Head of Management Board Office bei BSH Hausgeräte GmbH
Einführung mit Augenmaß
Boardwise wurde bei BSH zunächst gezielt für die Board Meetings eingeführt. Die Einführung begleitete Tiedemann bewusst eng und stakeholder-sensibel: Geschäftsführung, Assistenzen und Organisation wurden frühzeitig informiert und eingebunden.
Trainings, offene Q&A-Formate, interne Dokumentationen und FAQs sorgten dafür, dass das neue System verstanden und akzeptiert wurde, bevor es verbindlich eingeführt wurde.
Als entscheidender Erfolgsfaktor für die Akzeptanz im Board erwies sich die Flexibilität des Tools.
„Einer der großen Vorteile von Boardwise ist, dass es ein Spektrum von Arbeitsmöglichkeiten für die verschiedenen Anwender bietet und deswegen sehr flexibel ist”, betont er.
Unterschiedliche Arbeitsweisen, die von vollständig digital bis analog reichen, bleiben auch mit Boardwise erhalten. Gleichzeitig sorgt Boardwise im Hintergrund für eine einheitliche, optimierte Prozessbasis.
Mehr als Effizienz: Wirksamkeit im Fokus
Heute sind Themenanmeldung, Agenda-Erstellung, Einladungen, Protokolle und Aufgabenverfolgung vollständig in Boardwise integriert.
„Boardwise bringt Automatisierung und Effizienzgewinne - entscheidend ist für mich jedoch die Effektivität“, erklärt Tiedemann.
„Getroffene Entscheidungen kommen in der Organisation an, Aufgaben werden umgesetzt und die Ziele der Geschäftsführung erreicht.“
Die Entlastung ist dabei spürbar – bereits kurz nach der Einführung:
„Auch bevor sich die neuen Prozesse vollständig eingespielt haben, sind wir mindestens 20 bis 30 Prozent effizienter“, resümiert Tiedemann.
Fazit: Vom Nebeneinander zur verlässlichen Basis
Mit Boardwise hat die BSH Hausgeräte GmbH ihre Gremienarbeit auf eine gemeinsame, klare Grundlage gestellt.
Wo zuvor individuelle Lösungen nebeneinander existierten, sorgt heute ein integriertes System für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Verbindlichkeit.
„Aus Anwendersicht hat man durch Boardwise ein verlässliches System und keine Blackbox mehr wie zuvor“, konkludiert Tiedemann.
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