Strona internetowa: www.bsh-group.com
Praca gremialna w centrum globalnego zarządzania
BSH Hausgeräte GmbH należy do światowych liderów w produkcji sprzętu gospodarstwa domowego. Jako część Grupy Bosch firma działa w wysoce złożonym środowisku organizacyjnym z globalnymi odpowiedzialnościami, różnorodnymi interesariuszami i jasnymi strukturami governance.
W swojej roli jako Head of Management Board Office, Michael Tiedemann odpowiada za przygotowanie, przeprowadzenie i monitoring wszystkich Board Meetings. Ponadto koordynuje wszystkie wspólne działania zarządu i pełni funkcję centralnego punktu kontaktu z akcjonariuszem i radą nadzorczą.
"Mamy dwanaście całodniowych Board Meetings rocznie. Są one bardzo obszerne pod względem treści i dotyczą ostatecznie całej organizacji, ponieważ wszystkie obszary są zaangażowane w pracę gremialną. Odpowiednio głęboka była zmiana dla firmy", opisuje Tiedemann zasięg pracy gremialnej.
Sprawdzone procesy, jednak brak wspólnego systemu
Przed wprowadzeniem Boardwise organizacja Board-Meetings była opracowana, jednak wymagała znacznego ręcznego nakładu pracy w przygotowaniu i koordynacji. Przez lata zespół zbudował własny wyrafinowany system składający się z list Excel, dokumentów Word, zaproszeń Outlook i samodzielnie opracowanych makr.
"Mieliśmy ustalone procesy i przygotowane narzędzia, ale wszystko to było połatanką", wyjaśnia Tiedemann.
Rejestracja tematów odbywała się przez Excel, z podziałem według obszarów organizacyjnych. Po zatwierdzeniu przez odpowiednich członków zarządu, poszczególne pliki Excel musiały być ręcznie łączone w Management Board Office w jedną całościową agendę.
Również podsumowanie było fragmentaryczne: protokoły w Word, śledzenie zadań w oddzielnych listach Excel, przypomnienia e-mailem.
Każdy dodatkowy ręczny krok zwiększał nakład pracy i złożoność procesów.
Od potrzeby do decyzji
Pierwszy kontakt z Boardwise powstał w ramach wymiany osobistej, w kontekście tego, że rozwiązanie było już używane w innych obszarach Grupy Bosch. Ta wymiana spotkała się z istniejącą potrzebą.
"Oprogramowane wsparcie i wspólna baza danych jak Boardwise było dokładnie tym, o czym marzyłem – nie wiedząc, że to naprawdę istnieje", wspomina Tiedemann, "i dodatkowo w bardzo prostej formie."
To co przekonało, to nie tylko funkcjonalność, ale zintegrowane podejście: centralny system jako wspólna baza danych do przygotowania, przeprowadzenia i monitoringu Board Meetings.
"Nie trzeba już ręcznie przenosić rzeczy ani szukać tematów w agendach. Wszystko jest w zintegrowanym systemie."
– Michael Tiedemann, Head of Management Board Office w BSH Hausgeräte GmbH
Wprowadzenie z umiarem
Boardwise zostało wprowadzone w BSH początkowo w sposób ukierunkowany dla Board Meetings. Tiedemann świadomie towarzyszył wprowadzeniu w sposób ścisły i wrażliwy na interesariuszy: zarząd, asystenci i organizacja zostali wcześnie poinformowani i zaangażowani.
Szkolenia, otwarte formaty Q&A, wewnętrzne dokumentacje i FAQ zapewniły, że nowy system został zrozumiany i zaakceptowany, zanim został obowiązkowo wprowadzony.
Jako decydujący czynnik sukcesu dla akceptacji w zarządzie okazała się elastyczność narzędzia.
"Jedną z wielkich zalet Boardwise jest to, że oferuje spektrum możliwości pracy dla różnych użytkowników i dlatego jest bardzo elastyczne", podkreśla.
Różne sposoby pracy, które sięgają od całkowicie cyfrowych do analogowych, pozostają zachowane również z Boardwise. Jednocześnie Boardwise zapewnia w tle jednolitą, zoptymalizowaną bazę procesową.
Więcej niż efektywność: skuteczność w centrum
Dzisiaj zgłaszanie tematów, tworzenie agendy, zaproszenia, protokoły i śledzenie zadań są w pełni zintegrowane w Boardwise.
"Boardwise przynosi automatyzację i zyski efektywnościowe - decydująca jest jednak dla mnie skuteczność", wyjaśnia Tiedemann.
"Podjęte decyzje docierają do organizacji, zadania są realizowane i cele zarządu są osiągane."
Odciążenie jest przy tym odczuwalne – już krótko po wprowadzeniu:
"Nawet zanim nowe procesy w pełni się sprawdziły, jesteśmy co najmniej 20 do 30 procent bardziej efektywni", podsumowuje Tiedemann.
Podsumowanie: Od współistnienia do niezawodnej podstawy
Dzięki Boardwise BSH Hausgeräte GmbH postawiła swoją pracę gremialną na wspólnej, jasnej podstawie.
Tam gdzie wcześniej istniały obok siebie indywidualne rozwiązania, dzisiaj zintegrowany system zapewnia przejrzystość, możliwość prześledzenia i zobowiązanie.
"Z perspektywy użytkownika ma się dzięki Boardwise niezawodny system i nie ma już czarnej skrzynki jak wcześniej", konkluduje Tiedemann.
Gotowi na następny krok w zarządzaniu Board?
Chcą Państwo ujednolicić swoje procesy gremialne, skutecznie wdrażać decyzje i jednocześnie zachować różne style pracy?
Boardwise łączy strukturę, przejrzystość i zobowiązanie w zintegrowanym rozwiązaniu governance - bezpiecznie, w sposób możliwy do prześledzenia i w pełni osadzony w Microsoft 365.
👉 Zamów teraz demo i przekonaj się, jak działa dzisiaj zintegrowana praca gremialna.
