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Le travail des organes directeurs au centre du pilotage mondial
BSH Hausgeräte GmbH fait partie des fabricants d'électroménager leaders mondiaux. En tant que partie du Groupe Bosch, l'entreprise évolue dans un environnement organisationnel hautement complexe avec des responsabilités mondiales, des parties prenantes diversifiées et des structures de gouvernance claires.
Dans son rôle de Head of Management Board Office, Michael Tiedemann est responsable de la préparation, de la conduite et du suivi de l'ensemble des Board Meetings. En outre, il coordonne toutes les activités communes du Board et agit comme interface centrale avec l'actionnaire et le conseil de surveillance.
"Nous avons douze Board Meetings d'une journée complète par an. Ils sont très complets en termes de contenu et concernent finalement l'ensemble de l'organisation, car tous les domaines sont intégrés dans le travail des organes directeurs. Le changement pour l'entreprise a été d'autant plus profond", décrit Tiedemann la portée du travail des organes directeurs.
Processus éprouvés, mais pas de système commun
Avant l'introduction de Boardwise, l'organisation des Board Meetings était rodée, mais nécessitait un effort manuel considérable dans la préparation et la coordination. Au fil des années, l'équipe avait développé son propre système élaboré composé de listes Excel, de documents Word, d'invitations Outlook et de macros développées en interne.
"Nous avions des processus établis et des outils adaptés, mais tout était fragmenté", explique Tiedemann.
L'enregistrement des sujets s'effectuait via Excel, séparé par domaines organisationnels. Après validation par les directeurs généraux respectifs, les fichiers Excel individuels devaient être fusionnés manuellement en un agenda global au Management Board Office.
Le suivi était également fragmenté: procès-verbaux dans Word, suivi des tâches dans des listes Excel séparées, rappels par e-mail.
Chaque étape manuelle supplémentaire augmentait l'effort et la complexité des processus.
Du besoin à la décision
Le premier contact avec Boardwise s'est établi dans le cadre d'un échange personnel, sur fond du fait que la solution était déjà déployée dans d'autres domaines du Groupe Bosch. Cet échange a rencontré un besoin existant.
"Un accompagnement logiciel et une base de données commune comme Boardwise était exactement ce dont je rêvais - sans savoir que cela existait vraiment", se souvient Tiedemann, "et en plus sous une forme très simple."
Ce qui a convaincu, ce n'était pas seulement la fonctionnalité, mais l'approche intégrée : un système central comme base de données commune pour la préparation, la conduite et le suivi des Board Meetings.
"On n'a plus besoin de transférer manuellement les choses ou de chercher des sujets dans les agendas. Tout est dans un système intégré."
- Michael Tiedemann, Head of Management Board Office chez BSH Hausgeräte GmbH
Introduction mesurée
Boardwise a d'abord été introduit de manière ciblée chez BSH pour les Board Meetings. Tiedemann a accompagné l'introduction de manière consciemment étroite et sensible aux parties prenantes : direction générale, assistances et organisation ont été informées et impliquées précocement.
Des formations, des formats Q&R ouverts, des documentations internes et des FAQ ont permis de faire comprendre et accepter le nouveau système avant qu'il ne soit introduit de manière contraignante.
La flexibilité de l'outil s'est révélée comme facteur de succès décisif pour l'acceptation au Board.
"L'un des grands avantages de Boardwise est qu'il offre un spectre de possibilités de travail pour les différents utilisateurs et qu'il est donc très flexible", souligne-t-il.
Différentes méthodes de travail, allant du complètement numérique à l'analogique, sont préservées même avec Boardwise. Simultanément, Boardwise assure en arrière-plan une base de processus unifiée et optimisée.
Plus que l'efficience : l'efficacité au centre
Aujourd'hui, l'inscription des sujets, la création d'agenda, les invitations, les procès-verbaux et le suivi des tâches sont entièrement intégrés dans Boardwise.
"Boardwise apporte automatisation et gains d'efficience - décisif pour moi est cependant l'efficacité", explique Tiedemann.
"Les décisions prises arrivent dans l'organisation, les tâches sont mises en œuvre et les objectifs de la direction générale sont atteints."
L'allègement est perceptible - déjà peu après l'introduction:
"Même avant que les nouveaux processus ne soient complètement rodés, nous sommes au moins 20 à 30 pour cent plus efficaces", résume Tiedemann.
Conclusion : De la juxtaposition à une base fiable
Avec Boardwise, BSH Hausgeräte GmbH a établi son travail d'organes directeurs sur une base commune et claire.
Là où auparavant des solutions individuelles coexistaient, un système intégré assure aujourd'hui transparence, traçabilité et fiabilité.
"Du point de vue utilisateur, on a avec Boardwise un système fiable et plus de boîte noire comme auparavant", conclut Tiedemann.
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