Website: www.sonnenhalde.ch
Die Organisation im Profil
Die Stiftung Sonnhalde Gempen ist eine sozialtherapeutische Einrichtung in der Schweiz, die Menschen mit besonderen Unterstützungsbedürfnissen an mehreren Standorten begleitet.
Ziel ist es, Entwicklung, Gemeinschaft und Teilhabe auf nachhaltige und menschenzentrierte Weise zu fördern.
Marta Rutkowska ist Mitglied der Gesamtleitung sowie Geschäftsleitung Erwachsene, und verantwortet die organisatorische Steuerung der Gremienarbeit. Gemeinsam mit ihrem Team sorgt sie dafür, dass Sitzungen effizient vorbereitet, durchgeführt und nachverfolgt werden. Seit Anfang 2024 arbeitet sie mit Boardwise und transformiert die Sitzungsorganisation zu mehr Struktur und Effizienz.
Wenn der Bedarf nach gemeinsamer Struktur wächst
Mit der Zeit wuchs bei der Sonnhalde Gempen der Wunsch, Sitzungen klarer zu organisieren und Abläufe besser zu bündeln, insbesondere, als weitere Standorte und Leitungsgremien hinzukamen.
Bisher koordinierte die Geschäftsleitung ihre Termine und Traktanden über OneNote und verschiedene Dokumente. Dabei wurde die Abstimmung zwischen den Verantwortlichen zunehmend komplex.
Um diesem Bedarf gerecht zu werden, begann die Suche nach einer digitalen Lösung, die Planung und Kommunikation vereinfacht und alle Beteiligten auf einer gemeinsamen Plattform zusammenbringt.
Die Suche nach einer Lösung und der Weg zu Boardwise
Im IT-Bereich der Sonnhalde entstand der Wunsch nach einer digitalen Lösung, die Prozess- und Strukturverbesserungen ermöglicht.
„Wir haben überlegt, was es überhaupt gibt, und sind dann auf dem Google-Weg auf Boardwise gestoßen. Nach dem ersten Beratungsgespräch dachten wir: Das würde sehr gut zu unseren Bedürfnissen passen“, berichtet Rutkowska.
Entscheidend waren für das Team zwei Aspekte: eine übersichtliche Struktur sowie eine gute Alltagstauglichkeit, ergänzt durch den Einsatz von KI-Funktionen.
„Für uns war wichtig, dass es strukturiert, übersichtlich und im Alltag praktisch ist. Und als wir gehört haben, dass es bei der Protokollschreibung Unterstützung durch KI gibt, dachten wir: Das würde uns die Arbeit erleichtern“, so Rutkowska.
Einführung und Zusammenarbeit: Schritt für Schritt zur Routine
Die Einführung von Boardwise fiel in eine Zeit technischer Umstellungen, in der sich das Team an neue Prozesse und Systeme anpasste. Die Geschäftsleitung entschied sich bewusst, beide Entwicklungen gemeinsam voranzutreiben, um langfristig einheitliche Strukturen zu schaffen und den Weg zu nachhaltiger Effizienz zu ebnen.
„Am Anfang gab es auch kritische Stimmen: Jetzt muss man alles anders machen, und man weiß nicht, wo man klicken muss. Aber wir haben entschieden: Wir möchten den Weg gehen, um unsere Arbeit besser strukturieren zu können“, schildert Marta Rutkowska.
Als besonders hilfreich erwies sich, dass die Begleitung durch das Boardwise-Team von Beginn an eng und strukturiert erfolgte.
„Wir waren regelmäßig im Austausch, konnten unsere Anliegen einbringen, und wenn es Probleme gab, hat sich immer jemand gemeldet. Wir waren gut betreut“, berichtet Rutkowska.
Auch nach der Einführung bleibt der regelmäßige Austausch mit Boardwise ein wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit.
„Ich finde es toll, dass wir weiterhin begleitet werden – und dass unsere Wünsche in Updates sichtbar umgesetzt werden“, ergänzt sie.
Effizienz im Alltag – rund 50 % Zeitersparnis bei der Protokollierung
Nach der Einführung von Boardwise zeigte sich deutlich, dass Sitzungen effizienter vorbereitet und durchgeführt werden können.
„Die meisten Informationen stehen durch Boardwise im Voraus bereit. Ich kann mich in der Vorbereitung einlesen und mir eine Meinung bilden. In der Sitzung müssen wir nicht mehr alles von vorne erzählen, sondern können unmittelbar fundiertere Entscheidungen treffen“, erklärt Rutkowska.
Vor allem die Protokollführung hat sich spürbar vereinfacht.
„Ich würde sagen, ich bin jetzt rund 50 % schneller als vorher“, berichtet sie.
Anstatt Sitzungen vollständig nachzuprotokollieren, konzentriert sich das Team heute auf die Kernaussagen: Beschlüsse und Aufträge werden direkt aus dem Entwurf übernommen, da die relevanten Inhalte dank Boardwise bereits im System hinterlegt sind.
Neue Routinen, mehr Verlässlichkeit und bessere Vorbereitung
Boardwise lieferte im Leitungsteam den entscheidenden Impuls für neue Routinen und ein strukturierteres Arbeiten.
„Es braucht Disziplin und Konsequenz, aber man merkt eine Verbesserung. Die Traktanden werden im Voraus eingereicht, ich kann sie strukturieren und entscheiden, was heute passt und was nicht“, beschreibt Rutkowska.
Heute hat sich auch dort, wo zu Beginn noch Unsicherheit herrschte, ein professioneller Alltag etabliert.
„Am Anfang wussten viele nicht, wo sie ihre Sachen finden. Nachdem wir es in einer Sitzung gemeinsam angeschaut haben, funktioniert es jetzt selbstverständlich“, so Marta Rutkowska.
Lieblingsfunktionen der Geschäftsleitung
Zwei Funktionen haben sich aus Sicht von Marta Rutkowska im Arbeitsalltag besonders bewährt.
„Die KI-Funktion auf jeden Fall – das erleichtert das Leben und beschleunigt die Arbeit. Aber auch die strukturierte Sammlung der Traktanden finde ich super. Ich kann Themen planen, Personen zuordnen und später mit einem Klick Einladungen verschicken, ganz ohne zusätzlichen Aufwand in Outlook“, erzählt sie.
Mit dem jüngsten Update wurde die KI-Funktion weiter ausgebaut, sodass Protokollentwürfe künftig zusätzliche Informationen automatisch einbeziehen können.
Fazit: Struktur, die den Unterschied macht
Mit Boardwise hat die Sonnhalde Gempen ihre Gremienarbeit nachhaltig verbessert: Sitzungen werden strukturierter vorbereitet, Entscheidungen schneller getroffen und der Aufwand bei der Protokollierung deutlich reduziert.
„Dort, wo Boardwise konsequent eingesetzt wird, funktioniert es. Es ist so selbstverständlich geworden, dass wir es im Alltag nutzen“, resümiert Rutkowska.
Für die Sonnhalde Gempen ist Boardwise weit mehr als ein Werkzeug – es bildet das Fundament für eine professionelle und digitale Gremienorganisation im Non-Profit-Bereich.
Effizienzgewinne auf einen Blick
Mit Boardwise hat die Sonnhalde Gempen ihre Sitzungsorganisation spürbar optimiert:
- Rund 50 % weniger Aufwand bei Vorbereitung und Protokollierung
- Einheitliche Abläufe: Agenda, Traktanden und Protokolle vereint in einem Tool
- KI-Unterstützung für schnelle Protokollentwürfe und automatische Zusammenfassungen
- Mehr Verlässlichkeit und Transparenz durch klar definierte Fristen und Zuständigkeiten
- Eine moderne, nutzerfreundliche Plattform im gewohnten Microsoft-Umfeld
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