Nettside: www.sonnenhalde.ch
Organisasjonen i korte trekk
Sonnhalde Gempen Foundation er en sosialterapeutisk institusjon i Sveits som støtter mennesker med særlige behov på flere steder. Målet er å fremme utvikling, fellesskap og deltakelse på en bærekraftig måte, med mennesket i sentrum.
Marta Rutkowska er medlem av ledergruppen og ansvarlig for voksenvirksomheten. Hun har ansvar for den organisatoriske koordineringen av komitéarbeidet. Sammen med teamet sitt sørger hun for at møter blir godt forberedt, gjennomført og fulgt opp. Siden begynnelsen av 2024 har hun jobbet med Boardwise og endret måten møter organiseres på, for å skape mer struktur og oversikt.
Når behovet for en felles struktur vokser
Over tid utviklet Sonnhalde Gempen et ønske om å organisere møter tydeligere og effektivisere prosesser, spesielt etter at flere lokasjoner og styringskomiteer ble lagt til. Inntil da hadde ledelsen koordinert tidsplanene og agendaene sine ved hjelp av OneNote og ulike dokumenter. Dette gjorde koordineringen mellom de ansvarlige stadig mer komplisert. For å møte dette behovet startet søket etter en digital løsning som skulle forenkle planlegging og kommunikasjon og bringe alle interessenter sammen på en felles plattform.
Jakten på en løsning og veien til Boardwise
IT avdelingen i Sonnhalde lette etter en digital løsning som kunne bidra til bedre struktur og klarere prosesser. «Vi så på ulike alternativer og kom over Boardwise via Google. Etter den første samtalen tenkte vi raskt at dette kunne passe svært godt til våre behov», forteller Rutkowska.
To faktorer var avgjørende for teamet: en tydelig struktur og god brukervennlighet i hverdagen, kombinert med støtte for møtearbeid. «Det var viktig for oss at løsningen var oversiktlig, enkel og praktisk i daglig bruk. Da vi i tillegg hørte at det fantes støtte for referatskriving, tenkte vi at dette virkelig kunne lette arbeidet vårt», sier hun.
Innføring og samarbeid: steg for steg mot faste rutiner
Innføring og samarbeid: steg for steg mot faste rutiner
Innføringen av Boardwise sammenfalt med en periode med tekniske endringer, der teamet samtidig måtte tilpasse seg nye prosesser og systemer. Ledelsen tok et bevisst valg om å gjennomføre begge endringene parallelt, for å bygge tydelige og helhetlige strukturer over tid.
«I starten fantes det også kritiske stemmer. Plutselig skulle man gjøre ting annerledes, og det var ikke alltid klart hvor man skulle klikke. Men vi bestemte oss for å gå denne veien, fordi vi ønsket en mer strukturert arbeidshverdag», forklarer Rutkowska.
Den tette og strukturerte oppfølgingen fra Boardwise viste seg å være særlig verdifull. «Vi hadde jevnlig kontakt, kunne ta opp spørsmål og usikkerhet, og dersom noe ikke fungerte, var det alltid noen som fulgte opp. Vi følte oss godt ivaretatt», sier hun.
Også etter innføringen er den løpende dialogen en viktig del av samarbeidet. «Jeg setter stor pris på at støtten fortsetter, og at innspillene våre faktisk gjenspeiles i videre utvikling», legger hun til.
Effektivitet i hverdagen: rundt 50 prosent tidsbesparelse i referatskriving
Etter innføringen av Boardwise ble det raskt tydelig at møter kunne forberedes og gjennomføres mer effektivt. «Det meste av informasjonen er tilgjengelig på forhånd. Jeg kan sette meg inn i sakene før møtet og danne meg et grunnlag. Under møtet slipper vi å gå gjennom alt fra bunnen av, og kan ta bedre beslutninger med en gang», forklarer Rutkowska.
Særlig arbeidet med referater har blitt merkbart enklere. «Jeg vil si at jeg nå bruker rundt 50 prosent mindre tid enn tidligere», sier hun.
I stedet for omfattende referater fokuserer teamet nå på det viktigste. Beslutninger og oppgaver dokumenteres direkte, siden relevant informasjon allerede ligger tilgjengelig i systemet.
Nye rutiner, større forutsigbarhet og bedre forberedelser
Boardwise ga ledergruppen et tydelig dytt i retning av nye rutiner og en mer strukturert arbeidsform. «Det krever disiplin og kontinuitet, men forbedringene er tydelige. Agendaer leveres inn på forhånd, slik at jeg kan strukturere dem og vurdere hva som hører hjemme i møtet og hva som kan vente», sier Rutkowska.
Der det tidligere var usikkerhet, har det nå etablert seg en trygg og profesjonell arbeidshverdag. «I starten visste mange ikke hvor de skulle finne informasjonen sin. Etter at vi gikk gjennom det sammen i et møte, fungerer det nå helt naturlig», forteller hun.
Ledelsens favorittfunksjoner
Fra Marta Rutkowskas perspektiv er det særlig to funksjoner som utmerker seg i det daglige arbeidet. «Støtten til referatskriving, uten tvil. Den gjør arbeidet enklere og sparer tid. Samtidig setter jeg stor pris på den strukturerte håndteringen av agendaer. Jeg kan planlegge saker, tildele ansvar og sende ut invitasjoner med ett klikk, uten ekstra arbeid i Outlook», sier hun.
Med den siste oppdateringen er denne støtten videreutviklet, slik at referatutkast automatisk kan inneholde mer relevant informasjon.
Konklusjon: Struktur som gjør en reell forskjell
Med Boardwise har Sonnhalde Gempen oppnådd varige forbedringer i sitt komitéarbeid. Møtene forberedes mer strukturert, beslutninger tas raskere, og arbeidet med referater er betydelig redusert.
«Der Boardwise brukes konsekvent, fungerer det. Det har blitt så naturlig at vi bruker det hver dag», oppsummerer Rutkowska. For Sonnhalde Gempen er Boardwise mer enn et verktøy. Det er grunnlaget for en profesjonell og oversiktlig organisering av komitéarbeid i en ideell virksomhet.
Øyeblikk på effektivitetsgevinster
Sonnhalde Gempen har optimalisert møteorganisasjonen betydelig med Boardwise:
- Rundt 50% mindre innsats som kreves for forberedelse og minuttopptak
- Standardiserte prosesser: agenda, dagsordenspunkter og referater kombinert i ett verktøy
- AI-støtte for raske utkast til minutter og automatiske sammendrag
- Større pålitelighet og åpenhet takket være klart definerte tidsfrister og ansvar
- En moderne, brukervennlig plattform i det kjente Microsoft-miljøet
Klar til å heve styredriften din?
Enten for hovedstyrer, representantskap eller internasjonale enheter—Styrevis hjelper deg med å organisere møtene dine effektivt, gjennomsiktig og fremtidsklare.
👉 Bestill en demo i dag og se hvordan Boardwise kan forenkle arbeidet ditt.
