Strona internetowa: www.sonnenhalde.ch
Organizacja w skrócie
Fundacja Sonnhalde Gempen to instytucja terapii społecznej w Szwajcarii, która wspiera osoby o specjalnych potrzebach w kilku lokalizacjach. Jego celem jest promowanie rozwoju, społeczności i uczestnictwa w sposób zrównoważony i skoncentrowany na ludziach.
Marta Rutkowska jest członkiem kadry kierowniczej i kierownikiem działu usług dla dorosłych, odpowiada za organizacyjne zarządzanie pracą komisji. Wraz ze swoim zespołem zapewnia sprawne przygotowanie, prowadzenie i śledzenie spotkań. Współpracuje z Boardwise od początku 2024 roku, przekształcając organizację spotkań, aby były one bardziej ustrukturyzowane i wydajne.
Gdy rośnie zapotrzebowanie na wspólną strukturę
Z biegiem czasu Sonnhalde Gempen rozwinęła chęć bardziej przejrzystego organizowania spotkań i usprawnienia procesów, zwłaszcza po dodaniu dodatkowych lokalizacji i komitetów zarządzających. Do tego czasu kierownictwo koordynowało swoje harmonogramy i programy za pomocą programu OneNote i różnych dokumentów. To sprawiło, że koordynacja między odpowiedzialnymi osobami była coraz bardziej złożona Aby zaspokoić tę potrzebę, rozpoczęto poszukiwania rozwiązania cyfrowego, które uprościłoby planowanie i komunikację oraz zjednoczyłoby wszystkich zainteresowanych stron na wspólnej platformie.
Poszukiwanie rozwiązania i droga do Boardwise
Dział IT Sonnhalde chciał rozwiązania cyfrowego, które umożliwiłoby usprawnienia procesowe i strukturalne.
„Zastanawialiśmy się, co jest dostępne, a następnie natknęliśmy się na Boardwise w Google. Po wstępnych konsultacjach pomyśleliśmy: byłoby to bardzo dobrze dopasowane do naszych potrzeb” - informuje Rutkowska. Dla zespołu decydujące były dwa aspekty: przejrzysta struktura i dobra codzienna użyteczność, uzupełniona wykorzystaniem funkcji AI.
„Ważne było dla nas, aby był skonstruowany, przejrzysty i praktyczny do codziennego użytku. A kiedy usłyszeliśmy, że obsługa sztucznej inteligencji jest dostępna na minutę, pomyśleliśmy: „To ułatwi nam pracę” — mówi Rutkowska.
Wprowadzenie i współpraca: krok po kroku w kierunku rutyny
Wprowadzenie Boardwise zbiegło się z okresem zmian technicznych, podczas których zespół dostosował się do nowych procesów i systemów. Kierownictwo podjęło świadomą decyzję o wspólnym prowadzeniu obu projektów, aby stworzyć jednolite struktury w dłuższej perspektywie i utorować drogę do zrównoważonej wydajności.
„Na początku były też głosy krytyczne: teraz musisz zrobić wszystko inaczej i nie wiesz, gdzie kliknąć. Ale zdecydowaliśmy: chcemy iść tą ścieżką, abyśmy mogli lepiej ustrukturyzować naszą pracę” - wyjaśnia Marta Rutkowska.
Szczególnie pomocne okazało się ścisłe i ustrukturyzowane wsparcie zapewniane przez zespół Boardwise od samego początku.
„Byliśmy w stałym kontakcie, byliśmy w stanie wyrazić nasze obawy, a jeśli pojawiły się jakiekolwiek problemy, zawsze ktoś się z nami kontaktował. Byliśmy dobrze opiekowani” - relacjonuje Rutkowska.
Nawet po wprowadzeniu regularna komunikacja z Boardwise pozostaje ważną częścią współpracy. „Myślę, że to wspaniałe, że nadal otrzymujemy wsparcie - i że nasze prośby są widocznie wdrażane w aktualizacjach „- dodaje.
Wydajność w życiu codziennym — około 50% oszczędności czasu przy pobieraniu minut
Po wprowadzeniu Boardwise stało się jasne, że spotkania mogą być przygotowane i prowadzone wydajniej.
„Większość informacji jest dostępna z wyprzedzeniem dzięki Boardwise. Mogę przeczytać o tym podczas fazy przygotowawczej i sformułować opinię. Na spotkaniu nie musimy już wszystko omawiać od zera, ale możemy od razu podejmować bardziej świadome decyzje” - wyjaśnia Rutkowska.
W szczególności pobieranie minut stało się zauważalnie łatwiejsze.
„Powiedziałabym, że jestem teraz o około 50% szybsza niż wcześniej „- informuje.
Zamiast zapisywać pełne protokoły spotkań, zespół skupia się teraz na kluczowych kwestiach: decyzje i zadania są podejmowane bezpośrednio z wersji roboczej, ponieważ odpowiednia treść jest już przechowywana w systemie dzięki Boardwise.
Nowe procedury, większa niezawodność i lepsze przygotowanie
Boardwise zapewnił zespołowi zarządzającemu decydujący impuls do nowych procedur i bardziej ustrukturyzowanego podejścia do pracy.
„To wymaga dyscypliny i konsekwencji, ale widać poprawę. Porządek obrad jest przedkładany z wyprzedzeniem, więc mogę je uporządkować i zdecydować, co jest odpowiednie na dziś, a co nie - wyjaśnia Rutkowska. Dzisiaj, nawet tam, gdzie na początku panowała niepewność, ustanowiono profesjonalną codzienną rutynę.
„Na początku wiele osób nie wiedziało, gdzie znaleźć swoje rzeczy. Po tym, jak wspólnie przyjrzeliśmy się temu na spotkaniu, teraz działa to oczywiste” - mówi Marta Rutkowska.
Ulubione funkcje zarządzania
Z punktu widzenia Marty Rutkowskiej dwie cechy okazały się szczególnie przydatne w codziennej pracy.
„Funkcja AI zdecydowanie ułatwia życie i przyspiesza pracę. Ale uważam również, że ustrukturyzowany zbiór punktów porządku obrad jest świetny. Mogę planować tematy, przypisywać osoby, a później wysyłać zaproszenia jednym kliknięciem, bez dodatkowego wysiłku w Outlooku” - mówi.
Dzięki najnowszej aktualizacji funkcja sztucznej inteligencji została dodatkowo rozszerzona, dzięki czemu robocze minuty mogą automatycznie zawierać dodatkowe informacje w przyszłości.
Wniosek: Struktura, która robi różnicę
Dzięki Boardwise firma Sonnhalde Gempen wprowadziła trwałe ulepszenia w pracy komisji: spotkania są przygotowywane w bardziej uporządkowany sposób, decyzje podejmowane są szybciej, a wysiłek związany z zapisywaniem protokołów został znacznie ograniczony.
„Gdziekolwiek Boardwise jest używany konsekwentnie, działa. Stało się tak naturalne, że używamy go codziennie” — podsumowuje Rutkowska.
Dla Sonnhalde Gempen Boardwise jest czymś więcej niż narzędziem — stanowi podstawę profesjonalnej i cyfrowej organizacji komitetów w sektorze non-profit.
Zwiększenie wydajności w skrócie
Sonnhalde Gempen znacząco zoptymalizował organizację spotkań z Boardwise:
- Około 50% mniej wysiłku wymaganego do przygotowania i przyjmowania minut
- Procesy standardowe: porządek obrad, punkty porządku obrad i protokoły połączone w jednym narzędziu
- Obsługa sztucznej inteligencji dla szybkich wersji roboczych protokołów i automatycznych podsumowań
- Większa rzetelność i przejrzystość dzięki jasno określonym terminom i obowiązkom
- Nowoczesna, przyjazna dla użytkownika platforma w znanym środowisku Microsoft
Gotowy do podniesienia działalności zarządu?
Zarządy, rady nadzorcze czy podmioty międzynarodoweWzdłuż planszy pomaga organizować spotkania sprawnie, przejrzyście i gotowe na przyszłość.
👉 Zarezerwuj demo już dziś i zobacz, jak Boardwise może uprościć Twoją pracę.
