Website: www.sonnenhalde.ch
De organisatie in één oogopslag
De Sonnhalde Gempen Foundation is een instelling voor sociale therapie in Zwitserland die mensen met speciale behoeften op verschillende locaties ondersteunt. Het doel is om ontwikkeling, gemeenschap en participatie op een duurzame en mensgerichte manier te bevorderen.
Marta Rutkowska is lid van het uitvoerend managementteam en hoofd van de diensten voor volwassenen, en is verantwoordelijk voor het organisatiebeheer van de commissiewerkzaamheden. Samen met haar team zorgt ze ervoor dat vergaderingen efficiënt worden voorbereid, gevoerd en opgevolgd. Sinds begin 2024 werkt ze samen met Boardwise en transformeert ze de organisatie van vergaderingen om ze meer gestructureerd en efficiënt te maken.
Wanneer de behoefte aan een gedeelde structuur groeit
In de loop van de tijd ontwikkelde Sonnhalde Gempen de wens om vergaderingen duidelijker te organiseren en processen te stroomlijnen, vooral toen er extra locaties en managementcomités werden toegevoegd. Tot dan toe had het management hun planningen en agenda's gecoördineerd met behulp van OneNote en verschillende documenten. Dit maakte de coördinatie tussen de verantwoordelijken steeds complexer. Om aan deze behoefte tegemoet te komen, begon de zoektocht naar een digitale oplossing die de planning en communicatie zou vereenvoudigen en alle belanghebbenden zou samenbrengen op een gemeenschappelijk platform.
De zoektocht naar een oplossing en de weg naar Boardwise
De IT-afdeling van Sonnhalde wilde een digitale oplossing die proces- en structurele verbeteringen mogelijk zou maken.
„We hebben gekeken wat er beschikbaar was en kwamen toen Boardwise tegen op Google. Na het eerste consult dachten we: dit zou heel goed aansluiten bij onze behoeften „, meldt Rutkowska. Twee aspecten waren doorslaggevend voor het team: een duidelijke structuur en goede dagelijkse bruikbaarheid, aangevuld met het gebruik van AI-functies.
„Voor ons was het belangrijk dat het gestructureerd, duidelijk en praktisch was voor dagelijks gebruik. En toen we hoorden dat er AI-ondersteuning beschikbaar was voor het maken van notulen, dachten we: „Dat zou ons werk makkelijker maken”, zegt Rutkowska.
Introductie en samenwerking: stap voor stap naar routine
De introductie van Boardwise viel samen met een periode van technische veranderingen, waarin het team zich aanpaste aan nieuwe processen en systemen. Het management heeft een bewuste beslissing genomen om beide ontwikkelingen samen vooruit te helpen om op lange termijn uniforme structuren te creëren en de weg vrij te maken voor duurzame efficiëntie.
„In het begin klonken er ook kritische stemmen: nu moet je alles anders doen, en je weet niet waar je moet klikken. Maar we hebben besloten: we willen deze wegen bewandelen zodat we ons werk beter kunnen structureren”, legt Marta Rutkowska uit.
De nauwe en gestructureerde ondersteuning van het Boardwise-team van meet af aan bleek bijzonder nuttig.
„We hadden regelmatig contact, konden onze zorgen uiten en als er problemen waren, nam er altijd iemand contact met ons op. Er werd goed voor ons gezorgd „, meldt Rutkowska.
Ook na de introductie blijft regelmatige communicatie met Boardwise een belangrijk onderdeel van de samenwerking. „Ik vind het geweldig dat we ondersteuning blijven krijgen — en dat onze verzoeken zichtbaar worden geïmplementeerd in updates”, voegt ze eraan toe.
Efficiëntie in het dagelijks leven — ongeveer 50% tijdwinst bij het maken van notulen
Na de introductie van Boardwise werd duidelijk dat vergaderingen efficiënter konden worden voorbereid en gehouden.
„Dankzij Boardwise is de meeste informatie vooraf beschikbaar. Ik kan er tijdens de voorbereidingsfase over inlezen en een mening vormen. Tijdens de vergadering hoeven we niet langer alles vanaf nul te bekijken, maar kunnen we meteen beter onderbouwde beslissingen nemen „, legt Rutkowska uit.
Vooral het noteren van notulen is merkbaar eenvoudiger geworden.
„Ik zou zeggen dat ik nu ongeveer 50% sneller ben dan voorheen”, meldt ze.
In plaats van volledige notulen van vergaderingen te maken, concentreert het team zich nu op de belangrijkste punten: beslissingen en genomen worden rechtstreeks uit het concept genomen, omdat de relevante inhoud dankzij Boardwise al in het systeem is opgeslagen.
Nieuwe routines, grotere betrouwbaarheid en betere voorbereiding
Boardwise gaf het managementteam de beslissende impuls voor nieuwe routines en een meer gestructureerde manier van werken.
„Het vereist discipline en consistentie, maar je ziet een verbetering. De agenda's worden vooraf ingediend, zodat ik ze kan structureren en kan beslissen wat geschikt is voor vandaag en wat niet, „legt Rutkowska uit. Zelfs waar er in het begin onzekerheid was, is vandaag de dag een professionele dagelijkse routine vastgesteld.
„In het begin wisten veel mensen niet waar ze hun spullen konden vinden. Nadat we er tijdens een vergadering samen naar hebben gekeken, werkt het nu als een vanzelfsprekendheid „, zegt Marta Rutkowska.
De favoriete functies van het management
Vanuit het perspectief van Marta Rutkowska zijn twee functies bijzonder nuttig gebleken bij het dagelijkse werk.
„Zeker, de AI-functie maakt het leven eenvoudiger en versnelt het werk. Maar ik vind de gestructureerde verzameling agendapunten ook geweldig. Ik kan onderwerpen plannen, mensen toewijzen en later uitnodigingen verzenden met één klik, zonder extra moeite in Outlook”, zegt ze.
Met de laatste update is de AI-functie verder uitgebreid, zodat conceptnotulen in de toekomst automatisch aanvullende informatie kunnen bevatten.
Conclusie: structuur die het verschil maakt
Met Boardwise heeft Sonnhalde Gempen haar commissiewerk blijvend verbeterd: vergaderingen worden op een meer gestructureerde manier voorbereid, beslissingen worden sneller genomen en de moeite die gepaard gaat met het maken van notulen is aanzienlijk verminderd.
„Overal waar Boardwise consequent wordt gebruikt, werkt het. Het is zo natuurlijk geworden dat we het elke dag gebruiken”, vat Rutkowska samen.
Voor Sonnhalde Gempen is Boardwise veel meer dan een hulpmiddel — het vormt de basis voor professionele en digitale commissieorganisatie in de non-profitsector.
Efficiëntiewinsten in één oogopslag
Sonnhalde Gempen heeft zijn vergaderorganisatie aanzienlijk geoptimaliseerd met Boardwise:
- Ongeveer 50% minder inspanning vereist voor de voorbereiding en het maken van notulen
- Gevorderde processen: agenda, agendapunten en notulen gecombineerd in één tool
- AI-ondersteuning voor snelle conceptnotulen en automatische samenvattingen
- Grotere betrouwbaarheid en transparantie dankzij duidelijk gedefinieerde deadlines en verantwoordelijkheden
- Een modern, gebruiksvriendelijk platform in de vertrouwde Microsoft-omgeving
Klaar om uw bestuursactiviteiten naar een hoger niveau te tillen?
Of het nu gaat om raden van bestuur, raden van commissarissen of internationale entiteiten—Boardwise helpt u uw vergaderingen efficiënt, transparant en klaar voor de toekomst te organiseren.
👉 Boek vandaag nog een demo en zie hoe Boardwise je werk kan vereenvoudigen.
