‍Hemsida: www.sonnenhalde.se‍

Organisationen i korthet

Sonnhalde Gempen Foundation är en socialterapeutisk verksamhet i Schweiz som stödjer personer med särskilda behov på flera platser. Målet är att främja utveckling, gemenskap och delaktighet på ett hållbart och människocentrerat sätt.

Marta Rutkowska är medlem i ledningsgruppen och chef för vuxenverksamheten. Hon ansvarar för den organisatoriska ledningen av arbetet i kommittéerna. Tillsammans med sitt team ser hon till att möten förbereds, genomförs och följs upp på ett effektivt sätt. Hon har arbetat med Boardwise sedan början av 2024 och har sedan dess förändrat hur möten organiseras för att skapa mer struktur och bättre arbetsflöden.

När behovet av en gemensam struktur växte

Med tiden växte behovet av att organisera möten på ett tydligare sätt och att förenkla processerna, särskilt i takt med att fler verksamhetsplatser och ledningskommittéer tillkom. Tidigare samordnades scheman och agendor med hjälp av OneNote och olika dokument, vilket gjorde samordningen mellan ansvariga allt mer komplex. För att möta detta behov inleddes sökandet efter en digital lösning som kunde förenkla planering och kommunikation och samla alla berörda på en gemensam plattform.

Sökandet efter en lösning och vägen till Boardwise

Sonnhaldes IT-avdelning sökte en digital lösning som kunde bidra till bättre struktur och tydligare processer. ”Vi tittade på vad som fanns på marknaden och stötte sedan på Boardwise via Google. Efter det första samtalet kände vi direkt att detta kunde passa våra behov mycket väl”, berättar Rutkowska.

Två faktorer var särskilt avgörande för teamet: en tydlig struktur och god användbarhet i vardagen, kompletterat med stöd genom AI-funktioner. ”Det var viktigt för oss att lösningen var strukturerad, överskådlig och praktisk i det dagliga arbetet. När vi dessutom hörde att det fanns AI-stöd för mötesprotokoll tänkte vi att det verkligen kunde förenkla vårt arbete”, säger Rutkowska.

Introduktion och samarbete – steg för steg mot nya rutiner

Införandet av Boardwise sammanföll med en period av teknisk förändring, där teamet samtidigt behövde anpassa sig till nya processer och system. Ledningen tog ett medvetet beslut att driva båda förändringarna parallellt för att skapa tydliga och enhetliga strukturer på lång sikt.

”I början fanns det också kritiska röster. Plötsligt skulle man göra saker annorlunda och visste inte alltid var man skulle klicka. Men vi bestämde oss för att gå den här vägen för att kunna strukturera vårt arbete bättre”, förklarar Marta Rutkowska.

Det nära och strukturerade stödet från Boardwise-teamet visade sig vara särskilt värdefullt redan från start. ”Vi hade regelbunden kontakt och kunde ta upp våra frågor och farhågor. Om något inte fungerade fanns det alltid någon att vända sig till. Vi kände oss väl omhändertagna”, säger Rutkowska.

Även efter införandet är den löpande dialogen med Boardwise en viktig del av samarbetet. ”Jag uppskattar verkligen att stödet fortsätter och att våra önskemål faktiskt tas vidare och syns i uppdateringar”, tillägger hon.

Effektivare vardag – cirka 50 procents tidsbesparing vid protokollföring

Efter introduktionen av Boardwise blev det tydligt att möten kunde förberedas och genomföras mer effektivt.

” Det mesta av informationen är tillgänglig i förväg tack vare Boardwise. Jag kan läsa upp det under förberedelsefasen och bilda mig en åsikt. I mötet behöver vi inte längre gå över allt från grunden, utan kan fatta mer välgrundade beslut direkt, förklarar Rutkowska.

Särskilt minuttagning har blivit märkbart lättare.

”Jag skulle säga att jag nu är cirka 50% snabbare än tidigare, ”rapporterar hon.

Istället för att ta fullständiga mötesprotokoll fokuserar teamet nu på de viktigaste punkterna: beslut och uppgifter tas direkt från utkastet, eftersom relevant innehåll redan lagras i systemet tack vare Boardwise.

Nya rutiner, större tillförlitlighet och bättre förberedelser

Boardwise gav ledningsgruppen en tydlig knuff mot nya rutiner och ett mer strukturerat arbetssätt. ”Det kräver disciplin och konsekvens, men man ser tydligt förbättringar. Dagordningar lämnas in i förväg, vilket gör att jag kan strukturera dem och avgöra vad som hör hemma på dagens möte och vad som kan vänta”, förklarar Rutkowska.

Även där det till en början fanns osäkerhet har det i dag etablerats en trygg och professionell vardagsrutin. ”I början visste många inte var de skulle hitta sina saker. Efter att vi gått igenom det tillsammans i ett möte fungerar det nu helt självklart”, säger hon.

Ledningens favoritfunktioner

Ur Marta Rutkowskas perspektiv är två funktioner särskilt värdefulla i det dagliga arbetet. ”AI-stödet, utan tvekan. Det underlättar arbetet och sparar tid. Men jag uppskattar också den strukturerade hanteringen av dagordningspunkter. Jag kan planera teman, tilldela ansvar och sedan skicka mötesinbjudningar med ett klick, utan extra arbete i Outlook”, säger hon.

Med den senaste uppdateringen har stödet för protokollutkast dessutom byggts ut ytterligare, så att mer information automatiskt kan inkluderas.

Slutsats – struktur som gör skillnad

Med Boardwise har Sonnhalde Gempen gjort varaktiga förbättringar i sitt kommittéarbete. Möten förbereds mer strukturerat, beslut fattas snabbare och arbetet med protokoll har minskat avsevärt.

”Överallt där Boardwise används konsekvent fungerar det. Det har blivit så naturligt att vi använder det varje dag”, sammanfattar Rutkowska.

Översikt över uppnådda förbättringar

Sonnhalde Gempen har optimerat sin mötesorganisation avsevärt med Boardwise:

1. Cirka 50% mindre ansträngning krävs för förberedelser och minuttagning
2. Standardiserade processer: dagordning, dagordningspunkter och protokoll kombinerade i ett verktyg
3. AI-stöd för snabba utkast till protokoll och automatiska sammanfattningar
4. Större tillförlitlighet och transparens tack vare tydligt definierade tidsfrister och ansvarsområden
5. En modern och användarvänlig plattform i den välbekanta Microsoft-miljön

Redo att höja din styrelseverksamhet?

Oavsett om det gäller direktioner, tillsynsnämnder eller internationella enheter—Boardvis hjälper dig att organisera dina möten effektivt, transparent och framtidsklara.

👉 Boka en demo idag och se hur Boardwise kan förenkla ditt arbete.