Sito Web: www.sonnenhalde.ch
L’organizzazione a colpo d’occhio
La Fondazione Sonnhalde Gempen è un istituto di terapia sociale in Svizzera che sostiene persone con bisogni speciali in diverse località. Il suo obiettivo è promuovere lo sviluppo, la comunità e la partecipazione in modo sostenibile e incentrato sulle persone.
Marta Rutkowska è membro del team di gestione esecutiva e responsabile dei servizi per adulti ed è responsabile della gestione organizzativa dei lavori delle commissioni. Insieme al suo team, assicura che le riunioni siano preparate, condotte e seguite in modo efficiente. Collabora con Boardwise dall'inizio del 2024, trasformando l'organizzazione delle riunioni per renderle più strutturate ed efficienti.
Quando cresce la necessità di una struttura condivisa
Con il tempo, Sonnhalde Gempen ha sentito l’esigenza di organizzare le riunioni in modo più chiaro e di semplificare i processi, soprattutto con l’aumento delle sedi e dei comitati di direzione. Fino a quel momento, la pianificazione di calendari e ordini del giorno avveniva tramite OneNote e vari documenti, rendendo il coordinamento sempre più complesso.
Per rispondere a questa situazione, è iniziata la ricerca di una soluzione digitale in grado di semplificare la pianificazione, migliorare la comunicazione e riunire tutte le parti coinvolte su un’unica piattaforma.
La ricerca di una soluzione e il percorso verso Boardwise
Il reparto IT di Sonnhalde cercava una soluzione digitale che permettesse di migliorare la struttura e i processi interni. «Abbiamo valutato diverse opzioni e poi abbiamo scoperto Boardwise tramite Google. Dopo il primo incontro, abbiamo subito pensato che potesse essere molto adatto alle nostre esigenze», racconta Rutkowska.
Due aspetti sono stati determinanti per il team: una struttura chiara e una buona usabilità nel lavoro quotidiano, insieme al supporto per la gestione delle riunioni. «Per noi era importante che lo strumento fosse chiaro, ordinato e pratico nell’uso quotidiano. Quando abbiamo saputo che poteva aiutare anche nella redazione dei verbali, abbiamo pensato che avrebbe davvero semplificato il nostro lavoro», spiega.
Introduzione e collaborazione: passo dopo passo verso nuove routine
L’introduzione di Boardwise ha coinciso con una fase di cambiamenti tecnici, durante la quale il team ha dovuto adattarsi a nuovi processi e sistemi. La direzione ha scelto consapevolmente di portare avanti entrambi i cambiamenti in parallelo, per costruire nel tempo strutture coerenti e condivise.
«All’inizio non sono mancate le voci critiche. Improvvisamente bisognava fare le cose in modo diverso e non sempre era chiaro dove cliccare. Ma abbiamo deciso di seguire questa strada per lavorare in modo più strutturato», spiega Rutkowska.
Il supporto costante e ben organizzato del team di Boardwise si è rivelato particolarmente prezioso fin dall’inizio. «Eravamo in contatto regolare, potevamo esprimere dubbi e preoccupazioni e, se c’era un problema, qualcuno rispondeva sempre. Ci siamo sentiti seguiti con attenzione», afferma.
Anche dopo l’introduzione, il dialogo continuo con Boardwise rimane una parte importante della collaborazione. «Trovo molto positivo che il supporto continui e che i nostri suggerimenti vengano presi in considerazione e si riflettano negli aggiornamenti», aggiunge.
Efficienza nella quotidianità: circa il 50% di risparmio di tempo nella redazione dei verbali
Dopo l’introduzione di Boardwise, è diventato evidente che le riunioni potevano essere preparate e svolte in modo più efficiente. «La maggior parte delle informazioni è disponibile in anticipo. Posso esaminarle prima della riunione e farmi un’idea chiara. Durante l’incontro non dobbiamo più ripartire da zero, ma possiamo prendere decisioni più consapevoli fin da subito», spiega Rutkowska.
In particolare, la redazione dei verbali è diventata molto più semplice. «Direi che oggi impiego circa il 50% di tempo in meno rispetto a prima», racconta.
Invece di redigere verbali completi, il team si concentra ora sugli elementi essenziali. Decisioni e attività vengono registrate direttamente, poiché le informazioni rilevanti sono già disponibili nel sistema.
Nuove routine, maggiore affidabilità e migliore preparazione
Boardwise ha dato al team direttivo l’impulso decisivo per introdurre nuove routine e un modo di lavorare più strutturato. «Servono disciplina e continuità, ma i miglioramenti sono evidenti. Gli ordini del giorno vengono inviati in anticipo, così posso organizzarli e decidere quali temi affrontare e quali rimandare», spiega Rutkowska.
Dove inizialmente c’era incertezza, oggi si è affermata una routine quotidiana solida e professionale. «All’inizio molti non sapevano dove trovare le informazioni. Dopo averle esaminate insieme in una riunione, ora tutto funziona in modo naturale», afferma.
Le funzionalità preferite dalla direzione
Dal punto di vista di Marta Rutkowska, due funzionalità si distinguono particolarmente nel lavoro quotidiano. «Il supporto per la redazione dei verbali, senza dubbio. Semplifica il lavoro e fa risparmiare tempo. Apprezzo molto anche la gestione strutturata dei punti all’ordine del giorno. Posso pianificare gli argomenti, assegnare le responsabilità e inviare gli inviti con un solo clic, senza lavoro aggiuntivo in Outlook», racconta.
Con l’ultimo aggiornamento, questa funzionalità è stata ulteriormente ampliata, permettendo ai verbali di includere automaticamente informazioni aggiuntive.
Conclusione: una struttura che fa davvero la differenza
Con Boardwise, Sonnhalde Gempen ha ottenuto miglioramenti duraturi nel lavoro dei suoi comitati. Le riunioni vengono preparate in modo più chiaro, le decisioni vengono prese più rapidamente e il tempo dedicato ai verbali si è ridotto in modo significativo.
«Ovunque venga utilizzato con continuità, Boardwise funziona. È diventato così naturale che lo usiamo ogni giorno», conclude Rutkowska. Per Sonnhalde Gempen, Boardwise è più di uno strumento: è la base per un’organizzazione dei comitati professionale e ben strutturata nel settore non profit.
I vantaggi in termini di efficienza a colpo d'occhio
Sonnhalde Gempen ha ottimizzato in modo significativo l'organizzazione delle riunioni con Boardwise:
- Circa il 50% in meno di sforzo richiesto per la preparazione e la stesura dei minuti
- Processi standardizzati: ordine del giorno, punti all'ordine del giorno e verbali combinati in un unico strumento
- Supporto AI per bozze rapide e riepiloghi automatici
- Maggiore affidabilità e trasparenza grazie a scadenze e responsabilità chiaramente definite
- Una piattaforma moderna e intuitiva nel familiare ambiente Microsoft
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