Site Web : www.sonnenhalde.ch
L’organisation en un coup d’œil
La Fondation Sonnhalde Gempen est une institution de thérapie sociale située en Suisse, qui accompagne des personnes ayant des besoins spécifiques sur plusieurs sites. Son objectif est de favoriser le développement, la vie collective et la participation de manière durable, en plaçant l’humain au centre.
Marta Rutkowska est membre de l’équipe de direction et responsable des services pour adultes. Elle assure la coordination organisationnelle du travail des comités. Avec son équipe, elle veille à ce que les réunions soient bien préparées, menées efficacement et suivies de manière structurée. Depuis le début de l’année 2024, elle travaille avec Boardwise et a repensé l’organisation des réunions afin de les rendre plus claires et mieux structurées.
Quand le besoin d’une structure commune se fait sentir
Au fil du temps, Sonnhalde Gempen a ressenti le besoin d’organiser les réunions de façon plus lisible et de simplifier les processus, notamment avec l’arrivée de nouveaux sites et de nouveaux comités de direction. Jusqu’alors, la planification des agendas et des calendriers reposait sur OneNote et différents documents, ce qui rendait la coordination entre les personnes responsables de plus en plus complexe.
Pour répondre à cette situation, l’organisation a entamé la recherche d’une solution numérique capable de simplifier la planification, d’améliorer la communication et de réunir toutes les parties prenantes sur une plateforme commune.
La recherche d’une solution et le chemin vers Boardwise
Le service informatique de Sonnhalde recherchait une solution numérique permettant d’apporter plus de clarté et de structure aux processus internes.
« Nous avons étudié différentes options, puis nous avons découvert Boardwise via Google. Après le premier échange, nous avons tout de suite pensé que cela pourrait très bien correspondre à nos besoins », explique Marta Rutkowska.
Deux critères ont été déterminants pour l’équipe : une structure claire et une bonne facilité d’utilisation au quotidien, complétées par un soutien dans le travail de réunion.
« Il était important pour nous que l’outil soit clair, organisé et pratique dans l’usage quotidien. Et lorsque nous avons appris qu’il pouvait également aider à la rédaction des procès-verbaux, nous nous sommes dit que cela nous ferait vraiment gagner du temps », précise-t-elle.
Mise en place et collaboration : pas à pas vers de nouvelles habitudes
La mise en place de Boardwise a coïncidé avec une phase de changements techniques, durant laquelle l’équipe a dû s’adapter à de nouveaux processus et systèmes. La direction a fait le choix conscient d’avancer sur ces deux fronts en parallèle, afin de construire des structures cohérentes et durables sur le long terme.
« Au début, il y avait aussi des réserves. Il fallait soudain travailler autrement et ce n’était pas toujours évident de savoir où cliquer. Mais nous avons décidé de suivre cette voie pour mieux structurer notre travail », explique Rutkowska.
L’accompagnement étroit et structuré de l’équipe Boardwise s’est révélé particulièrement précieux dès le départ.
« Nous étions en contact régulier, nous pouvions exprimer nos questions et nos inquiétudes, et en cas de difficulté, quelqu’un nous répondait toujours. Nous nous sommes sentis bien accompagnés », souligne-t-elle.
Même après la mise en place, l’échange régulier avec Boardwise reste un élément central de la collaboration.
« J’apprécie beaucoup le fait que le soutien se poursuive et que nos retours se reflètent concrètement dans les évolutions de la solution », ajoute-t-elle.
Efficacité au quotidien : environ 50 % de gain de temps pour les procès-verbaux
Après l’introduction de Boardwise, il est rapidement apparu que les réunions pouvaient être préparées et menées de manière bien plus efficace.
« La majorité des informations est disponible à l’avance. Je peux les consulter avant la réunion et me faire une idée claire. Pendant la réunion, nous n’avons plus besoin de tout reprendre depuis le début et pouvons prendre des décisions plus pertinentes immédiatement », explique Rutkowska.
La rédaction des procès-verbaux est notamment devenue beaucoup plus simple.
« Je dirais qu’aujourd’hui, j’y consacre environ 50 % de temps en moins qu’auparavant », indique-t-elle.
Au lieu de rédiger des comptes rendus détaillés, l’équipe se concentre désormais sur l’essentiel. Les décisions et les tâches sont consignées directement, puisque les informations importantes sont déjà disponibles dans le système.
Nouvelles routines, plus de fiabilité et une meilleure préparation
Boardwise a donné à l’équipe de direction l’élan nécessaire pour instaurer de nouvelles routines et une méthode de travail plus structurée.
« Cela demande de la discipline et de la régularité, mais les améliorations sont visibles. Les ordres du jour sont transmis à l’avance, ce qui me permet de les structurer et de décider quels points traiter lors de la réunion et lesquels peuvent attendre », explique Rutkowska.
Là où il y avait initialement des incertitudes, une routine professionnelle s’est aujourd’hui installée.
« Au début, beaucoup de personnes ne savaient pas où trouver les informations. Après en avoir discuté ensemble lors d’une réunion, cela fonctionne désormais naturellement », précise-t-elle.
Les fonctionnalités préférées de la direction
Du point de vue de Marta Rutkowska, deux fonctionnalités se distinguent particulièrement dans le travail quotidien.
« Le soutien à la rédaction des procès-verbaux, sans hésitation. Cela facilite le travail et fait gagner du temps. J’apprécie aussi beaucoup la gestion structurée des points à l’ordre du jour. Je peux planifier les sujets, attribuer des responsabilités et envoyer les invitations en un seul clic, sans travail supplémentaire dans Outlook », explique-t-elle.
Avec la dernière mise à jour, cette fonctionnalité a encore été développée afin que les projets de procès-verbaux puissent intégrer automatiquement des informations complémentaires.
Conclusion : une structure qui fait réellement la différence
Avec Boardwise, Sonnhalde Gempen a obtenu des améliorations durables dans le fonctionnement de ses comités. Les réunions sont mieux préparées, les décisions sont prises plus rapidement et le temps consacré aux procès-verbaux a été considérablement réduit.
« Partout où Boardwise est utilisé de manière cohérente, cela fonctionne. C’est devenu si naturel que nous l’utilisons au quotidien », résume Marta Rutkowska. Pour Sonnhalde Gempen, Boardwise est bien plus qu’un simple outil : il constitue la base d’une organisation professionnelle et structurée du travail des comités dans le secteur à but non lucratif.
Les gains d'efficacité en un coup d'œil
Sonnhalde Gempen a considérablement optimisé l'organisation de ses réunions grâce à Boardwise :
- Environ 50 % d'efforts en moins pour la préparation et la prise de minutes
- Processus standardisés : ordre du jour, points de l'ordre du jour et procès-verbaux combinés dans un seul outil
- Prise en charge de l'IA pour les comptes-rendus rapides et les résumés automatiques
- Fiabilité et transparence accrues grâce à des délais et des responsabilités clairement définis
- Une plateforme moderne et conviviale dans l'environnement Microsoft familier
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