Sitio web: www.sonnenhalde.ch
La organización de un vistazo
La Fundación Sonnhalde Gempen es una institución de terapia social en Suiza que apoya a personas con necesidades especiales en distintos centros. Su objetivo es fomentar el desarrollo, la convivencia y la participación de forma sostenible y con las personas en el centro.
Marta Rutkowska es miembro del equipo directivo y responsable de los servicios para adultos. Está a cargo de la coordinación organizativa del trabajo de los comités. Junto con su equipo, se asegura de que las reuniones se preparen, se desarrollen y se sigan adecuadamente. Desde principios de 2024 trabaja con Boardwise y ha cambiado la forma de organizar las reuniones para hacerlas más claras y ordenadas.
Cuando surge la necesidad de una estructura común
Con el tiempo, Sonnhalde Gempen sintió la necesidad de organizar las reuniones de forma más clara y simplificar los procesos, especialmente a medida que se incorporaban nuevos centros y comités de dirección. Hasta ese momento, la planificación de agendas y calendarios se hacía con OneNote y distintos documentos, lo que volvió cada vez más compleja la coordinación entre las personas responsables.
Para dar respuesta a esta situación, comenzó la búsqueda de una solución digital que facilitara la planificación, mejorara la comunicación y reuniera a todas las partes implicadas en una sola plataforma.
La búsqueda de una solución y el camino hacia Boardwise
El departamento de TI de Sonnhalde buscaba una solución digital que ayudara a mejorar la estructura y los procesos internos. «Revisamos distintas opciones y finalmente encontramos Boardwise a través de Google. Después de la primera conversación pensamos enseguida que podía encajar muy bien con nuestras necesidades», comenta Rutkowska.
Dos aspectos fueron clave para el equipo: una estructura clara y una buena usabilidad en el día a día, junto con el apoyo de funciones basadas en inteligencia artificial. «Para nosotros era importante que la herramienta fuera clara, ordenada y práctica para el trabajo diario. Y cuando supimos que podía ayudarnos con la redacción de actas, pensamos que eso nos facilitaría mucho el trabajo», explica.
Introducción y colaboración: paso a paso hacia la rutina
La implantación de Boardwise coincidió con una fase de cambios técnicos, en la que el equipo tuvo que adaptarse a nuevos procesos y sistemas. La dirección decidió avanzar en ambos cambios de forma paralela para crear estructuras coherentes a largo plazo.
«Al principio también hubo voces críticas. De repente había que hacer las cosas de otra manera y no siempre estaba claro dónde hacer clic. Pero tomamos la decisión de seguir este camino para poder trabajar de forma más estructurada», señala Rutkowska.
El acompañamiento cercano y organizado por parte del equipo de Boardwise fue especialmente útil desde el inicio. «Estuvimos en contacto constante, pudimos plantear nuestras dudas y, cuando surgía algún problema, siempre había alguien disponible. Nos sentimos muy bien acompañados», afirma.
Incluso después de la implantación, el contacto regular con Boardwise sigue siendo una parte importante de la colaboración. «Me parece muy positivo que el apoyo continúe y que nuestras sugerencias se reflejen de forma visible en las actualizaciones», añade.
Eficiencia en el día a día: alrededor de un 50 % de ahorro de tiempo en la redacción de actas
Tras la implantación de Boardwise, quedó claro que las reuniones podían prepararse y desarrollarse de forma mucho más ágil. «La mayor parte de la información está disponible con antelación. Puedo revisarla durante la preparación y formarme una opinión. En la reunión ya no tenemos que empezar desde cero, sino que podemos tomar decisiones mejor fundamentadas directamente», explica Rutkowska.
La redacción de actas, en particular, se ha simplificado notablemente. «Diría que ahora tardo aproximadamente un 50 % menos que antes», comenta.
En lugar de elaborar actas completas, el equipo se centra ahora en lo esencial. Las decisiones y tareas se recogen directamente a partir del borrador, ya que la información relevante ya está almacenada en el sistema.
Nuevas rutinas, mayor fiabilidad y mejor preparación
Boardwise dio al equipo directivo el impulso necesario para establecer nuevas rutinas y un modo de trabajo más ordenado. «Hace falta disciplina y constancia, pero los resultados se notan. Las agendas se entregan con antelación, lo que me permite estructurarlas y decidir qué temas son adecuados para la reunión y cuáles pueden esperar», explica Rutkowska.
Hoy en día, incluso en áreas donde al principio había dudas, se ha consolidado una rutina profesional. «Al comienzo, muchas personas no sabían dónde encontrar la información. Después de revisarlo juntos en una reunión, ahora funciona de forma natural», señala.
Las funciones favoritas del equipo directivo
Desde la perspectiva de Marta Rutkowska, hay dos funciones que destacan especialmente en el trabajo diario. «El apoyo para la elaboración de actas, sin duda. Facilita el trabajo y ahorra tiempo. Pero también valoro mucho la gestión estructurada de los puntos del orden del día. Puedo planificar los temas, asignar responsables y enviar las invitaciones con un solo clic, sin trabajo adicional en Outlook», explica.
Con la última actualización, esta función se ha ampliado aún más, permitiendo que los borradores de actas incluyan automáticamente información adicional.
Conclusión: una estructura que marca la diferencia
Con Boardwise, Sonnhalde Gempen ha logrado mejoras duraderas en el trabajo de sus comités. Las reuniones se preparan de forma más clara, las decisiones se toman con mayor rapidez y el esfuerzo dedicado a las actas se ha reducido de manera significativa.
«Siempre que se utiliza de forma coherente, funciona. Se ha vuelto tan natural que lo usamos a diario», resume Rutkowska. Para Sonnhalde Gempen, Boardwise es más que una herramienta: es la base de una organización de comités profesional y bien estructurada dentro del ámbito social.
El aumento de la eficiencia de un vistazo
Sonnhalde Gempen ha optimizado considerablemente la organización de sus reuniones con Boardwise:
- Se requiere alrededor de un 50% menos de esfuerzo para la preparación y la toma de actas
- Procesos estandarizados: agenda, puntos del orden del día y actas combinados en una sola herramienta
- Soporte de IA para borradores de actas rápidos y resúmenes automáticos
- Mayor fiabilidad y transparencia gracias a unos plazos y responsabilidades claramente definidos
- Una plataforma moderna y fácil de usar en el entorno familiar de Microsoft
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