Website: www.evm.de
Gremienarbeit im Zentrum regionaler Steuerung
Die Energieversorgung Mittelrhein AG (evm) ist ein etablierter regionaler Energieversorger mit Sitz in Koblenz. Mit rund 1.000 Mitarbeitenden stellt das Unternehmen die zuverlässige Versorgung von Kommunen, Unternehmen und Haushalten sicher und übernimmt damit eine Schlüsselrolle innerhalb der kritischen Infrastruktur, in der Versorgungssicherheit und Verlässlichkeit höchste Priorität haben.
Als regional verankertes Unternehmen mit vielfältigen Beteiligungen und klar definierten Governance-Strukturen erfolgt die Steuerung über mehrere Gremienebenen hinweg, vom Aufsichtsrat über den Vorstand bis hin zu Gesellschafterversammlungen.
In ihrer Rolle als Referentin für das Vorstandsbüro und Gremienmanagement verantwortet Janine Mehlem die organisatorische Steuerung dieser Formate und bewegt sich damit im Zentrum unternehmensweiter Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse.
„Die Aufsichtsratssitzungen finden in der Regel viermal im Jahr statt, die Vorstandssitzungen alle zwei Wochen, dazu kommen eine Hauptversammlung sowie weitere Gesellschafterversammlungen“, beschreibt Janine Mehlem die Struktur der wiederkehrenden Sitzungsformate.
Etablierte Prozesse mit Entwicklungspotenzial
Die Organisation der Gremienarbeit bei der evm basierte über Jahre hinweg auf bewährten und eingespielten Abläufen. Gleichzeitig stieß das Setup mit wachsender Komplexität zunehmend an seine Grenzen.
„Viel lief über verschiedene Kanäle und in unterschiedlichen Dateiformaten“, erläutert Mehlem. „Oft wurden Inhalte per E-Mail hin und her geschickt. Als Folge kursierten dann mehrere verschiedene Versionen.“
Gerade in der Abstimmung spiegelte sich die komplexe Dynamik der Zusammenarbeit:
„Wenn Rückmeldungen gleichzeitig aus mehreren Richtungen kommen und zusammengeführt werden müssen, ist das mit erheblichem Aufwand verbunden“, so Mehlem.
Mit wachsender Anzahl an Beteiligten und Themen rückte damit der Wunsch nach einem nächsten Entwicklungsschritt hin zu einer klar strukturierten, gemeinsamen Arbeitsbasis in den Fokus.
Der Anspruch: Struktur, Effizienz und Sicherheit zusammenführen
Vor diesem Hintergrund wurde die Gremienarbeit der Gruppe gezielt transformiert. Im Mittelpunkt stand dabei nicht die bloße Digitalisierung bestehender Abläufe, sondern die strukturelle Weiterentwicklung der zugrunde liegenden Prozesse.
„Wir wollten unsere Gremienarbeit effizienter, sicherer und strukturierter gestalten und den Prozess digitaler abbilden“, beschreibt Janine Mehlem den Beweggrund für die Entscheidung zugunsten von Boardwise.
Im Fokus stand dabei insbesondere die Frage, wie sich Abstimmungen über mehrere Beteiligte hinweg konsistent und nachvollziehbar organisieren lassen.
Alternative Lösungsansätze wurden dabei ebenfalls geprüft:
„Wir haben uns auch andere Tools angesehen oder überlegt, eine eigene Lösung in der IT zu entwickeln. Diese Optionen haben wir jedoch verworfen“, erinnert sich Mehlem.
Sicherheit und Datenhoheit als zentrale Kriterien
Der Umgang mit sensiblen Informationen spielte eine zentrale Rolle. Als stark reguliertes Umfeld rückt die Frage nach klaren Zugriffen und Datenschutz in den Fokus.
Mit Boardwise wurde bewusst eine Lösung gewählt, in welcher Sicherheit in der eigenen Systemumgebung verankert ist und in der täglichen Nutzung nachvollziehbar bleibt.
„Die Daten liegen in unserer eigenen Umgebung. Wir haben die Hoheit darüber und wissen, wie sie geschützt sind”, führt Mehlem aus.
Vom Tool zur verlässlichen Arbeitsbasis - von Beginn an
Neben dem Funktionsumfang war vor allem eine intuitive Nutzung entscheidend.
„Für uns war zentral, dass das Tool für die Anwender benutzerfreundlich ist. Man sollte sich nicht jedes Mal neu orientieren müssen“, betont Janine Mehlem.
Diese Wahrnehmung spiegelte sich auch im Feedback der Gremienmitglieder wider und zeigte sich in einer schnellen Akzeptanz im Arbeitsalltag.
„Boardwise ist uns von Anfang an sehr organisiert und professionell begegnet. Man wurde eng begleitet, sowohl fachlich als auch technisch. Alles lief reibungslos“, beschreibt Janine Mehlem und hebt dabei insbesondere die verlässliche Unterstützung hervor. „Es gibt klare Ansprechpartner und schnelle Rückmeldungen.“
Ergänzend trugen die begleitenden Schulungen dazu bei, dass sich die Gremienmitglieder schnell im System zurechtfanden.
„Dass es eine solche Möglichkeit gab, wurde sehr positiv aufgenommen, und dadurch konnten wir schnell selbstständig arbeiten.“
Durch das enge Onboarding und die begleitende Unterstützung entwickelte sich Boardwise innerhalb kurzer Zeit zu einer stabilen Grundlage für die tägliche Gremienarbeit.
„Nach drei bis vier Sitzungen fühlte ich mich bereits sicher in der Nutzung des Tools“, stellt Janine Mehlem fest.
30 Minuten Zeitersparnis – allein in der Vorbereitung
Die Wirkung des Tools zeigt sich vor allem im operativen Alltag, wo sich viele kleine, zuvor notwendige Schritte heute spürbar reduzieren. Besonders deutlich wird das in der Protokollerstellung:
„Früher musste ich alte Protokolle öffnen, Inhalte anpassen und alles neu formatieren. Das fällt jetzt komplett weg und ich kann dank Boardwise direkt loslegen“, kontrastiert Mehlem die Arbeitsschritte vor und nach der Einführung des Tools.
Diese Veränderung zeigt sich nicht nur in einem Unterschied in den Arbeitsabläufen, sondern macht sich zeitlich klar bemerklich:
„Ich spare pro Sitzung etwa 20 bis 30 Minuten allein durch den Wegfall der Vorbereitung.“
Ähnlich vereinfacht gestaltet sich die Agenda-Erstellung, welche durch Boardwise deutlich flexibler und weniger aufwendig erfolgt.
„Dass sich die Agenda per Drag-and-drop anpassen lässt und alle Inhalte automatisch mitgeführt werden, ist eine enorme Erleichterung“, erklärt Mehlem. „Früher war das mit viel Kopieren und Umbenennen verbunden.“
Ein System, das mit der Organisation wächst
Mit Boardwise wurde eine Struktur geschaffen, die sich auch über die initiale Nutzung hinaus weiterentwickeln lässt.
„Wir nutzen Boardwise derzeit für die evm, können uns aber gut vorstellen, das Tool künftig auch für unsere Beteiligungen zu nutzen“, betont Mehlem.
So entsteht perspektivisch ein einheitlicher Ansatz für die Gremienarbeit, der über einzelne Gesellschaften hinaus Wirkung entfaltet und die Organisation in ihrer Gesamtheit verbindet.
Fazit: Wo Struktur entsteht, wird Komplexität steuerbar
Mit Boardwise hat die evm ihre Gremienarbeit gezielt modernisiert, hin zu einer integrierten und sicheren Arbeitsweise.
„Unser Ziel war ein zentraler Ort, an dem alle Dokumente gebündelt sind und auf den die Gremienmitglieder zuverlässig zugreifen können“, konkludiert Janine Mehlem.
Die Veränderung zeigt sich nicht nur in Effizienzgewinnen, sondern vor allem in einer transparenteren, strukturierteren und verlässlicheren Zusammenarbeit, die den Anforderungen einer kritischen Infrastruktur gerecht wird.
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