Website: www.evm.de
Trabajo de comités en el centro del control regional
Energieversorgung Mittelrhein AG (evm) es un proveedor de energía regional establecido con sede en Coblenza. Con aproximadamente 1.000 empleados, la empresa garantiza el suministro confiable a municipios, empresas y hogares, asumiendo así un papel clave dentro de la infraestructura crítica, donde la seguridad del suministro y la confiabilidad tienen la máxima prioridad.
Como empresa regionalmente arraigada con participaciones diversificadas y estructuras de gobernanza claramente definidas, el control se realiza a través de múltiples niveles de comités, desde el consejo de supervisión hasta la junta directiva y las asambleas de accionistas.
En su función como referente de la oficina de la junta directiva y gestión de comités, Janine Mehlem es responsable del control organizacional de estos formatos y se encuentra en el centro de los procesos de coordinación y toma de decisiones a nivel empresarial.
"Las reuniones del consejo de supervisión tienen lugar normalmente cuatro veces al año, las reuniones de la junta directiva cada dos semanas, además se suman una asamblea general y otras asambleas de accionistas", describe Janine Mehlem la estructura de los formatos recurrentes de reuniones.
Procesos establecidos con potencial de desarrollo
La organización del trabajo de comités en evm se basó durante años en flujos de trabajo probados y consolidados. Al mismo tiempo, la configuración alcanzó cada vez más sus límites con la creciente complejidad.
"Mucho funcionaba a través de diferentes canales y en distintos formatos de archivo", explica Mehlem. "A menudo los contenidos se enviaban de un lado a otro por correo electrónico. Como consecuencia, circulaban entonces varias versiones diferentes."
Precisamente en la coordinación se reflejaba la dinámica compleja de la colaboración:
"Cuando las retroalimentaciones llegan simultáneamente desde varias direcciones y deben consolidarse, esto conlleva un esfuerzo considerable", según Mehlem.
Con el creciente número de participantes y temas, se enfocó el deseo de dar un siguiente paso de desarrollo hacia una base de trabajo común claramente estructurada.
La aspiración: unir estructura, eficiencia y seguridad
En este contexto, se transformó específicamente el trabajo de comités del grupo. El enfoque no estaba en la mera digitalización de procesos existentes, sino en el desarrollo estructural de los procesos subyacentes.
"Queríamos hacer nuestro trabajo de comités más eficiente, seguro y estructurado y representar el proceso de manera más digital", describe Janine Mehlem el motivo de la decisión a favor de Boardwise.
El enfoque estaba particularmente en la cuestión de cómo se pueden organizar las coordinaciones a través de múltiples participantes de manera consistente y comprensible.
También se evaluaron enfoques alternativos de solución:
"También examinamos otras herramientas o consideramos desarrollar una solución propia en IT. Sin embargo, descartamos estas opciones", recuerda Mehlem.
Seguridad y soberanía de datos como criterios centrales
El manejo de información sensible jugó un papel central. Como entorno fuertemente regulado, la cuestión de accesos claros y protección de datos se vuelve el foco.
Con Boardwise se eligió conscientemente una solución en la cual la seguridad está anclada en el propio entorno del sistema y permanece comprensible en el uso diario.
"Los datos se encuentran en nuestro propio entorno. Tenemos la soberanía sobre ellos y sabemos cómo están protegidos", explica Mehlem.
De herramienta a base de trabajo confiable - desde el inicio
Además del alcance funcional, fue decisivo especialmente un uso intuitivo.
"Para nosotros era central que la herramienta fuera amigable para los usuarios. No se debería tener que reorientarse cada vez", enfatiza Janine Mehlem.
Esta percepción se reflejó también en la retroalimentación de los miembros de comités y se mostró en una rápida aceptación en el trabajo cotidiano.
"Boardwise nos abordó desde el principio de manera muy organizada y profesional. Uno fue acompañado estrechamente, tanto técnica como profesionalmente. Todo funcionó sin problemas", describe Janine Mehlem y destaca especialmente el apoyo confiable. "Hay contactos claros y retroalimentaciones rápidas."
Adicionalmente, las capacitaciones acompañantes contribuyeron a que los miembros de comités se familiarizaran rápidamente con el sistema.
"Que existiera tal posibilidad fue recibido muy positivamente, y así pudimos trabajar rápidamente de manera independiente."
A través del onboarding estrecho y el apoyo acompañante, Boardwise se desarrolló en poco tiempo como una base estable para el trabajo diario de comités.
"Después de tres o cuatro reuniones ya me sentía segura en el uso de la herramienta", constata Janine Mehlem.
30 minutos de ahorro de tiempo - solo en la preparación
El efecto de la herramienta se muestra especialmente en el día a día operativo, donde muchos pasos pequeños, anteriormente necesarios, se reducen notablemente hoy. Esto se vuelve particularmente evidente en la creación de actas:
"Antes tenía que abrir actas antiguas, adaptar contenidos y reformatear todo. Esto ahora se elimina completamente y puedo empezar directamente gracias a Boardwise", contrasta Mehlem los pasos de trabajo antes y después de la introducción de la herramienta.
Este cambio no solo se muestra en una diferencia en los flujos de trabajo, sino que se hace claramente notable en tiempo:
"Ahorro por reunión aproximadamente 20 a 30 minutos solo por la eliminación de la preparación."
De manera similar se simplifica la creación de agenda, que a través de Boardwise se realiza de manera significativamente más flexible y menos laboriosa.
"Que la agenda se pueda adaptar por arrastrar y soltar y todos los contenidos se lleven automáticamente, es un alivio enorme", explica Mehlem. "Antes esto estaba asociado con mucho copiar y renombrar."
Un sistema que crece con la organización
Con Boardwise se creó una estructura que se puede seguir desarrollando también más allá del uso inicial.
"Actualmente utilizamos Boardwise para evm, pero podemos imaginarnos bien usar la herramienta en el futuro también para nuestras participaciones", enfatiza Mehlem.
Así surge perspectivamente un enfoque uniforme para el trabajo de comités, que desarrolla efectos más allá de sociedades individuales y conecta la organización en su totalidad.
Conclusión: Donde surge estructura, la complejidad se vuelve controlable
Con Boardwise, evm ha modernizado específicamente su trabajo de comités, hacia una forma de trabajo integrada y segura.
"Nuestro objetivo era un lugar central, donde todos los documentos estuvieran agrupados y al que los miembros de comités pudieran acceder de manera confiable", concluye Janine Mehlem.
El cambio se muestra no solo en ganancias de eficiencia, sino especialmente en una colaboración más transparente, estructurada y confiable, que cumple con los requisitos de una infraestructura crítica.
¿Listo para el siguiente paso en su trabajo de comités?
¿Desea estructurar sus procesos de comités, diseñar coordinaciones de manera eficiente y al mismo tiempo garantizar los más altos estándares de seguridad?
Boardwise conecta gobernanza, facilidad de uso e integración de sistemas en una solución, completamente integrada en su entorno Microsoft 365.
👉 Solicite ahora una demo y experimente en vivo cómo funciona hoy el trabajo integrado de comités.
