Website: www.evm.de
Lavoro degli organi collegiali al centro della governance regionale
Energieversorgung Mittelrhein AG (evm) è un fornitore di energia regionale consolidato con sede a Coblenza. Con circa 1.000 dipendenti, l'azienda garantisce l'approvvigionamento affidabile di comuni, imprese e famiglie, assumendo così un ruolo chiave nell'infrastruttura critica, dove la sicurezza dell'approvvigionamento e l'affidabilità hanno la massima priorità.
Come azienda radicata a livello regionale con diverse partecipazioni e strutture di governance chiaramente definite, la gestione avviene attraverso più livelli di organi collegiali, dal consiglio di sorveglianza al consiglio di amministrazione fino alle assemblee degli azionisti.
Nel suo ruolo di referente per l'ufficio del consiglio di amministrazione e la gestione degli organi collegiali, Janine Mehlem è responsabile della gestione organizzativa di questi formati e si trova così al centro dei processi di coordinamento e decisione aziendali.
"Le riunioni del consiglio di sorveglianza si svolgono di norma quattro volte l'anno, quelle del consiglio di amministrazione ogni due settimane, a cui si aggiungono un'assemblea generale e ulteriori assemblee degli azionisti", descrive Janine Mehlem la struttura dei formati di riunione ricorrenti.
Processi consolidati con potenziale di sviluppo
L'organizzazione del lavoro degli organi collegiali presso evm si basava da anni su procedure consolidate e collaudate. Allo stesso tempo, con la crescente complessità, questo sistema raggiungeva sempre più i suoi limiti.
"Molto passava attraverso diversi canali e in formati di file differenti", spiega Mehlem. "Spesso i contenuti venivano inviati avanti e indietro via e-mail. Di conseguenza circolavano poi diverse versioni."
Proprio nel coordinamento si rifletteva la dinamica complessa della collaborazione:
"Quando i feedback arrivano contemporaneamente da più direzioni e devono essere consolidati, questo comporta un notevole impegno", afferma Mehlem.
Con il crescente numero di partecipanti e tematiche, si è così concentrata l'attenzione sul desiderio di un prossimo passo evolutivo verso una base di lavoro comune chiaramente strutturata.
L'obiettivo: unire struttura, efficienza e sicurezza
In questo contesto, il lavoro degli organi collegiali del gruppo è stato trasformato in modo mirato. Al centro non c'era la mera digitalizzazione dei processi esistenti, ma lo sviluppo strutturale dei processi sottostanti.
"Volevamo rendere il lavoro dei nostri organi collegiali più efficiente, sicuro e strutturato e rappresentare il processo in modo più digitale", descrive Janine Mehlem la motivazione per la decisione a favore di Boardwise.
L'attenzione si concentrava in particolare sulla questione di come organizzare i coordinamenti tra più partecipanti in modo coerente e tracciabile.
Sono stati esaminati anche approcci alternativi:
"Abbiamo anche esaminato altri strumenti o considerato di sviluppare una soluzione propria nell'IT. Tuttavia, abbiamo scartato queste opzioni", ricorda Mehlem.
Sicurezza e sovranità dei dati come criteri centrali
La gestione delle informazioni sensibili ha svolto un ruolo centrale. Come ambiente fortemente regolamentato, la questione degli accessi chiari e della protezione dei dati diventa fondamentale.
Con Boardwise è stata consapevolmente scelta una soluzione in cui la sicurezza è ancorata nel proprio ambiente di sistema e rimane tracciabile nell'uso quotidiano.
"I dati risiedono nel nostro ambiente. Abbiamo la sovranità su di essi e sappiamo come sono protetti", spiega Mehlem.
Dallo strumento alla base di lavoro affidabile - fin dall'inizio
Oltre alla gamma di funzionalità, è stato decisivo soprattutto un utilizzo intuitivo.
"Per noi era centrale che lo strumento fosse user-friendly per gli utenti. Non si dovrebbe dover riorientare ogni volta", sottolinea Janine Mehlem.
Questa percezione si è riflessa anche nel feedback dei membri degli organi collegiali e si è manifestata in una rapida accettazione nel lavoro quotidiano.
"Boardwise ci ha incontrato fin dall'inizio in modo molto organizzato e professionale. Si è stati accompagnati da vicino, sia tecnicamente che professionalmente. Tutto è andato liscio", descrive Janine Mehlem e sottolinea in particolare il supporto affidabile. "Ci sono interlocutori chiari e feedback rapidi."
In aggiunta, le formazioni di accompagnamento hanno contribuito a far sì che i membri degli organi collegiali si orientassero rapidamente nel sistema.
"Il fatto che ci fosse questa possibilità è stato accolto molto positivamente, e grazie a questo abbiamo potuto lavorare rapidamente in autonomia."
Attraverso l'onboarding intensivo e il supporto di accompagnamento, Boardwise si è sviluppato in breve tempo come una base stabile per il lavoro quotidiano degli organi collegiali.
"Dopo tre o quattro riunioni mi sentivo già sicura nell'uso dello strumento", constata Janine Mehlem.
30 minuti di risparmio di tempo - solo nella preparazione
L'effetto dello strumento si manifesta soprattutto nella quotidianità operativa, dove molti piccoli passaggi precedentemente necessari oggi si riducono sensibilmente. Questo diventa particolarmente evidente nella redazione dei verbali:
"Prima dovevo aprire vecchi verbali, adattare i contenuti e riformattare tutto. Ora questo viene completamente meno e grazie a Boardwise posso iniziare direttamente", contrappone Mehlem i passaggi di lavoro prima e dopo l'introduzione dello strumento.
Questo cambiamento non si manifesta solo in una differenza nei flussi di lavoro, ma si nota chiaramente in termini di tempo:
"Risparmio per riunione circa 20-30 minuti solo grazie all'eliminazione della preparazione."
Similmente semplificata si presenta la creazione dell'agenda, che attraverso Boardwise avviene in modo significativamente più flessibile e meno impegnativo.
"Il fatto che l'agenda si possa adattare tramite drag-and-drop e tutti i contenuti vengano trasferiti automaticamente è un enorme sollievo", spiega Mehlem. "Prima questo comportava molto copiare e rinominare."
Un sistema che cresce con l'organizzazione
Con Boardwise è stata creata una struttura che può essere sviluppata anche oltre l'utilizzo iniziale.
"Attualmente utilizziamo Boardwise per evm, ma possiamo ben immaginare di utilizzare lo strumento in futuro anche per le nostre partecipazioni", sottolinea Mehlem.
Così nasce prospetticamente un approccio uniforme per il lavoro degli organi collegiali, che sviluppa effetti oltre le singole società e collega l'organizzazione nella sua totalità.
Conclusione: Dove nasce struttura, la complessità diventa governabile
Con Boardwise, evm ha modernizzato in modo mirato il lavoro dei suoi organi collegiali, verso un modo di lavorare integrato e sicuro.
"Il nostro obiettivo era un luogo centrale dove tutti i documenti fossero raggruppati e a cui i membri degli organi collegiali potessero accedere in modo affidabile", conclude Janine Mehlem.
Il cambiamento si manifesta non solo in guadagni di efficienza, ma soprattutto in una collaborazione più trasparente, strutturata e affidabile, che soddisfa i requisiti di un'infrastruttura critica.
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