Website: www.evm.de
Styrelsearbete i centrum för regional styrning
Energieversorgung Mittelrhein AG (evm) är en etablerad regional energileverantör med säte i Koblenz. Med cirka 1 000 medarbetare säkerställer företaget tillförlitlig försörjning av kommuner, företag och hushåll och innehar därmed en nyckelroll inom den kritiska infrastrukturen, där försörjningstrygghet och tillförlitlighet har högsta prioritet.
Som ett regionalt förankrat företag med mångfaldiga deläganden och tydligt definierade governance-strukturer sker styrningen över flera nivåer av beslutsorgan, från styrelsen över ledningen till bolagsstämmor.
I sin roll som referent för ledningskontoret och styrelsehantering ansvarar Janine Mehlem för den organisatoriska styrningen av dessa format och befinner sig därmed i centrum av företagsövergripande samordnings- och beslutsprocesser.
"Styrelsemötena äger rum i regel fyra gånger per år, ledningsgruppen möts varannan vecka, därtill kommer en årsstämma samt ytterligare bolagsstämmor", beskriver Janine Mehlem strukturen för de återkommande mötesformaten.
Etablerade processer med utvecklingspotential
Organisationen av styrelsearbetet inom evm baserades under år på beprövade och inarbetade rutiner. Samtidigt stötte systemet med växande komplexitet alltmer på sina gränser.
"Mycket sköttes via olika kanaler och i olika filformat", förklarar Mehlem. "Ofta skickades innehåll fram och tillbaka via e-post. Som följd cirkulerade sedan flera olika versioner."
Särskilt i samordningen återspeglades den komplexa dynamiken i samarbetet:
"När återkoppling kommer samtidigt från flera håll och måste sammanföras, innebär det betydande arbetsinsats", säger Mehlem.
Med växande antal deltagare och ämnen kom därmed önskan om ett nästa utvecklingssteg mot en tydligt strukturerad, gemensam arbetsbas i fokus.
Etablerade processer med utvecklingspotential
Mot denna bakgrund transformerades koncernens styrelsearbete målinriktat. I centrum stod därvid inte bara digitaliseringen av befintliga rutiner, utan den strukturella vidareutvecklingen av de underliggande processerna.
"Vi ville utforma vårt styrelsearbete mer effektivt, säkrare och strukturerat och avbilda processen mer digitalt", beskriver Janine Mehlem drivkraften för beslutet till förmån för Boardwise.
I fokus stod särskilt frågan om hur samordning över flera deltagare kan organiseras konsekvent och transparent.
Alternativa lösningsansatser prövades också:
"Vi tittade även på andra verktyg eller övervägde att utveckla en egen lösning inom IT. Dessa alternativ förkastade vi dock", minns Mehlem.
Säkerhet och dataägarskap som centrala kriterier
Hanteringen av känslig information spelade en central roll. Som starkt reglerad miljö kommer frågan om tydliga åtkomster och dataskydd i fokus.
Med Boardwise valdes medvetet en lösning där säkerheten förankras i den egna systemmiljön och förblir transparent i den dagliga användningen.
"Datan ligger i vår egen miljö. Vi har kontrollen över den och vet hur den skyddas", utvecklar Mehlem.
Från verktyg till tillförlitlig arbetsbas - från början
Utöver funktionsomfånget var framför allt en intuitiv användning avgörande.
"För oss var det centralt att verktyget är användarvänligt för användarna. Man skulle inte behöva orientera sig på nytt varje gång", betonar Janine Mehlem.
Denna uppfattning återspeglades också i feedbacken från styrelsemedlemmarna och visade sig i snabb acceptans i arbetsvardag.
"Boardwise har från början mött oss mycket organiserat och professionellt. Man fick nära uppföljning, både fackligt och tekniskt. Allt fungerade smidigt", beskriver Janine Mehlem och lyfter särskilt fram det tillförlitliga stödet. "Det finns tydliga kontaktpersoner och snabb återkoppling."
Kompletterande bidrog de medföljande utbildningarna till att styrelsemedlemmarna snabbt hittade rätt i systemet.
"Att det fanns en sådan möjlighet togs emot mycket positivt, och därmed kunde vi snabbt arbeta självständigt."
Genom den nära introduktionen och det medföljande stödet utvecklades Boardwise inom kort tid till en stabil grund för det dagliga styrelsearbetet.
"Efter tre till fyra möten kände jag mig redan säker i användningen av verktyget", konstaterar Janine Mehlem.
30 minuters tidsbesparing - enbart i förberedelsen
Verktygets effekt visar sig framför allt i den operativa vardagen, där många små, tidigare nödvändiga steg idag märkbart minskas. Särskilt tydligt blir detta i protokollframställningen:
"Tidigare behövde jag öppna gamla protokoll, anpassa innehåll och formatera om allt. Det faller nu bort helt och jag kan tack vare Boardwise börja direkt", kontrasterar Mehlem arbetsstegen före och efter införandet av verktyget.
Denna förändring visar sig inte bara i skillnad i arbetsrutinerna, utan märks tydligt tidsmässigt:
"Jag sparar per möte cirka 20 till 30 minuter enbart genom att förberedelsen faller bort."
Liknande förenklad gestaltas agendaframställningen, som genom Boardwise sker betydligt flexiblare och mindre arbetskrävande.
"Att agendan kan anpassas via drag-and-drop och allt innehåll automatiskt följer med är en enorm lättnad", förklarar Mehlem. "Tidigare var det förbundet med mycket kopiering och ombenämning."
Ett system som växer med organisationen
Med Boardwise skapades en struktur som också låter sig vidareutvecklas utöver den initiala användningen.
"Vi använder Boardwise för närvarande för evm, men kan mycket väl föreställa oss att använda verktyget i framtiden även för våra deläganden", betonar Mehlem.
På så sätt uppstår perspektiviskt en enhetlig ansats för styrelsearbetet som utvecklar verkan utöver enskilda bolag och förbinder organisationen i sin helhet.
Slutsats: Där struktur uppstår blir komplexitet styrbar
Med Boardwise har evm målinriktat moderniserat sitt styrelsearbete, mot ett integrerat och säkert arbetssätt.
"Vårt mål var en central plats där alla dokument samlas och som styrelsemedlemmarna tillförlitligt kan komma åt", konkluderar Janine Mehlem.
Förändringen visar sig inte bara i effektivitetsvinster, utan framför allt i ett transparentare, mer strukturerat och tillförlitligare samarbete som motsvarar kraven från en kritisk infrastruktur.
Redo för nästa steg i ert styrelsearbete?
Ni vill strukturera era styrelseprocesser, effektivt utforma samordning och samtidigt säkerställa högsta säkerhetsstandarder?
Boardwise förbinder governance, användarvänlighet och systemintegration i en lösning, fullständigt inbäddad i er Microsoft-365-miljö.
👉 Begär demo nu och upplev live hur integrerat styrelsearbete fungerar idag.
