Website: www.evm.de
Le travail des comités au cœur du pilotage régional
Energieversorgung Mittelrhein AG (evm) est un fournisseur d'énergie régional établi, basé à Coblence. Avec environ 1 000 employés, l'entreprise assure l'approvisionnement fiable des communes, entreprises et ménages, assumant ainsi un rôle clé au sein de l'infrastructure critique, où la sécurité d'approvisionnement et la fiabilité constituent la priorité absolue.
En tant qu'entreprise ancrée régionalement avec diverses participations et des structures de gouvernance clairement définies, le pilotage s'effectue à travers plusieurs niveaux de comités, du conseil de surveillance au directoire jusqu'aux assemblées d'actionnaires.
Dans son rôle de responsable du bureau de direction et de gestion des comités, Janine Mehlem assure le pilotage organisationnel de ces formats et se trouve ainsi au centre des processus de coordination et de décision à l'échelle de l'entreprise.
"Les réunions du conseil de surveillance ont généralement lieu quatre fois par an, les réunions du directoire toutes les deux semaines, auxquelles s'ajoutent une assemblée générale ainsi que d'autres assemblées d'actionnaires", décrit Janine Mehlem la structure des formats de réunions récurrents.
Processus établis avec un potentiel de développement
L'organisation du travail des comités chez evm reposait depuis des années sur des procédures éprouvées et rodées. Parallèlement, cette configuration atteignait progressivement ses limites avec la complexité croissante.
"Beaucoup de choses passaient par différents canaux et dans différents formats de fichiers", explique Mehlem. "Souvent, les contenus étaient envoyés par e-mail dans tous les sens. Il en résultait alors plusieurs versions différentes en circulation."
Particulièrement dans la coordination se reflétait la dynamique complexe de la collaboration :
"Quand les retours arrivent simultanément de plusieurs directions et doivent être consolidés, cela représente un effort considérable", indique Mehlem.
Avec le nombre croissant d'intervenants et de sujets, le souhait d'une prochaine étape de développement vers une base de travail commune clairement structurée est devenu prioritaire.
L'exigence : allier structure, efficacité et sécurité
Dans ce contexte, le travail des comités du groupe a été transformé de manière ciblée. L'accent ne portait pas sur la simple numérisation des processus existants, mais sur le développement structurel des processus sous-jacents.
"Nous voulions rendre notre travail de comités plus efficace, plus sûr et plus structuré et représenter le processus de manière plus numérique", décrit Janine Mehlem la motivation de la décision en faveur de Boardwise.
L'accent portait particulièrement sur la question de savoir comment organiser les coordinations entre plusieurs intervenants de manière cohérente et traçable.
Des approches de solutions alternatives ont également été examinées :
"Nous avons aussi regardé d'autres outils ou envisagé de développer une solution propre en informatique. Nous avons cependant abandonné ces options", se souvient Mehlem.
Sécurité et souveraineté des données comme critères centraux
La gestion des informations sensibles a joué un rôle central. Dans un environnement fortement réglementé, la question des accès clairs et de la protection des données devient prioritaire.
Avec Boardwise, une solution a été délibérément choisie dans laquelle la sécurité est ancrée dans le propre environnement système et reste traçable dans l'utilisation quotidienne.
"Les données se trouvent dans notre propre environnement. Nous en avons la souveraineté et savons comment elles sont protégées", précise Mehlem.
De l'outil à la base de travail fiable - dès le début
Outre l'étendue fonctionnelle, une utilisation intuitive était surtout déterminante.
"Pour nous, il était essentiel que l'outil soit convivial pour les utilisateurs. On ne devrait pas avoir à se réorienter à chaque fois", souligne Janine Mehlem.
Cette perception s'est également reflétée dans les retours des membres des comités et s'est manifestée par une acceptation rapide dans le quotidien professionnel.
"Boardwise nous a abordés dès le début de manière très organisée et professionnelle. On a été accompagné de près, tant techniquement que professionnellement. Tout s'est déroulé sans accroc", décrit Janine Mehlem en mettant particulièrement l'accent sur le support fiable. "Il y a des interlocuteurs clairs et des retours rapides."
En complément, les formations d'accompagnement ont contribué à ce que les membres des comités se familiarisent rapidement avec le système.
"Qu'une telle possibilité existe a été très positivement accueillie, et nous avons ainsi pu rapidement travailler de manière autonome."
Grâce à l'intégration étroite et au support d'accompagnement, Boardwise s'est développé en peu de temps en une base stable pour le travail quotidien des comités.
"Après trois ou quatre réunions, je me sentais déjà à l'aise dans l'utilisation de l'outil", constate Janine Mehlem.
30 minutes d'économie de temps - rien que dans la préparation
L'impact de l'outil se manifeste surtout dans le quotidien opérationnel, où de nombreuses petites étapes auparavant nécessaires se réduisent aujourd'hui de manière perceptible. Cela devient particulièrement évident dans la création de procès-verbaux :
"Auparavant, je devais ouvrir d'anciens procès-verbaux, adapter les contenus et tout reformater. Cela disparaît complètement maintenant et je peux grâce à Boardwise commencer directement", contraste Mehlem les étapes de travail avant et après l'introduction de l'outil.
Ce changement ne se manifeste pas seulement par une différence dans les flux de travail, mais se remarque clairement au niveau temporel :
"J'économise par réunion environ 20 à 30 minutes rien que par la suppression de la préparation."
De même, la création d'ordre du jour se simplifie, s'effectuant grâce à Boardwise de manière nettement plus flexible et moins laborieuse.
"Le fait que l'ordre du jour puisse s'adapter par glisser-déposer et que tous les contenus soient automatiquement repris constitue un énorme allègement", explique Mehlem. "Auparavant, cela impliquait beaucoup de copie et de renommage."
Un système qui grandit avec l'organisation
Avec Boardwise, une structure a été créée qui peut continuer à se développer au-delà de l'utilisation initiale.
"Nous utilisons actuellement Boardwise pour evm, mais pouvons bien nous imaginer utiliser l'outil à l'avenir aussi pour nos participations", souligne Mehlem.
Ainsi naît en perspective une approche unifiée pour le travail des comités, qui déploie ses effets au-delà des sociétés individuelles et connecte l'organisation dans sa globalité.
Conclusion : Là où la structure naît, la complexité devient maîtrisable
Avec Boardwise, evm a modernisé de manière ciblée son travail de comités, vers une méthode de travail intégrée et sécurisée.
"Notre objectif était un lieu central où tous les documents sont regroupés et auquel les membres des comités peuvent accéder de manière fiable", conclut Janine Mehlem.
Le changement se manifeste non seulement par des gains d'efficacité, mais surtout par une collaboration plus transparente, plus structurée et plus fiable, qui répond aux exigences d'une infrastructure critique.
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