Website: www.evm.de
Styringsorganarbeid i sentrum av regional styring
Energieversorgung Mittelrhein AG (evm) er en etablert regional energileverandør med hovedkontor i Koblenz. Med rundt 1.000 ansatte sikrer selskapet pålitelig forsyning til kommuner, bedrifter og husholdninger, og overtar dermed en nøkkelrolle innenfor kritisk infrastruktur, hvor forsyningssikkerhet og pålitelighet har høyeste prioritet.
Som regionalt forankret selskap med mangfoldige eierandeler og klart definerte governance-strukturer skjer styringen på tvers av flere styringsnivåer, fra tilsynsrådet via styret til generalforsamlinger.
I sin rolle som referent for styrekontoret og styringsorganadministrasjon har Janine Mehlem ansvaret for organisatorisk styring av disse formatene, og befinner seg dermed i sentrum av selskapsvide avstemnings- og beslutningsprosesser.
"Tilsynsrådsmøtene finner som regel sted fire ganger i året, styremøtene hver fjortende dag, i tillegg kommer en hovedforsamling samt ytterligere generalforsamlinger", beskriver Janine Mehlem strukturen til de gjentagende møteformatene.
Etablerte prosesser med utviklingspotensial
Organiseringen av styringsorganarbeidet hos evm var basert på veletablerte og innkjørte arbeidsflyter over mange år. Samtidig støtte oppsettet på sine grenser med økende kompleksitet.
"Mye gikk via forskjellige kanaler og i ulike filformater", forklarer Mehlem. "Ofte ble innhold sendt frem og tilbake per e-post. Som følge sirkulerte det flere forskjellige versjoner."
Nettopp i avstemningen gjenspeiles den komplekse dynamikken i samarbeidet:
"Når tilbakemeldinger kommer samtidig fra flere retninger og må samordnes, er det forbundet med betydelig arbeidsmengde", sier Mehlem.
Med økende antall deltakere og temaer kom derfor ønsket om et neste utviklingstrinn mot en klart strukturert, felles arbeidsbase i fokus.
Ambisjonen: Sammenknytte struktur, effektivitet og sikkerhet
På denne bakgrunnen ble styringsorganarbeidet i konsernet målrettet transformert. I sentrum stod ikke bare digitalisering av eksisterende arbeidsflyter, men strukturell videreutvikling av de underliggende prosessene.
"Vi ønsket å gjøre vårt styringsorganarbeid mer effektivt, sikrere og mer strukturert og avbilde prosessen mer digitalt", beskriver Janine Mehlem beveggrunn for beslutningen til fordel for Boardwise.
I fokus stod særlig spørsmålet om hvordan avstemninger på tvers av flere deltakere kan organiseres konsistent og etterprøvbart.
Alternative løsningsansatser ble også vurdert:
"Vi så også på andre verktøy eller vurderte å utvikle en egen løsning i IT. Disse alternativene forkastet vi imidlertid", husker Mehlem.
Sikkerhet og datamyndighet som sentrale kriterier
Håndteringen av sensitiv informasjon spilte en sentral rolle. Som sterkt regulert miljø kommer spørsmålet om klare tilganger og databeskyttelse i fokus.
Med Boardwise ble det bevisst valgt en løsning hvor sikkerhet er forankret i eget systemmiljø og forblir etterprøvbar i daglig bruk.
"Dataene ligger i vårt eget miljø. Vi har myndigheten over dem og vet hvordan de er beskyttet", forklarer Mehlem.
Fra verktøy til pålitelig arbeidsbase - fra begynnelsen av
Ved siden av funksjonsomfanget var særlig intuitiv bruk avgjørende.
"For oss var det sentralt at verktøyet er brukervennlig for brukerne. Man bør ikke måtte orientere seg på nytt hver gang", understreker Janine Mehlem.
Denne oppfatningen gjenspeiles også i tilbakemeldingene fra styringsorganmedlemmene og viste seg i rask aksept i arbeidsalltagen.
"Boardwise møtte oss svært organisert og profesjonelt fra begynnelsen. Man ble tett fulgt opp, både faglig og teknisk. Alt gikk problemfritt", beskriver Janine Mehlem og fremhever særlig den pålitelige støtten. "Det finnes klare kontaktpersoner og raske tilbakemeldinger."
I tillegg bidro de ledsagende opplæringene til at styringsorganmedlemmene raskt fant seg til rette i systemet.
"At det fantes en slik mulighet ble tatt imot svært positivt, og dermed kunne vi raskt arbeide selvstendig."
Gjennom tett onboarding og ledsagende støtte utviklet Boardwise seg innen kort tid til et stabilt fundament for det daglige styringsorganarbeidet.
"Etter tre til fire møter følte jeg meg allerede trygg i bruken av verktøyet", fastslår Janine Mehlem.
30 minutters tidsbesparelse - bare i forberedelsen
Virkningen av verktøyet viser seg særlig i den operative hverdagen, hvor mange små, tidligere nødvendige trinn i dag merkbart reduseres. Særlig tydelig blir dette i protokollerstellingen:
"Tidligere måtte jeg åpne gamle protokoller, tilpasse innhold og formatere alt på nytt. Dette faller nå helt bort og jeg kan takket være Boardwise komme i gang direkte", kontrasterer Mehlem arbeidstrinnene før og etter innføringen av verktøyet.
Denne endringen viser seg ikke bare i forskjell i arbeidsflyter, men gjør seg tydelig tidsmessig merkbar:
"Jeg sparer per møte cirka 20 til 30 minutter bare gjennom bortfall av forberedelsen."
På samme måte forenkles agendaopprettelsen, som gjennom Boardwise skjer betydelig mer fleksibelt og mindre arbeidskrevende.
"At agendaen lar seg tilpasse per dra-og-slipp og alt innhold automatisk medføres, er en enorm lettelse", forklarer Mehlem. "Tidligere var dette forbundet med mye kopiering og omdøping."
Et system som vokser med organisasjonen
Med Boardwise ble det skapt en struktur som også kan videreutvikles utover den første bruken.
"Vi bruker Boardwise for tiden for evm, men kan godt tenke oss å bruke verktøyet fremtidig også for våre eierandeler", understreker Mehlem.
Slik oppstår det perspektivisk en enhetlig tilnærming for styringsorganarbeidet, som utfolder virkning utover enkelte selskaper og forbinder organisasjonen i sin helhet.
Konklusjon: Hvor struktur oppstår, blir kompleksitet styrbar
Med Boardwise har evm målrettet modernisert sitt styringsorganarbeid, mot en integrert og sikker arbeidsmåte.
"Vårt mål var et sentralt sted hvor alle dokumenter er samlet og som styringsorganmedlemmene kan få pålitelig tilgang til", konkluderer Janine Mehlem.
Endringen viser seg ikke bare i effektivitetsgevinster, men særlig i et mer transparent, strukturert og pålitelig samarbeid som oppfyller kravene til kritisk infrastruktur.
Klar for neste trinn i deres styringsorganarbeid?
Ønsker dere å strukturere styringsprosessene deres, utforme avstemninger effektivt og samtidig sikre høyeste sikkerhetsstandarder?
Boardwise forbinder governance, brukervennlighet og systemintegrasjon i én løsning, fullstendig innebygd i deres Microsoft-365-miljø.
👉 Forespør demo nå og opplev live hvordan integrert styringsorganarbeid fungerer i dag.
