Website: www.evm.de
Gremiumbeheer centraal in regionale sturing
Energieversorgung Mittelrhein AG (evm) is een gevestigde regionale energieleverancier gevestigd in Koblenz. Met ongeveer 1.000 medewerkers zorgt de onderneming voor betrouwbare energievoorziening aan gemeenten, bedrijven en huishoudens en vervult daarmee een sleutelrol binnen de kritieke infrastructuur, waar voorzieningszekerheid en betrouwbaarheid de hoogste prioriteit hebben.
Als regionaal verankerde onderneming met diverse deelnemingen en helder gedefinieerde governance-structuren vindt sturing plaats over meerdere gremiumlagen heen, van Raad van Commissarissen via Directie tot aan Aandeelhoudersvergaderingen.
In haar rol als referente voor het directiesecretariaat en gremiumbeheer is Janine Mehlem verantwoordelijk voor de organisatorische sturing van deze formaten en bevindt zich daarmee in het centrum van bedrijfsbrede afstem- en besluitvormingsprocessen.
"De vergaderingen van de Raad van Commissarissen vinden doorgaans vier keer per jaar plaats, de directievergaderingen elke twee weken, daarnaast komen een hoofdvergadering evenals verdere aandeelhoudersvergaderingen", beschrijft Janine Mehlem de structuur van de terugkerende vergaderformaten.
Gevestigde processen met ontwikkelingspotentieel
De organisatie van het gremiumbeheer bij evm was jarenlang gebaseerd op beproefde en ingespeelde werkprocessen. Tegelijkertijd bereikte de opstelling bij groeiende complexiteit steeds meer haar grenzen.
"Veel liep via verschillende kanalen en in uiteenlopende bestandsformaten", licht Mehlem toe. "Vaak werden inhouden per e-mail heen en weer gestuurd. Als gevolg circuleerden dan meerdere verschillende versies."
Juist in de afstemming weerspiegelde zich de complexe dynamiek van de samenwerking:
"Wanneer feedback tegelijkertijd uit meerdere richtingen komt en samengevoegd moet worden, is dat met aanzienlijke inspanning verbonden", aldus Mehlem.
Met groeiende aantallen betrokkenen en onderwerpen kwam daarmee de wens naar een volgende ontwikkelingsstap richting een helder gestructureerde, gemeenschappelijke werkbasis in focus.
De ambitie: Structuur, efficiëntie en veiligheid samenbrengen
Tegen deze achtergrond werd het gremiumbeheer van de groep gericht getransformeerd. Centraal stond daarbij niet de louter digitalisering van bestaande werkprocessen, maar de structurele doorontwikkeling van de onderliggende processen.
"Wij wilden ons gremiumbeheer efficiënter, veiliger en gestructureerder vormgeven en het proces digitaler afbeelden", beschrijft Janine Mehlem de beweegreden voor de beslissing ten gunste van Boardwise.
In focus stond daarbij met name de vraag hoe afstemmingen over meerdere betrokkenen heen consistent en navolgbaar georganiseerd kunnen worden.
Alternatieve oplossingsbenaderingen werden daarbij eveneens onderzocht:
"Wij hebben ook andere tools bekeken of overwogen een eigen oplossing in de IT te ontwikkelen. Deze opties hebben wij echter verworpen", herinnert Mehlem zich.
Veiligheid en data-eigenaarschap als centrale criteria
De omgang met gevoelige informatie speelde een centrale rol. Als sterk gereguleerde omgeving komt de vraag naar duidelijke toegangen en gegevensbescherming in focus.
Met Boardwise werd bewust een oplossing gekozen waarin veiligheid in de eigen systeemomgeving verankerd is en in het dagelijks gebruik navolgbaar blijft.
"De gegevens liggen in onze eigen omgeving. Wij hebben er zeggenschap over en weten hoe ze beschermd zijn", voert Mehlem aan.
Van tool naar betrouwbare werkbasis - vanaf het begin
Naast de functionaliteit was vooral intuïtief gebruik beslissend.
"Voor ons was centraal dat de tool voor de gebruikers gebruiksvriendelijk is. Men zou zich niet elke keer opnieuw moeten oriënteren", benadrukt Janine Mehlem.
Deze waarneming weerspiegelde zich ook in de feedback van de gremiumleden en toonde zich in snelle acceptatie in de werkalledaag.
"Boardwise is ons vanaf het begin zeer georganiseerd en professioneel tegemoet getreden. Men werd nauw begeleid, zowel vakinhoudelijk als technisch. Alles verliep vlekkeloos", beschrijft Janine Mehlem en benadrukt daarbij met name de betrouwbare ondersteuning. "Er zijn duidelijke contactpersonen en snelle terugkoppelingen."
Aanvullend droegen de begeleidende trainingen ertoe bij dat de gremiumleden zich snel in het systeem konden oriënteren.
"Dat er zo'n mogelijkheid was, werd zeer positief ontvangen, en daardoor konden wij snel zelfstandig werken."
Door de intensieve onboarding en begeleidende ondersteuning ontwikkelde Boardwise zich binnen korte tijd tot stabiele basis voor het dagelijks gremiumbeheer.
"Na drie tot vier vergaderingen voelde ik mij reeds zeker in het gebruik van de tool", stelt Janine Mehlem vast.
30 minuten tijdsbesparing - alleen al in de voorbereiding
De werking van de tool toont zich vooral in de operationele alledaag, waar veel kleine, voorheen noodzakelijke stappen vandaag merkbaar verminderen. Bijzonder duidelijk wordt dat in de protocollering:
"Voorheen moest ik oude protocollen openen, inhouden aanpassen en alles opnieuw formatteren. Dat valt nu volledig weg en ik kan dankzij Boardwise direct beginnen", contrasteert Mehlem de werkstappen voor en na de invoering van de tool.
Deze verandering toont zich niet alleen in een verschil in de werkprocessen, maar maakt zich tijdelijk duidelijk merkbaar:
"Ik bespaar per vergadering ongeveer 20 tot 30 minuten alleen al door het wegvallen van de voorbereiding."
Vergelijkbaar vereenvoudigd verloopt de agenda-opstelling, welke door Boardwise aanzienlijk flexibeler en minder bewerkelijk plaatsvindt.
"Dat de agenda per drag-and-drop aangepast kan worden en alle inhouden automatisch meegevoerd worden, is een enorme verlichting", verklaart Mehlem. "Voorheen was dat met veel kopiëren en hernoemen verbonden."
Een systeem dat met de organisatie meegroeit
Met Boardwise werd een structuur geschapen die zich ook voorbij het initiële gebruik laat doorontwikkelen.
"Wij gebruiken Boardwise momenteel voor evm, kunnen ons echter goed voorstellen de tool in de toekomst ook voor onze deelnemingen te gebruiken", benadrukt Mehlem.
Zo ontstaat perspectivisch een eenduidige benadering voor het gremiumbeheer, die voorbij individuele vennootschappen effect ontplooit en de organisatie in haar totaliteit verbindt.
Conclusie: Waar structuur ontstaat, wordt complexiteit stuurbaar
Met Boardwise heeft evm haar gremiumbeheer gericht gemoderniseerd, richting een geïntegreerde en veilige werkwijze.
"Ons doel was een centrale plaats waar alle documenten gebundeld zijn en waarop de gremiumleden betrouwbaar toegang kunnen krijgen", concludeert Janine Mehlem.
De verandering toont zich niet alleen in efficiëntiewinsten, maar vooral in transparantere, gestructureerdere en betrouwbaardere samenwerking, die aan de eisen van kritieke infrastructuur voldoet.
Klaar voor de volgende stap in uw gremiumbeheer?
Wilt u uw gremiumprocessen structureren, afstemmingen efficiënt vormgeven en tegelijkertijd hoogste veiligheidsstandaarden waarborgen?
Boardwise verbindt governance, gebruiksvriendelijkheid en systeemintegratie in één oplossing, volledig ingebed in uw Microsoft-365-omgeving.
👉 Nu demo aanvragen en live ervaren hoe geïntegreerd gremiumbeheer vandaag functioneert.
