Website: www.evm.de
Praca organów korporacyjnych w centrum regionalnego zarządzania
Energieversorgung Mittelrhein AG (evm) to ugruntowany regionalny dostawca energii z siedzibą w Koblencji. Zatrudniając około 1.000 pracowników, przedsiębiorstwo zapewnia niezawodne dostawy dla gmin, firm i gospodarstw domowych, pełniąc tym samym kluczową rolę w ramach infrastruktury krytycznej, gdzie bezpieczeństwo dostaw i niezawodność mają najwyższy priorytet.
Jako przedsiębiorstwo regionalnie zakorzenione z różnorodnymi udziałami i jasno zdefiniowanymi strukturami ładu korporacyjnego, zarządzanie odbywa się na wielu poziomach organów - od rady nadzorczej przez zarząd po zgromadzenia wspólników.
W swojej roli referenta ds. biura zarządu i zarządzania organami korporacyjnymi Janine Mehlem odpowiada za organizacyjne sterowanie tymi formatami i znajduje się w centrum ogólnofirmowych procesów uzgadniania i podejmowania decyzji.
"Posiedzenia rady nadzorczej odbywają się zazwyczaj cztery razy w roku, posiedzenia zarządu co dwa tygodnie, dodatkowo mamy walne zgromadzenie oraz kolejne zgromadzenia wspólników" - opisuje Janine Mehlem strukturę powracających formatów posiedzeń.
Ugruntowane procesy z potencjałem rozwoju
Organizacja pracy organów korporacyjnych w evm przez lata opierała się na sprawdzonych i dobrze zgranych procesach. Jednocześnie to rozwiązanie przy rosnącej złożoności coraz bardziej osiągało swoje granice.
"Wiele rzeczy odbywało się przez różne kanały i w różnych formatach plików" - wyjaśnia Mehlem. "Często treści były przesyłane tam i z powrotem przez e-mail. W rezultacie krążyło wtedy kilka różnych wersji."
Szczególnie w uzgodnieniach odbijała się złożona dynamika współpracy:
"Kiedy informacje zwrotne przychodzą jednocześnie z kilku kierunków i muszą zostać połączone, wiąże się to ze znacznym nakładem pracy" - mówi Mehlem.
Wraz z rosnącą liczbą uczestników i tematów, w centrum uwagi znalazło się dążenie do kolejnego kroku rozwojowego w kierunku jasno ustrukturyzowanej, wspólnej bazy pracy.
Ambicja: Połączenie struktury, efektywności i bezpieczeństwa
Na tym tle praca organów korporacyjnych grupy została ukierunkowanie przekształcona. W centrum znajdowała się nie tylko digitalizacja istniejących procesów, ale strukturalny rozwój podstawowych procedur.
"Chcieliśmy uczynić naszą pracę organów korporacyjnych bardziej efektywną, bezpieczną i ustrukturyzowaną oraz odwzorować proces w sposób bardziej cyfrowy" - opisuje Janine Mehlem motyw decyzji na rzecz Boardwise.
W centrum uwagi znajdowało się szczególnie pytanie, jak zorganizować uzgodnienia z udziałem kilku uczestników w sposób spójny i zrozumiały.
Alternatywne podejścia rozwiązań również zostały sprawdzone:
"Przyjrzeliśmy się także innym narzędziom lub zastanawialiśmy się nad opracowaniem własnego rozwiązania w IT. Te opcje jednak odrzuciliśmy" - wspomina Mehlem.
Bezpieczeństwo i suwerenność danych jako centralne kryteria
Centralne znaczenie odgrywało obchodzenie się z informacjami wrażliwymi. Jako środowisko silnie regulowane, w centrum uwagi znajduje się kwestia jasnych dostępów i ochrony danych.
Z Boardwise świadomie wybrano rozwiązanie, w którym bezpieczeństwo jest zakotwiczone we własnym środowisku systemowym i pozostaje zrozumiałe w codziennym użytkowaniu.
"Dane znajdują się w naszym własnym środowisku. Mamy nad nimi kontrolę i wiemy, jak są chronione" - wyjaśnia Mehlem.
Od narzędzia do niezawodnej bazy pracy - od samego początku
Oprócz zakresu funkcjonalności, decydujące było przede wszystkim intuicyjne użytkowanie.
"Dla nas centralne było to, aby narzędzie było przyjazne dla użytkowników. Nie powinno się musieć za każdym razem na nowo orientować" - podkreśla Janine Mehlem.
To postrzeganie odbijało się również w feedbacku członków organów i przejawiało w szybkiej akceptacji w codziennej pracy.
"Boardwise od początku podeszło do nas bardzo zorganizowanie i profesjonalnie. Byliśmy ściśle wspierani, zarówno merytorycznie jak i technicznie. Wszystko przebiegało bez zakłóceń" - opisuje Janine Mehlem i podkreśla szczególnie niezawodne wsparcie. "Są jasni kontakty i szybkie informacje zwrotne."
Dodatkowo towarzyszące szkolenia przyczyniły się do tego, że członkowie organów szybko odnaleźli się w systemie.
"To, że była taka możliwość, zostało bardzo pozytywnie odebrane i dzięki temu mogliśmy szybko pracować samodzielnie."
Poprzez ścisłe wdrożenie i towarzyszące wsparcie Boardwise w krótkim czasie rozwinęło się w stabilną podstawę codziennej pracy organów korporacyjnych.
"Po trzech do czterech posiedzeniach czułam się już pewnie w korzystaniu z narzędzia" - stwierdza Janine Mehlem.
30 minut oszczędności czasu - tylko w przygotowaniu
Działanie narzędzia pokazuje się przede wszystkim w operacyjnej codzienności, gdzie wiele małych, wcześniej koniecznych kroków dziś odczuwalnie się redukuje. Szczególnie wyraźne jest to w tworzeniu protokołów:
"Wcześniej musiałam otwierać stare protokoły, dostosowywać treści i wszystko formatować na nowo. To teraz całkowicie odpada i mogę dzięki Boardwise od razu zacząć" - kontrastuje Mehlem kroki pracy przed i po wprowadzeniu narzędzia.
Ta zmiana pokazuje się nie tylko w różnicy w procesach pracy, ale czyni się jasno zauważalna czasowo:
"Oszczędzam na posiedzenie około 20 do 30 minut tylko przez odpadnięcie przygotowania."
Podobnie upraszcza się tworzenie agendy, które poprzez Boardwise odbywa się znacznie bardziej elastycznie i mniej pracochłonnie.
"To, że agenda może być dostosowywana per przeciągnij i upuść, a wszystkie treści są automatycznie przenoszone, to ogromne ułatwienie" - wyjaśnia Mehlem. "Wcześniej było to związane z dużym kopiowaniem i przemianowywaniem."
System, który rośnie z organizacją
Z Boardwise została stworzona struktura, która może się rozwijać również poza początkowym użytkowaniem.
"Obecnie wykorzystujemy Boardwise dla evm, ale możemy sobie dobrze wyobrazić wykorzystanie narzędzia w przyszłości również dla naszych udziałów" - podkreśla Mehlem.
Tak perspektywicznie powstaje jednolite podejście do pracy organów korporacyjnych, które rozwija działanie poza poszczególnymi spółkami i łączy organizację w jej całości.
Podsumowanie: Gdzie powstaje struktura, złożoność staje się sterowalna
Z Boardwise evm ukierunkowała modernizację swojej pracy organów korporacyjnych w kierunku zintegrowanego i bezpiecznego sposobu pracy.
"Naszym celem było centralne miejsce, w którym wszystkie dokumenty są zgromadzone i na które członkowie organów mogą niezawodnie uzyskać dostęp" - konkluduje Janine Mehlem.
Zmiana pokazuje się nie tylko w zyskach efektywności, ale przede wszystkim w bardziej transparentnej, ustrukturyzowanej i niezawodnej współpracy, która spełnia wymagania infrastruktury krytycznej.
Gotowi na następny krok w pracy organów korporacyjnych?
Chcą Państwo ustrukturyzować swoje procesy organów, efektywnie kształtować uzgodnienia i jednocześnie zapewniać najwyższe standardy bezpieczeństwa?
Boardwise łączy ład korporacyjny, przyjazność użytkowania i integrację systemową w jednym rozwiązaniu, w pełni osadzonym w środowisku Microsoft 365.
👉 Zamów teraz demo i doświadcz na żywo, jak dziś funkcjonuje zintegrowana praca organów korporacyjnych.
