Website: https://www.zeiss.com/semiconductor-manufacturing-technology/home.html
Wo Technologie auf Entscheidungen trifft: Gremienarbeit bei SMT
Die ZEISS Semiconductor Manufacturing Technology GmbH (SMT) ist Teil der Halbleitersparte der Carl Zeiss AG und agiert in einem technologiegetriebenen Umfeld, das durch komplexe Sachverhalte, hohe Abstimmungsbedarfe und klare regulatorische Rahmenbedingungen geprägt ist. Gremienarbeit bildet vor diesem Hintergrund einen zentralen Bestandteil wirksamer Steuerung und organisatorischer Verlässlichkeit.
In seiner Rolle als Vorstandsreferent begleitet Jakob Raddatz die Arbeit des Executive Managements und verantwortet die Vorbereitung, Durchführung und Nachverfolgung zentraler Management- und Board-Meetings. Inzwischen ist das System ein fester Bestandteil des operativen Alltags.
„Wir haben Boardwise im Sommer 2025 eingeführt. Live sind wir seit etwa drei bis vier Monaten“, beschreibt Raddatz den aktuellen Stand.
Wenn Routineprozesse zum Zeitfaktor werden
Im Arbeitsalltag rund um Management- und Board-Meetings zeigte sich bei ZEISS SMT vor allem eines: Der Aufwand resultierte aus einer Vielzahl wiederkehrender Arbeitsschritte, die sich über Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung verteilten.
„Im Alltag gab es drei zentrale Herausforderungen: Terminverschiebungen, den hohen manuellen Aufwand bei der Protokollerstellung und das Assignment-Tracking“, erläutert Jakob Raddatz.
Besonders sichtbar wurde dies in der Agenda-Arbeit. Änderungen einzelner Tagesordnungspunkte blieben selten isoliert, sondern hatten Auswirkungen auf weitere Punkte, Zeitfenster und Abstimmungen.
Auch die Protokollerstellung war durch zahlreiche Detailarbeiten geprägt. Informationen wie Zeiten, Teilnehmende oder Anwesenheiten lagen zwar grundsätzlich vor, mussten jedoch aus verschiedenen Quellen zusammengeführt und manuell übertragen werden.
Ähnlich verhielt es sich bei der Aufgabenverfolgung:
„Aufgaben wurden manuell aus dem Protokoll in Excel übertragen und separat nachgehalten“, beschreibt Raddatz die frühere Praxis.
Die Entscheidung für eine durchgängige Lösung
Im Rahmen der Suche nach einer geeigneten Lösung setzte sich ZEISS SMT auch mit alternativen Ansätzen auseinander. Dazu zählte unter anderem eine stark SharePoint-basierte Anwendung, die intern evaluiert wurde. In der praktischen Anwendung zeigte sich jedoch, dass dieser Ansatz die spezifischen Anforderungen der Gremienarbeit nur eingeschränkt abbilden konnte.
Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten von Boardwise war die Möglichkeit, Gremienarbeit als durchgängigen Prozess abzubilden.
„Die Entscheidung war eindeutig: der Funktionsumfang – und die Integration in Microsoft 365“, fasst Raddatz die Entscheidungsgrundlage zusammen.
Zusätzlich wirkte sich die Konzernstruktur beschleunigend auf den Entscheidungsprozess aus. Da zentrale IT- und Security-Prüfungen bereits auf Konzernebene erfolgt waren, entfiel für ZEISS SMT ein erheblicher Teil des sonst üblichen Abstimmungsaufwands.
Nahtloser Übergang in den operativen Betrieb
Der Start mit Boardwise wurde bei ZEISS SMT bewusst praxisnah gestaltet. Vor Ort konnte sich das Team ein konkretes Bild von den Abläufen in der Praxis machen.
„Das Onboarding war sehr gut organisiert. Die Funktionen wurden erläutert und Fragen beantwortet“, berichtet Jakob Raddatz.
Besonders relevant war für ZEISS SMT der unmittelbare Übergang vom Onboarding in den laufenden Betrieb. Die Einführung endete nicht mit der Systemfreigabe, sondern ging direkt in eine verlässliche Betreuung über.
„Der Übergang vom Onboarding in die laufende Betreuung war sehr fließend. Ich habe feste Ansprechpartner, regelmäßige Abstimmungstermine und kenne den für uns zuständigen Entwickler“, so Raddatz.
Dass diese Struktur auch im Alltag trägt, zeigte sich aus seiner Sicht frühzeitig.
„Ein Thema, das wir adressiert haben, wurde innerhalb von rund 20 Stunden gelöst“, ergänzt Raddatz.
Spürbare Effekte in Vorbereitung und Nachbereitung
Die Wirkung von Boardwise zeigt sich bei ZEISS SMT insbesondere dort, wo zuvor ein hoher manueller Koordinationsaufwand anfiel. Vor allem in der Nachbereitung von Meetings wurden Prozesse deutlich vereinfacht und beschleunigt.
„In der Vorbereitung sparen wir rund 25 Prozent Zeit, vor allem durch automatisierte Terminverschiebungen. In der Nachbereitung liegt die Zeitersparnis bei etwa 50 Prozent“, erläutert Jakob Raddatz.
Insbesondere Protokollerstellung, Abstimmung einzelner Inhalte sowie die Aufgabenverfolgung greifen heute deutlich besser ineinander. Tätigkeiten, die zuvor über mehrere Schritte und Systeme hinweg organisiert waren, lassen sich nun in einem durchgängigen Prozess abbilden.
„Protokollerstellung, Abstimmungen und Assignment-Tracking verursachen heute deutlich weniger manuellen Aufwand“, fasst Raddatz die Veränderungen zusammen.
Entlastung über mehrere Rollen hinweg
Boardwise entfaltet seine Wirkung bei ZEISS SMT entlang der gesamten Gremienarbeit. Dokumente stehen dort zur Verfügung, wo sie entstehen, Terminänderungen greifen automatisch und Aufgaben bleiben jederzeit transparent nachvollziehbar.
Davon profitieren unterschiedliche Rollen im Alltag: Präsentierende können Inhalte eigenständig aktualisieren, Assistenzteams werden von manuellen Pflege- und Versandaufwänden entlastet, und das Executive Management erhält eine klare Übersicht über Agenden und Aufgaben.
Entscheidend für die breite Nutzung ist dabei auch die geringe Einstiegshürde.
„Die Benutzeroberfläche ist intuitiv gestaltet. Gerade für das Executive Management ist das ein wichtiger Aspekt“, betont Jakob Raddatz.
Umlaufbeschlüsse: Der nächste logische Schritt
Neben Meetings gewinnen Umlaufbeschlüsse bei ZEISS SMT zunehmend an Bedeutung. Bislang waren sie durch zahlreiche manuelle Einzelschritte geprägt.
„Der Prozess umfasste Vorlagen, PDFs, Signaturen, Rückläufe und zusätzliche Dokumentationslisten – eine sehr aufwendige administrative Kette“, beschreibt Jakob Raddatz die Ausgangssituation.
Mit Boardwise wird dieser Prozess neu strukturiert und als integrierter Bestandteil der Gremienarbeit abgebildet. Der Entscheidungsverlauf bleibt dabei vollständig transparent.
„Der Prozess wird vollständig nachvollziehbar dokumentiert. Es ist jederzeit ersichtlich, wer welchen Schritt vorgenommen hat“, erläutert Raddatz.
Der Effizienzgewinn ist erheblich: „Allein durch den Wegfall der administrativen Kette rechnen wir mit einer Einsparung von mindestens einem Drittel des bisherigen Aufwands, eher in Richtung 50 Prozent“, so Raddatz.
Fazit: Eine tragfähige Basis mit klarer Perspektive
Mit Boardwise hat ZEISS SMT die Gremienarbeit dort neu ausgerichtet, wo zuvor zahlreiche manuelle Zwischenschritte Prozesse gebremst haben. Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung folgen heute einer klaren Logik, greifen konsistent ineinander und schaffen belastbare Transparenz über Entscheidungen hinweg.
Langfristig plant ZEISS SMT zudem, KI-Funktionen stärker in die Protokollerstellung einzubinden.
„Boardwise in drei Worten: Effizient, benutzerfreundlich, funktionsreich“, bringt es Jakob Raddatz auf den Punkt.
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