Website: https://www.zeiss.com/semiconductor-manufacturing-technology/home.html
Quand la technologie rencontre les décisions: le travail en comité chez SMT
ZEISS Semiconductor Manufacturing Technology GmbH (SMT) fait partie de la division semi-conducteurs de Carl Zeiss AG et évolue dans un environnement technologique caractérisé par des enjeux complexes, des besoins élevés de coordination et un cadre réglementaire strict. Dans ce contexte, le travail en comité constitue un élément central d'une gouvernance efficace et de la fiabilité organisationnelle.
Dans son rôle de référent du conseil d'administration, Jakob Raddatz accompagne le travail de la direction générale et est responsable de la préparation, de la conduite et du suivi des réunions centrales de management et de conseil d'administration. Le système fait désormais partie intégrante du quotidien opérationnel.
« Nous avons implémenté Boardwise durant l'été 2025. Nous sommes en production depuis environ trois à quatre mois », décrit Raddatz concernant l'état actuel.
Quand les processus routiniers deviennent un facteur temps
Dans le quotidien des réunions de management et de conseil d'administration chez ZEISS SMT, une problématique ressortait particulièrement : la charge de travail résultait d'une multitude d'étapes récurrentes réparties entre la préparation, la conduite et le suivi.
« Au quotidien, nous avions trois défis centraux: les reports de réunions, la charge manuelle élevée pour l'établissement des procès-verbaux et le suivi des missions », explique Jakob Raddatz.
Cela était particulièrement visible dans le travail sur l'ordre du jour. Les modifications de points individuels restaient rarement isolées et avaient des répercussions sur d'autres points, créneaux horaires et coordinations.
L'établissement des procès-verbaux était également caractérisé par de nombreux travaux de détail. Les informations comme les horaires, les participants ou les présences étaient certes disponibles en principe, mais devaient être consolidées à partir de différentes sources et transférées manuellement.
Il en allait de même pour le suivi des tâches:
« Les tâches étaient transférées manuellement du procès-verbal vers Excel et suivies séparément », décrit Raddatz l'ancienne pratique.
La décision pour une solution intégrée
Dans le cadre de la recherche d'une solution appropriée, ZEISS SMT s'est également penchée sur des approches alternatives. Cela comprenait notamment une application fortement basée sur SharePoint qui a été évaluée en interne. Dans l'application pratique, il s'est cependant avéré que cette approche ne pouvait répondre qu'de manière limitée aux exigences spécifiques du travail en comité.
La possibilité de représenter le travail en comité comme un processus intégré a été déterminante pour la décision en faveur de Boardwise.
« La décision était claire: l'étendue fonctionnelle – et l'intégration dans Microsoft 365 », résume Raddatz les fondements de la décision.
De plus, la structure du groupe a accéléré le processus de décision. Les vérifications centrales IT et sécurité ayant déjà été effectuées au niveau du groupe, une partie considérable des efforts de coordination habituels a été évitée pour ZEISS SMT.
Transition fluide vers l'exploitation opérationnelle
Le démarrage avec Boardwise chez ZEISS SMT a été conçu de manière délibérément pratique. Sur site, l'équipe a pu se faire une image concrète des processus dans la pratique.
« L'intégration était très bien organisée. Les fonctions ont été expliquées et les questions ont trouvé des réponses », rapporte Jakob Raddatz.
La transition immédiate de l'intégration vers l'exploitation courante était particulièrement pertinente pour ZEISS SMT. L'implémentation ne s'est pas terminée avec la mise en service du système, mais a directement évolué vers un accompagnement fiable.
« La transition de l'intégration vers l'accompagnement courant a été très fluide. J'ai des interlocuteurs fixes, des rendez-vous de coordination réguliers et je connais le développeur responsable de notre compte », indique Raddatz.
Que cette structure fonctionne aussi au quotidien s'est révélé précocement de son point de vue.
« Un sujet que nous avons adressé a été résolu en environ 20 heures », ajoute Raddatz.
Effets tangibles en préparation et suivi
L'impact de Boardwise se manifeste chez ZEISS SMT particulièrement là où un effort de coordination manuelle élevé était précédemment requis. Les processus ont été considérablement simplifiés et accélérés, notamment dans le suivi des réunions.
« En préparation, nous économisons environ 25 pour cent de temps, principalement grâce aux reports automatisés de réunions. En suivi, l'économie de temps s'élève à environ 50 pour cent », explique Jakob Raddatz.
Notamment l'établissement des procès-verbaux, la coordination de contenus individuels ainsi que le suivi des tâches s'articulent aujourd'hui nettement mieux entre eux. Les activités qui étaient auparavant organisées sur plusieurs étapes et systèmes peuvent désormais être représentées dans un processus intégré.
« L'établissement des procès-verbaux, les coordinations et le suivi des missions génèrent aujourd'hui nettement moins d'effort manuel », résume Raddatz les changements.
Allègement sur plusieurs rôles
Boardwise déploie son impact chez ZEISS SMT tout au long du travail en comité. Les documents sont disponibles là où ils sont créés, les changements de rendez-vous s'appliquent automatiquement et les tâches restent transparentes et traçables à tout moment.
Différents rôles en bénéficient au quotidien : les présentateurs peuvent actualiser les contenus de manière autonome, les équipes d'assistance sont allégées des efforts manuels de maintenance et d'envoi, et la direction générale obtient une vision claire des ordres du jour et des tâches.
Le faible seuil d'entrée est également déterminant pour l'utilisation étendue.
« L'interface utilisateur est conçue de manière intuitive. C'est un aspect important particulièrement pour la direction générale », souligne Jakob Raddatz.
Décisions circulaires: la prochaine étape logique
Outre les réunions, les décisions circulaires gagnent progressivement en importance chez ZEISS SMT. Jusqu'à présent, elles étaient caractérisées par de nombreuses étapes manuelles individuelles.
« Le processus comprenait des modèles, des PDF, des signatures, des retours et des listes de documentation supplémentaires – une chaîne administrative très lourde », décrit Jakob Raddatz la situation de départ.
Avec Boardwise, ce processus est restructuré et représenté comme un élément intégré du travail en comité. Le déroulement décisionnel reste entièrement transparent.
« Le processus est documenté de manière entièrement traçable. Il est visible à tout moment qui a effectué quelle étape », explique Raddatz.
Le gain d'efficacité est considérable: « Rien que par la suppression de la chaîne administrative, nous comptons sur une économie d'au moins un tiers de l'effort actuel, plutôt dans la direction de 50 pour cent », indique Raddatz.
Conclusion: une base solide avec une perspective claire
Avec Boardwise, ZEISS SMT a réorienté le travail en comité là où de nombreuses étapes manuelles intermédiaires freinaient auparavant les processus. La préparation, la conduite et le suivi suivent aujourd'hui une logique claire, s'articulent de manière cohérente et créent une transparence fiable sur les décisions.
À long terme, ZEISS SMT prévoit également d'intégrer davantage les fonctions IA dans l'établissement des procès-verbaux.
« Boardwise en trois mots: Efficace, convivial, riche en fonctionnalités », résume Jakob Raddatz.
Prêt pour la prochaine étape dans votre travail en comité?
Vous souhaitez représenter ordres du jour, procès-verbaux, tâches et décisions circulaires dans un système intégré – au lieu de travailler avec des fichiers individuels, des listes et du copier-coller ?
Boardwise réunit structure, transparence et engagement dans une solution de gouvernance moderne – entièrement intégrée dans Microsoft 365.
👉 Demandez maintenant une démonstration et découvrez comment fonctionne le travail en comité aujourd'hui.
