Website: https://www.zeiss.com/semiconductor-manufacturing-technology/home.html
Där teknologi möter beslut: Styrelsearbit hos SMT
ZEISS Semiconductor Manufacturing Technology GmbH (SMT) är en del av halvledardivisionen inom Carl Zeiss AG och verkar i en teknikdriven miljö som präglas av komplexa förhållanden, höga samordningsbehov och tydliga regulatoriska ramar. Styrelsearbit utgör mot denna bakgrund en central beståndsdel av effektiv styrning och organisatorisk tillförlitlighet.
I sin roll som styrelsereferent följer Jakob Raddatz ledningens arbete och ansvarar för förberedelsen, genomförandet och uppföljningen av centrala management- och styrelsemöten. Systemet är numera en fast beståndsdel av den operativa vardagen.
"Vi introducerade Boardwise sommaren 2025. Vi har varit live i cirka tre till fyra månader", beskriver Raddatz det aktuella läget.
När rutinprocesser blir en tidsfaktor
I arbetsvardag kring management- och styrelsemöten visade sig framför allt en sak hos ZEISS SMT: Arbetsinsatsen resulterade från en mängd återkommande arbetssteg som fördelades över förberedelse, genomförande och efterbearbetning.
"I vardagen fanns det tre centrala utmaningar: tidsomplanering, den höga manuella arbetsinsatsen vid protokollskapande och assignment-tracking", förklarar Jakob Raddatz.
Detta blev särskilt synligt i dagordningsarbetet. Ändringar av enskilda dagordningspunkter förblev sällan isolerade utan påverkade ytterligare punkter, tidsramar och avstämningar.
Även protokollskapandet präglades av många detaljarbeten. Information som tider, deltagare eller närvaro fanns visserligen grundläggande tillgänglig men behövde sammanföras från olika källor och överföras manuellt.
På liknande sätt förhöll det sig med uppgiftsuppföljningen:
"Uppgifter överfördes manuellt från protokollet till Excel och följdes upp separat", beskriver Raddatz den tidigare praxisen.
Beslutet för en genomgripande lösning
I samband med sökandet efter en lämplig lösning utvärderade ZEISS SMT även alternativa ansatser. Dit hörde bland annat en starkt SharePoint-baserad tillämpning som utvärderades internt. I praktisk tillämpning visade det sig dock att denna ansats endast begränsat kunde avbilda de specifika kraven för styrelsearbit.
Avgörande för beslutet till förmån för Boardwise var möjligheten att avbilda styrelsearbit som en genomgripande process.
"Beslutet var entydigt: funktionsomfånget – och integrationen i Microsoft 365", sammanfattar Raddatz beslutsunderlaget.
Dessutom verkade koncernstrukturen accelererande på beslutsprocessen. Eftersom centrala IT- och säkerhetsprövningar redan hade skett på koncernnivå bortföll för ZEISS SMT en betydande del av den annars vanliga samordningsinsatsen.
Sömlös övergång till operativ drift
Starten med Boardwise utformades medvetet praxisnära hos ZEISS SMT. På plats kunde teamet skaffa sig en konkret bild av förloppen i praktiken.
"Onboardingen var mycket välorganiserad. Funktionerna förklarades och frågor besvarades", berättar Jakob Raddatz.
Särskilt relevant för ZEISS SMT var den omedelbara övergången från onboarding till löpande drift. Införandet slutade inte med systemfrigörandet utan övergick direkt i en tillförlitlig support.
"Övergången från onboarding till löpande support var mycket flytande. Jag har fasta kontaktpersoner, regelbundna avstämningsmöten och känner utvecklaren som ansvarar för oss", säger Raddatz.
Att denna struktur även bär i vardagen visade sig enligt hans uppfattning tidigt.
"Ett ärende som vi adresserade löstes inom cirka 20 timmar", tillägger Raddatz.
Märkbara effekter i förberedelse och efterbearbetning
Effekten av Boardwise visar sig hos ZEISS SMT särskilt där det tidigare fanns en hög manuell samordningsinsats. Framför allt i efterbearbetningen av möten förenklades och accelererades processerna märkbart.
"I förberedelsen sparar vi cirka 25 procent tid, framför allt genom automatiserade tidsomplaneringar. I efterbearbetningen ligger tidsbesparingen på cirka 50 procent", förklarar Jakob Raddatz.
Särskilt protokollskapande, avstämning av enskilda innehåll samt uppgiftsuppföljning samverkar idag märkbart bättre. Aktiviteter som tidigare organiserades över flera steg och system kan nu avbildas i en genomgripande process.
"Protokollskapande, avstämningar och assignment-tracking orsakar idag märkbart mindre manuell arbetsinsats", sammanfattar Raddatz förändringarna.
Avlastning över flera roller
Boardwise utvecklar sin effekt hos ZEISS SMT längs hela styrelsearbit. Dokument finns tillgängliga där de uppstår, tidsändringar verkar automatiskt och uppgifter förblir alltid transparent spårbara.
Därav drar nytta olika roller i vardagen: Presentatörer kan uppdatera innehåll självständigt, assistentteam avlastas från manuella underhålls- och utskicksinsatser, och ledningen erhåller en tydlig översikt över dagordningar och uppgifter.
Avgörande för den breda användningen är även den låga inträdestroökeln.
"Användargränssnittet är intuitivt utformat. Särskilt för ledningen är detta en viktig aspekt", betonar Jakob Raddatz.
Cirkulärbeslut: Det nästa logiska steget
Utöver möten vinner cirkulärbeslut hos ZEISS SMT alltmer betydelse. Hittills präglades de av många manuella enskilda steg.
"Processen omfattade mallar, PDF:er, signaturer, återkomster och ytterligare dokumentationslistor – en mycket arbetskrävande administrativ kedja", beskriver Jakob Raddatz utgångsläget.
Med Boardwise omstruktureras denna process och avbildas som integrerad beståndsdel av styrelsearbit. Beslutsförloppet förblir därvid helt transparent.
"Processen dokumenteras helt spårbart. Det är alltid ersichtligt vem som vidtagit vilket steg", förklarar Raddatz.
Effektivitetsvinsten är betydande: "Enbart genom bortfallet av den administrativa kedjan räknar vi med en besparing på minst en tredjedel av den hittillsvarande insatsen, snarare i riktning mot 50 procent", så Raddatz.
Slutsats: En hållbar grund med tydligt perspektiv
Med Boardwise har ZEISS SMT omorienterat styrelsearbit där många manuella mellansteg tidigare bromsat processer. Förberedelse, genomförande och efterbearbetning följer idag en tydlig logik, samverkar konsekvent och skapar belastbar transparens över beslut.
Långsiktigt planerar ZEISS SMT även att starkare integrera AI-funktioner i protokollskapandet.
"Boardwise i tre ord: Effektiv, användarvänlig, funktionsrik", sammanfattar Jakob Raddatz.
Redo för nästa steg i ert styrelsearbit?
Ni vill avbilda dagordningar, protokoll, uppgifter och cirkulärbeslut i ett integrerat system – istället för att arbeta med enskilda filer, listor och copy-paste?
Boardwise förenar struktur, transparens och förbindlighet i en modern governance-lösning – helt inbäddad i Microsoft 365.
👉 Begär demo nu och upplev hur styrelsearbit fungerar idag.
