Website: https://www.zeiss.com/semiconductor-manufacturing-technology/home.html
Gdzie technologia spotyka się z decyzjami: Praca organów kolegialnych w SMT
ZEISS Semiconductor Manufacturing Technology GmbH (SMT) jest częścią działu półprzewodnikowego Carl Zeiss AG i działa w środowisku napędzanym technologią, charakteryzującym się złożonymi zagadnieniami, wysokimi potrzebami koordynacji i jasnymi ramami regulacyjnymi. Praca organów kolegialnych stanowi w tym kontekście centralny element skutecznego kierowania i niezawodności organizacyjnej.
W swojej roli jako referent zarządu Jakob Raddatz wspiera pracę Executive Management i odpowiada za przygotowanie, przeprowadzenie i monitoring kluczowych spotkań kierownictwa i zarządu. Obecnie system stanowi stały element codziennej działalności operacyjnej.
"Wdrożyliśmy Boardwise latem 2025 roku. Działamy na żywo od około trzech do czterech miesięcy", opisuje Raddatz obecny stan.
Gdy procesy rutynowe stają się czynnikiem czasowym
W codziennej pracy związanej ze spotkaniami kierownictwa i zarządu w ZEISS SMT pokazało się przede wszystkim jedno: nakład pracy wynikał z wielu powracających kroków roboczych, które rozciągały się na przygotowanie, przeprowadzenie i następne działania.
"W codzienności występowały trzy główne wyzwania: przesunięcia terminów, wysoki nakład manualny przy tworzeniu protokołów i śledzenie zadań", wyjaśnia Jakob Raddatz.
Szczególnie widoczne było to w pracy nad agendą. Zmiany pojedynczych punktów porządku obrad rzadko pozostawały izolowane, lecz miały wpływ na kolejne punkty, okna czasowe i uzgodnienia.
Również tworzenie protokołów charakteryzowało się licznymi pracami szczegółowymi. Informacje takie jak czasy, uczestników czy obecności były co prawda dostępne, jednak musiały być łączone z różnych źródeł i przenoszone manualnie.
Podobnie było ze śledzeniem zadań:
"Zadania były przenoszone manualnie z protokołu do Excela i prowadzone oddzielnie", opisuje Raddatz wcześniejszą praktykę.
Decyzja o kompleksowym rozwiązaniu
W ramach poszukiwań odpowiedniego rozwiązania ZEISS SMT zajął się również alternatywnymi podejściami. Zaliczała się do nich między innymi aplikacja silnie oparta na SharePoint, która była oceniana wewnętrznie. W praktycznym zastosowaniu okazało się jednak, że to podejście mogło odzwierciedlać specyficzne wymagania pracy organów kolegialnych tylko w ograniczonym zakresie.
Decydującą dla wyboru Boardwise była możliwość odwzorowania pracy organów kolegialnych jako kompleksowego procesu.
"Decyzja była jednoznaczna: zakres funkcjonalności – i integracja z Microsoft 365", podsumowuje Raddatz podstawę decyzji.
Dodatkowo struktura koncernu wpłynęła przyspieszająco na proces decyzyjny. Ponieważ centralne sprawdzenia IT i bezpieczeństwa zostały już przeprowadzone na poziomie koncernu, dla ZEISS SMT odpadła znaczna część zwykle wymaganego nakładu koordynacyjnego.
Płynne przejście do działalności operacyjnej
Start z Boardwise w ZEISS SMT został świadomie zaprojektowany w sposób praktyczny. Na miejscu zespół mógł uzyskać konkretny obraz przebiegu procesów w praktyce.
"Onboarding był bardzo dobrze zorganizowany. Funkcje zostały wyjaśnione i pytania uzyskały odpowiedzi", relacjonuje Jakob Raddatz.
Szczególnie istotne dla ZEISS SMT było bezpośrednie przejście z onboardingu do bieżącej działalności. Wdrożenie nie skończyło się na udostępnieniu systemu, lecz przeszło bezpośrednio w niezawodną opiekę.
"Przejście z onboardingu do bieżącej opieki było bardzo płynne. Mam stałych partnerów kontaktowych, regularne terminy uzgodnień i znam odpowiedzialnego za nas developera", mówi Raddatz.
Że ta struktura sprawdza się również w codzienności, pokazało się z jego perspektywy wcześnie.
"Kwestia, którą poruszyliśmy, została rozwiązana w ciągu około 20 godzin", dodaje Raddatz.
Odczuwalne efekty w przygotowaniu i następnych działaniach
Działanie Boardwise pokazuje się w ZEISS SMT szczególnie tam, gdzie wcześniej występował wysoki nakład manualnej koordynacji. Przede wszystkim w następnych działaniach po spotkaniach procesy zostały wyraźnie uproszczone i przyspieszone.
"W przygotowaniu oszczędzamy około 25 procent czasu, przede wszystkim dzięki automatycznym przesunięciom terminów. W następnych działaniach oszczędność czasu wynosi około 50 procent", wyjaśnia Jakob Raddatz.
Szczególnie tworzenie protokołów, uzgadnianie poszczególnych treści oraz śledzenie zadań współgrają dziś wyraźnie lepiej. Czynności, które wcześniej były organizowane przez wiele kroków i systemów, można teraz odwzorować w kompleksowym procesie.
"Tworzenie protokołów, uzgodnienia i śledzenie zadań powodują dziś wyraźnie mniejszy nakład manualny", podsumowuje Raddatz zmiany.
Odciążenie w wielu rolach
Boardwise rozwija swoje działanie w ZEISS SMT wzdłuż całej pracy organów kolegialnych. Dokumenty są dostępne tam, gdzie powstają, zmiany terminów działają automatycznie, a zadania pozostają zawsze transparentnie śledzalne.
Korzystają z tego różne role w codzienności: prezentujący mogą samodzielnie aktualizować treści, zespoły asystenckie są odciążone od manualnych nakładów związanych z utrzymaniem i wysyłką, a Executive Management otrzymuje jasny przegląd agend i zadań.
Decydującą dla szerokiego użytkowania jest również niska bariera wejścia.
"Interfejs użytkownika jest intuicyjnie zaprojektowany. Szczególnie dla Executive Management to ważny aspekt", podkreśla Jakob Raddatz.
Uchwały w trybie obiegowym: Kolejny logiczny krok
Oprócz spotkań uchwały w trybie obiegowym zyskują w ZEISS SMT na znaczeniu. Dotychczas charakteryzowały się licznymi manualnymi krokami pojedynczymi.
"Proces obejmował szablony, PDF-y, podpisy, zwroty i dodatkowe listy dokumentacyjne – bardzo pracochłonny łańcuch administracyjny", opisuje Jakob Raddatz sytuację wyjściową.
Z Boardwise proces ten jest restrukturyzowany i odwzorowany jako zintegrowana część pracy organów kolegialnych. Przebieg decyzji pozostaje przy tym całkowicie transparentny.
"Proces jest dokumentowany w sposób całkowicie śledzalny. Zawsze widać, kto wykonał który krok", wyjaśnia Raddatz.
Zysk efektywności jest znaczny: "Samo dzięki wyeliminowaniu łańcucha administracyjnego liczymy na oszczędność co najmniej jednej trzeciej dotychczasowego nakładu, raczej w kierunku 50 procent", mówi Raddatz.
Podsumowanie: Solidna podstawa z jasną perspektywą
Z Boardwise ZEISS SMT przekierował pracę organów kolegialnych tam, gdzie wcześniej liczne manualne kroki pośrednie hamowały procesy. Przygotowanie, przeprowadzenie i następne działania podążają dziś za jasną logiką, spójnie się uzupełniają i tworzą niezawodną transparentność w zakresie decyzji.
Długoterminowo ZEISS SMT planuje również silniejsze włączenie funkcji AI w tworzenie protokołów.
"Boardwise w trzech słowach: Efektywny, przyjazny użytkownikowi, funkcjonalny", ujmuje to Jakob Raddatz.
Gotowi na kolejny krok w pracy organów kolegialnych?
Chcą Państwo odwzorować agendy, protokoły, zadania i uchwały w trybie obiegowym w zintegrowanym systemie – zamiast pracować z pojedynczymi plikami, listami i kopiowaniem-wklejaniem?
Boardwise łączy strukturę, transparentność i wiążący charakter w nowoczesnym rozwiązaniu governance – w pełni osadzonym w Microsoft 365.
👉 Zamów demo już teraz i przekonaj się, jak działa praca organów kolegialnych dzisiaj.
