Website: https://www.zeiss.com/semiconductor-manufacturing-technology/home.html
Waar technologie op beslissingen ontmoet: Commissiewerk bij SMT
ZEISS Semiconductor Manufacturing Technology GmbH (SMT) vormt onderdeel van de halfgeleiderdivisie van Carl Zeiss AG en opereert in een technologiegedreven omgeving die wordt gekenmerkt door complexe vraagstukken, hoge afstemmingsbehoeften en duidelijke regelgevingskaders. Commissiewerk vormt tegen deze achtergrond een centraal onderdeel van effectieve sturing en organisatorische betrouwbaarheid.
In zijn rol als bestuursreferent begeleidt Jakob Raddatz de werkzaamheden van het Executive Management en is verantwoordelijk voor de voorbereiding, uitvoering en follow-up van centrale management- en boardvergaderingen. Inmiddels vormt het systeem een vast onderdeel van de operationele dagelijkse praktijk.
"Wij hebben Boardwise in de zomer van 2025 geïmplementeerd. Live zijn we sinds ongeveer drie tot vier maanden," beschrijft Raddatz de huidige stand van zaken.
Wanneer routineprocessen een tijdfactor worden
In de dagelijkse werkzaamheden rondom management- en boardvergaderingen werd bij ZEISS SMT vooral één ding duidelijk: De inspanning resulteerde uit een veelheid aan terugkerende werkstappen die zich verspreidden over voorbereiding, uitvoering en nabewerking.
"In de dagelijkse praktijk waren er drie centrale uitdagingen: termijnverschuivingen, de hoge handmatige inspanning bij het opstellen van notulen en de assignment-tracking," verduidelijkt Jakob Raddatz.
Dit werd vooral zichtbaar in het agenda-werk. Wijzigingen van individuele agendapunten bleven zelden geïsoleerd, maar hadden gevolgen voor verdere punten, tijdslots en afstemmingen.
Ook het opstellen van notulen werd gekenmerkt door talrijke detailwerkzaamheden. Informatie zoals tijden, deelnemers of aanwezigheid was weliswaar in principe beschikbaar, maar moest uit verschillende bronnen worden samengevoegd en handmatig worden overgedragen.
Vergelijkbaar was het bij de taakopvolging:
"Taken werden handmatig uit de notulen naar Excel overgedragen en apart bijgehouden," beschrijft Raddatz de vroegere praktijk.
De beslissing voor een doorlopende oplossing
In het kader van de zoektocht naar een geschikte oplossing heeft ZEISS SMT zich ook beziggehouden met alternatieve benaderingen. Daartoe behoorde onder andere een sterk SharePoint-gebaseerde applicatie die intern werd geëvalueerd. In de praktische toepassing bleek echter dat deze benadering de specifieke vereisten van commissiewerk slechts beperkt kon afdekken.
Doorslaggevend voor de beslissing ten gunste van Boardwise was de mogelijkheid om commissiewerk als doorlopend proces af te beelden.
"De beslissing was eenduidig: de functionaliteitsomvang – en de integratie in Microsoft 365," vat Raddatz de besluitvormingsgrondslag samen.
Daarnaast werkte de concernstructuur versnellend op het besluitvormingsproces. Omdat centrale IT- en securitytoetsen reeds op concernniveau hadden plaatsgevonden, verviel voor ZEISS SMT een aanzienlijk deel van de anders gebruikelijke afstemmingsinspanning.
Naadloze overgang naar de operationele bedrijfsvoering
De start met Boardwise werd bij ZEISS SMT bewust praktijkgericht vormgegeven. Ter plaatse kon het team zich een concreet beeld vormen van de processen in de praktijk.
"De onboarding was zeer goed georganiseerd. De functies werden toegelicht en vragen beantwoord," rapporteert Jakob Raddatz.
Bijzonder relevant was voor ZEISS SMT de onmiddellijke overgang van onboarding naar lopende bedrijfsvoering. De implementatie eindigde niet met de systeemfreigave, maar ging direct over in een betrouwbare begeleiding.
"De overgang van onboarding naar lopende begeleiding was zeer vloeiend. Ik heb vaste contactpersonen, regelmatige afstemmingsmomenten en ken de voor ons verantwoordelijke ontwikkelaar," aldus Raddatz.
Dat deze structuur ook in de dagelijkse praktijk draagt, werd vanuit zijn perspectief vroegtijdig duidelijk.
"Een onderwerp dat we hebben geadresseerd, werd binnen ongeveer 20 uur opgelost," vult Raddatz aan.
Merkbare effecten in voorbereiding en nabewerking
De werking van Boardwise toont zich bij ZEISS SMT met name daar waar voorheen een hoge handmatige coördinatielast ontstond. Vooral in de nabewerking van vergaderingen werden processen duidelijk vereenvoudigd en versneld.
"In de voorbereiding besparen we ongeveer 25 procent tijd, vooral door geautomatiseerde termijnverschuivingen. In de nabewerking ligt de tijdbesparing op ongeveer 50 procent," verduidelijkt Jakob Raddatz.
Met name notulenoostelling, afstemming van individuele inhoud evenals de taakopvolging grijpen vandaag duidelijk beter in elkaar. Activiteiten die voorheen over meerdere stappen en systemen heen waren georganiseerd, kunnen nu in een doorlopend proces worden afgebeeld.
"Notulenopstelling, afstemmingen en assignment-tracking veroorzaken vandaag duidelijk minder handmatige inspanning," vat Raddatz de veranderingen samen.
Ontlasting over meerdere rollen heen
Boardwise ontplooit zijn werking bij ZEISS SMT langs het gehele commissiewerk. Documenten staan daar ter beschikking waar ze ontstaan, termijnwijzigingen grijpen automatisch en taken blijven te allen tijde transparant navolgbaar.
Daarvan profiteren verschillende rollen in de dagelijkse praktijk: Presentatoren kunnen inhoud zelfstandig actualiseren, assistentieteams worden ontlast van handmatige onderhouds- en verzendingsinspanningen, en het Executive Management verkrijgt een duidelijk overzicht van agenda's en taken.
Beslissend voor het brede gebruik is daarbij ook de geringe instapdrempel.
"De gebruikersinterface is intuïtief ontworpen. Juist voor het Executive Management is dat een belangrijk aspect," benadrukt Jakob Raddatz.
Circulairebesluiten: De volgende logische stap
Naast vergaderingen winnen circulairebesluiten bij ZEISS SMT steeds meer aan betekenis. Tot dusver werden ze gekenmerkt door talrijke handmatige individuele stappen.
"Het proces omvatte sjablonen, PDF's, handtekeningen, retourstromen en aanvullende documentatielijsten – een zeer arbeidsintensieve administratieve keten," beschrijft Jakob Raddatz de uitgangssituatie.
Met Boardwise wordt dit proces opnieuw gestructureerd en als geïntegreerd onderdeel van het commissiewerk afgebeeld. Het besluitvormingsverloop blijft daarbij volledig transparant.
"Het proces wordt volledig navolgbaar gedocumenteerd. Het is te allen tijde inzichtelijk wie welke stap heeft ondernomen," verduidelijkt Raddatz.
De efficiëntiewinst is aanzienlijk: "Alleen al door het wegvallen van de administratieve keten rekenen we op een besparing van minimaal een derde van de huidige inspanning, eerder richting 50 procent," aldus Raddatz.
Conclusie: Een draagkrachtige basis met duidelijk perspectief
Met Boardwise heeft ZEISS SMT het commissiewerk daar opnieuw georiënteerd waar voorheen talrijke handmatige tussenstappen processen hebben afgeremd. Voorbereiding, uitvoering en nabewerking volgen vandaag een duidelijke logica, grijpen consistent in elkaar en creëren belastbare transparantie over beslissingen heen.
Langetermijn plant ZEISS SMT bovendien om AI-functies sterker in de notulenopstelling in te bedden.
"Boardwise in drie woorden: Efficiënt, gebruiksvriendelijk, functierijk," brengt Jakob Raddatz het op de punt.
Klaar voor de volgende stap in uw commissiewerk?
U wilt agenda's, notulen, taken en circulairebesluiten in een geïntegreerd systeem afbeelden – in plaats van met individuele bestanden, lijsten en copy-paste te werken?
Boardwise verenigt structuur, transparantie en verbindendheid in een moderne governance-oplossing – volledig ingebed in Microsoft 365.
👉 Vraag nu een demo aan en ervaar hoe commissiewerk vandaag functioneert.
