Website: https://www.zeiss.com/semiconductor-manufacturing-technology/home.html
Hvor teknologi møter beslutninger: Styrearbeid hos SMT
ZEISS Semiconductor Manufacturing Technology GmbH (SMT) er del av halvlederdivisjonen til Carl Zeiss AG og opererer i et teknologidrevet miljø som er preget av komplekse forhold, høye koordineringsbehov og klare regulatoriske rammebetingelser. Styrearbeid utgjør i denne sammenheng en sentral del av effektiv styring og organisatorisk pålitelighet.
I sin rolle som styresekretær følger Jakob Raddatz arbeidet til Executive Management og har ansvar for forberedelse, gjennomføring og oppfølging av sentrale ledermøter og styremøter. I mellomtiden er systemet en fast del av den operative hverdagen.
"Vi implementerte Boardwise sommeren 2025. Vi har vært live i omtrent tre til fire måneder," beskriver Raddatz den nåværende situasjonen.
Når rutineprosesser blir en tidsfaktor
I arbeidshverdagen rundt ledermøter og styremøter ved ZEISS SMT viste det seg særlig én ting: Arbeidsmengden resulterte fra en rekke gjentakende arbeidsoppgaver som fordelte seg over forberedelse, gjennomføring og etterarbeid.
"I hverdagen hadde vi tre sentrale utfordringer: terminforskyvninger, det høye manuelle arbeidet ved protokollutarbeidelse og oppgaveoppfølging," forklarer Jakob Raddatz.
Dette ble særlig synlig i agendaarbeidet. Endringer av enkelt dagsordenpunkter forble sjelden isolerte, men hadde innvirkning på andre punkter, tidsrammer og avstemminger.
Også protokollutarbeidelsen var preget av tallrike detaljoppgaver. Informasjon som tider, deltakere eller oppmøte forelå riktignok i utgangspunktet, men måtte sammenføres fra ulike kilder og overføres manuelt.
Tilsvarende var det med oppgaveoppfølgingen:
"Oppgaver ble manuelt overført fra protokollen til Excel og fulgt opp separat," beskriver Raddatz den tidligere praksisen.
Beslutningen for en helhetlig løsning
I forbindelse med søket etter en egnet løsning utforsket ZEISS SMT også alternative tilnærminger. Dette inkluderte blant annet en sterkt SharePoint-basert applikasjon som ble evaluert internt. I praktisk anvendelse viste det seg imidlertid at denne tilnærmingen kun i begrenset grad kunne dekke de spesifikke kravene til styrearbeid.
Avgjørende for beslutningen til fordel for Boardwise var muligheten til å avbilde styrearbeid som en helhetlig prosess.
"Beslutningen var entydig: funksjonsspekteret – og integrasjonen i Microsoft 365," oppsummerer Raddatz beslutningsgrunnlaget.
I tillegg påvirket konsernstrukturen beslutningsprosessen positivt. Siden sentrale IT- og sikkerhetsvurderinger allerede var gjennomført på konsernnivå, falt en betydelig del av det ellers vanlige koordineringsarbeidet bort for ZEISS SMT.
Sømløs overgang til operativ drift
Oppstarten med Boardwise ble ved ZEISS SMT bevisst gjort praksisnær. På stedet kunne teamet få et konkret innblikk i arbeidsflytene i praksis.
"Onboardingen var svært godt organisert. Funksjonene ble forklart og spørsmål ble besvart," rapporterer Jakob Raddatz.
Særlig relevant for ZEISS SMT var den umiddelbare overgangen fra onboarding til løpende drift. Implementeringen endte ikke med systemfrigivelsen, men gikk direkte over i en pålitelig oppfølging.
"Overgangen fra onboarding til løpende oppfølging var svært flytende. Jeg har faste kontaktpersoner, regelmessige koordineringsmøter og kjenner utvikleren som er ansvarlig for oss," sier Raddatz.
At denne strukturen også fungerer i hverdagen, viste seg etter hans syn tidlig.
"Et tema vi adresserte ble løst innen rundt 20 timer," legger Raddatz til.
Merkbare effekter i forberedelse og etterarbeid
Virkningen av Boardwise viser seg ved ZEISS SMT særlig der hvor det tidligere var høyt manuelt koordineringsarbeid. Særlig i etterarbeidet av møter ble prosessene betydelig forenklet og akselerert.
"I forberedelsen sparer vi rundt 25 prosent tid, hovedsakelig gjennom automatiserte terminforskyvninger. I etterarbeidet ligger tidsbesparelsen på omtrent 50 prosent," forklarer Jakob Raddatz.
Særlig protokollutarbeidelse, avstemming av enkelt innhold samt oppgaveoppfølging griper i dag betydelig bedre inn i hverandre. Aktiviteter som tidligere var organisert over flere trinn og systemer, kan nå avbildes i en helhetlig prosess.
"Protokollutarbeidelse, avstemminger og oppgaveoppfølging forårsaker i dag betydelig mindre manuelt arbeid," oppsummerer Raddatz endringene.
Avlastning på tvers av flere roller
Boardwise utfolder sin virkning ved ZEISS SMT langs hele styrearbeidet. Dokumenter er tilgjengelige der de oppstår, terminendringer aktiveres automatisk og oppgaver forblir til enhver tid transparent sporbare.
Dette gagner ulike roller i hverdagen: Presentatører kan oppdatere innhold selvstendig, assistentteam blir avlastet fra manuelle vedlikeholds- og utsendelsesoppgaver, og Executive Management får en klar oversikt over agendaer og oppgaver.
Avgjørende for bred bruk er også den lave terskelen for å komme i gang.
"Brukergrensesnittet er intuitivt utformet. Nettopp for Executive Management er dette et viktig aspekt," understreker Jakob Raddatz.
Rundskriv: Det neste logiske trinnet
Ved siden av møter får rundskriv ved ZEISS SMT økende betydning. Hittil har de vært preget av tallrike manuelle enkeltsteg.
"Prosessen omfattet maler, PDF-er, signaturer, returer og tilleggsdokumentasjonslister – en svært arbeidskrevende administrativ kjede," beskriver Jakob Raddatz utgangssituasjonen.
Med Boardwise blir denne prosessen omstrukturert og avbildet som en integrert del av styrearbeidet. Beslutningsforløpet forblir dermed fullstendig transparent.
"Prosessen blir fullstendig sporbart dokumentert. Det er til enhver tid synlig hvem som har utført hvilket trinn," forklarer Raddatz.
Effektivitetsgevinsten er betydelig:
"Alene gjennom bortfallet av den administrative kjeden regner vi med en innsparing på minst en tredjedel av det tidligere arbeidet, heller i retning 50 prosent," sier Raddatz.
Konklusjon: Et bærekraftig grunnlag med klart perspektiv
Med Boardwise har ZEISS SMT omorganisert styrearbeidet der hvor tallrike manuelle mellomsteg tidligere har bremset prosesser. Forberedelse, gjennomføring og etterarbeid følger i dag en klar logikk, griper konsistent inn i hverandre og skaper solid transparens på tvers av beslutninger.
Langsiktig planlegger ZEISS SMT også å integrere AI-funksjoner sterkere i protokollutarbeidelsen.
"Boardwise i tre ord: Effektivt, brukervennlig, funksjonsrikt," bringer Jakob Raddatz det på det rene.
Klar for neste steg i ditt styrearbeid?
Du ønsker å avbilde agendaer, protokoller, oppgaver og rundskriv i et integrert system – i stedet for å arbeide med enkeltfiler, lister og copy-paste?
Boardwise forener struktur, transparens og forpliktelse i en moderne governance-løsning – fullstendig integrert i Microsoft 365.
👉 Bestill demo nå og opplev hvordan styrearbeid fungerer i dag.
