Website: https://www.zeiss.com/semiconductor-manufacturing-technology/home.html
Dove la tecnologia incontra le decisioni: Le attività degli organi direttivi in SMT
ZEISS Semiconductor Manufacturing Technology GmbH (SMT) fa parte della divisione semiconduttori di Carl Zeiss AG e opera in un ambiente tecnologico caratterizzato da questioni complesse, elevate esigenze di coordinamento e chiari quadri normativi. In questo contesto, le attività degli organi direttivi costituiscono un elemento centrale per un controllo efficace e l'affidabilità organizzativa.
Nel suo ruolo di referente del consiglio di amministrazione, Jakob Raddatz accompagna il lavoro dell'Executive Management e si occupa della preparazione, conduzione e follow-up delle riunioni centrali del management e del consiglio. Nel frattempo, il sistema è diventato parte integrante delle attività operative quotidiane.
"Abbiamo introdotto Boardwise nell'estate 2025. Siamo operativi da circa tre-quattro mesi", descrive Raddatz lo stato attuale.
Quando i processi di routine diventano un fattore temporale
Nelle attività quotidiane relative alle riunioni del management e del consiglio di amministrazione, in ZEISS SMT è emerso soprattutto un aspetto: il carico di lavoro derivava da una moltitudine di fasi operative ricorrenti, distribuite tra preparazione, conduzione e post-elaborazione.
"Nelle attività quotidiane c'erano tre sfide centrali: spostamenti di appuntamenti, l'elevato carico manuale nella creazione di verbali e il tracciamento delle assegnazioni", spiega Jakob Raddatz.
Questo è diventato particolarmente evidente nel lavoro sull'agenda. Le modifiche ai singoli punti dell'ordine del giorno raramente rimanevano isolate, ma avevano ripercussioni su altri punti, finestre temporali e coordinamenti.
Anche la creazione di verbali era caratterizzata da numerosi lavori di dettaglio. Informazioni come orari, partecipanti o presenze erano fondamentalmente disponibili, ma dovevano essere raccolte da diverse fonti e trasferite manualmente.
La situazione era simile per il tracciamento delle attività:
"Le attività venivano trasferite manualmente dal verbale in Excel e gestite separatamente", descrive Raddatz la prassi precedente.
La decisione per una soluzione integrata
Nel corso della ricerca di una soluzione adeguata, ZEISS SMT ha valutato anche approcci alternativi. Tra questi, un'applicazione fortemente basata su SharePoint, che è stata valutata internamente. Nell'applicazione pratica, tuttavia, è emerso che questo approccio poteva mappare solo in modo limitato i requisiti specifici delle attività degli organi direttivi.
Determinante per la decisione a favore di Boardwise è stata la possibilità di mappare le attività degli organi direttivi come un processo integrato.
"La decisione è stata chiara: la gamma di funzioni – e l'integrazione in Microsoft 365", riassume Raddatz la base decisionale.
Inoltre, la struttura del gruppo ha accelerato il processo decisionale. Poiché le verifiche centrali IT e di sicurezza erano già state effettuate a livello di gruppo, per ZEISS SMT è venuta meno una parte considerevole del consueto carico di coordinamento.
Transizione senza soluzione di continuità alle operazioni
L'avvio con Boardwise in ZEISS SMT è stato deliberatamente progettato in modo pratico. Sul posto, il team ha potuto farsi un'idea concreta dei processi nella pratica.
"L'onboarding è stato molto ben organizzato. Le funzioni sono state illustrate e le domande hanno ricevuto risposta", riferisce Jakob Raddatz.
Particolarmente rilevante per ZEISS SMT è stata la transizione immediata dall'onboarding alle operazioni correnti. L'introduzione non si è conclusa con l'abilitazione del sistema, ma è passata direttamente a un supporto affidabile.
"La transizione dall'onboarding al supporto continuativo è stata molto fluida. Ho interlocutori fissi, appuntamenti di coordinamento regolari e conosco lo sviluppatore responsabile per noi", afferma Raddatz.
Dal suo punto di vista, il fatto che questa struttura funzioni anche nelle attività quotidiane è emerso precocemente.
"Un tema che abbiamo affrontato è stato risolto in circa 20 ore", aggiunge Raddatz.
Effetti tangibili nella preparazione e post-elaborazione
L'effetto di Boardwise si manifesta in ZEISS SMT soprattutto dove precedentemente si aveva un elevato carico di coordinamento manuale. Specialmente nella post-elaborazione delle riunioni, i processi sono stati notevolmente semplificati e accelerati.
"Nella preparazione risparmiamo circa il 25% di tempo, soprattutto attraverso spostamenti automatizzati di appuntamenti. Nella post-elaborazione il risparmio di tempo è di circa il 50%", spiega Jakob Raddatz.
In particolare, la creazione di verbali, il coordinamento di singoli contenuti e il tracciamento delle attività oggi si integrano molto meglio tra loro. Attività che precedentemente erano organizzate attraverso più fasi e sistemi, possono ora essere mappate in un processo integrato.
"Creazione di verbali, coordinamenti e tracciamento delle assegnazioni oggi causano molto meno lavoro manuale", riassume Raddatz i cambiamenti.
Alleggerimento attraverso più ruoli
Boardwise sviluppa il suo effetto in ZEISS SMT lungo l'intero lavoro degli organi direttivi. I documenti sono disponibili dove vengono creati, le modifiche agli appuntamenti si applicano automaticamente e le attività rimangono sempre tracciabili in modo trasparente.
Ne beneficiano diversi ruoli nelle attività quotidiane: i presentatori possono aggiornare i contenuti autonomamente, i team di assistenza vengono alleggeriti dai carichi manuali di manutenzione e invio, e l'Executive Management riceve una panoramica chiara di agende e attività.
Decisiva per l'uso esteso è anche la bassa barriera d'ingresso.
"L'interfaccia utente è progettata in modo intuitivo. Specialmente per l'Executive Management questo è un aspetto importante", sottolinea Jakob Raddatz.
Deliberazioni circolari: Il prossimo passo logico
Oltre alle riunioni, le deliberazioni circolari acquisiscono crescente importanza in ZEISS SMT. Finora erano caratterizzate da numerosi singoli passaggi manuali.
"Il processo comprendeva modelli, PDF, firme, ritorni e liste di documentazione aggiuntive – una catena amministrativa molto laboriosa", descrive Jakob Raddatz la situazione di partenza.
Con Boardwise questo processo viene ristrutturato e mappato come componente integrata delle attività degli organi direttivi. Il corso decisionale rimane completamente trasparente.
"Il processo viene documentato in modo completamente tracciabile. È sempre visibile chi ha effettuato quale passaggio", spiega Raddatz.
Il guadagno di efficienza è considerevole: "Solo attraverso l'eliminazione della catena amministrativa calcoliamo un risparmio di almeno un terzo del carico precedente, piuttosto verso il 50%", afferma Raddatz.
Conclusione: Una base sostenibile con prospettiva chiara
Con Boardwise, ZEISS SMT ha riorientato le attività degli organi direttivi là dove precedentemente numerosi passaggi intermedi manuali rallentavano i processi. Preparazione, conduzione e post-elaborazione oggi seguono una logica chiara, si integrano coerentemente e creano trasparenza affidabile attraverso le decisioni.
A lungo termine, ZEISS SMT pianifica inoltre di integrare maggiormente le funzioni AI nella creazione di verbali.
"Boardwise in tre parole: Efficiente, user-friendly, ricco di funzioni", lo riassume Jakob Raddatz.
Pronti per il prossimo passo nelle vostre attività degli organi direttivi?
Volete mappare agende, verbali, attività e deliberazioni circolari in un sistema integrato – invece di lavorare con singoli file, liste e copy-paste?
Boardwise unisce struttura, trasparenza e vincolabilità in una soluzione di governance moderna – completamente integrata in Microsoft 365.
👉 Richiedete ora una demo e scoprite come funzionano oggi le attività degli organi direttivi.
