Website: https://www.zeiss.com/semiconductor-manufacturing-technology/home.html
Donde la tecnología se encuentra con las decisiones: Trabajo de órganos colegiados en SMT
ZEISS Semiconductor Manufacturing Technology GmbH (SMT) forma parte de la división de semiconductores de Carl Zeiss AG y opera en un entorno impulsado por la tecnología, caracterizado por asuntos complejos, altas necesidades de coordinación y marcos regulatorios claros. El trabajo de órganos colegiados constituye, en este contexto, un componente central del control eficaz y la confiabilidad organizacional.
En su papel como asesor del consejo de administración, Jakob Raddatz acompaña el trabajo de la Dirección Ejecutiva y es responsable de la preparación, ejecución y seguimiento de las reuniones centrales de dirección y consejo. Actualmente, el sistema es parte integral de las operaciones diarias.
"Implementamos Boardwise en el verano de 2025. Llevamos en funcionamiento entre tres y cuatro meses", describe Raddatz el estado actual.
Cuando los procesos rutinarios se convierten en un factor tiempo
En el día a día del trabajo relacionado con las reuniones de dirección y consejo, en ZEISS SMT se evidenció principalmente una cosa: el esfuerzo resultaba de una multitud de pasos de trabajo recurrentes que se distribuían entre preparación, ejecución y seguimiento.
"En el día a día había tres desafíos centrales: cambios de fecha, el alto esfuerzo manual en la creación de actas y el seguimiento de asignaciones", explica Jakob Raddatz.
Esto se hizo particularmente visible en el trabajo de agenda. Los cambios en puntos individuales del orden del día rara vez permanecían aislados, sino que tenían impacto en otros puntos, marcos temporales y coordinaciones.
La creación de actas también estaba caracterizada por numerosos trabajos de detalle. Información como horarios, participantes o asistencias estaba disponible en principio, pero debía compilarse de diversas fuentes y transferirse manualmente.
De manera similar ocurría con el seguimiento de tareas:
"Las tareas se transferían manualmente del acta a Excel y se mantenían por separado", describe Raddatz la práctica anterior.
La decisión por una solución integral
En el marco de la búsqueda de una solución adecuada, ZEISS SMT también se planteó enfoques alternativos. Entre estos se incluyó una aplicación fuertemente basada en SharePoint que fue evaluada internamente. Sin embargo, en la aplicación práctica se demostró que este enfoque solo podía reflejar de manera limitada los requisitos específicos del trabajo de órganos colegiados.
Determinante para la decisión a favor de Boardwise fue la posibilidad de representar el trabajo de órganos colegiados como un proceso integral.
"La decisión fue clara: el alcance funcional – y la integración con Microsoft 365", resume Raddatz la base de la decisión.
Adicionalmente, la estructura corporativa tuvo un efecto acelerador en el proceso de decisión. Como las verificaciones centrales de TI y seguridad ya se habían realizado a nivel corporativo, para ZEISS SMT se eliminó una parte considerable del esfuerzo de coordinación habitual.
Transición sin interrupciones a la operación
El inicio con Boardwise en ZEISS SMT se diseñó conscientemente de manera práctica. En el lugar, el equipo pudo obtener una imagen concreta de los procesos en la práctica.
"La incorporación estuvo muy bien organizada. Se explicaron las funciones y se respondieron preguntas", informa Jakob Raddatz.
Particularmente relevante para ZEISS SMT fue la transición inmediata de la incorporación a la operación en curso. La implementación no terminó con la liberación del sistema, sino que pasó directamente a un soporte confiable.
"La transición de la incorporación al soporte continuo fue muy fluida. Tengo contactos fijos, citas regulares de coordinación y conozco al desarrollador responsable de nosotros", dice Raddatz.
Que esta estructura también funciona en el día a día se demostró, desde su punto de vista, tempranamente.
"Un tema que abordamos se resolvió en aproximadamente 20 horas", añade Raddatz.
Efectos tangibles en preparación y seguimiento
El efecto de Boardwise se muestra en ZEISS SMT especialmente donde antes había un alto esfuerzo manual de coordinación. Sobre todo en el seguimiento de reuniones, los procesos se simplificaron y aceleraron notablemente.
"En la preparación ahorramos alrededor del 25 por ciento de tiempo, principalmente a través de cambios automatizados de citas. En el seguimiento, el ahorro de tiempo es de aproximadamente 50 por ciento", explica Jakob Raddatz.
Particularmente la creación de actas, la coordinación de contenidos individuales y el seguimiento de tareas ahora se complementan mucho mejor entre sí. Actividades que antes estaban organizadas a través de múltiples pasos y sistemas ahora pueden representarse en un proceso integral.
"La creación de actas, coordinaciones y seguimiento de asignaciones hoy causan notablemente menos esfuerzo manual", resume Raddatz los cambios.
Alivio a través de múltiples roles
Boardwise despliega su efecto en ZEISS SMT a lo largo de todo el trabajo de órganos colegiados. Los documentos están disponibles donde se originan, los cambios de horario se aplican automáticamente y las tareas permanecen transparentemente rastreables en todo momento.
De esto se benefician diferentes roles en el día a día: los presentadores pueden actualizar contenidos de manera independiente, los equipos de asistencia se alivian de los esfuerzos manuales de mantenimiento y envío, y la Dirección Ejecutiva obtiene una visión clara de agendas y tareas.
Decisivo para el uso amplio es también la baja barrera de entrada.
"La interfaz de usuario está diseñada de manera intuitiva. Especialmente para la Dirección Ejecutiva esto es un aspecto importante", enfatiza Jakob Raddatz.
Resoluciones por circulación: El próximo paso lógico
Además de las reuniones, las resoluciones por circulación ganan crecientemente importancia en ZEISS SMT. Hasta ahora estaban caracterizadas por numerosos pasos manuales individuales.
"El proceso comprendía plantillas, PDFs, firmas, devoluciones y listas de documentación adicionales – una cadena administrativa muy laboriosa", describe Jakob Raddatz la situación inicial.
Con Boardwise este proceso se reestructura y se representa como componente integrado del trabajo de órganos colegiados. El curso de decisión permanece completamente transparente.
"El proceso se documenta de manera completamente rastreable. Es visible en todo momento quién realizó qué paso", explica Raddatz.
La ganancia de eficiencia es considerable: "Solo por la eliminación de la cadena administrativa calculamos un ahorro de al menos un tercio del esfuerzo previo, más bien hacia el 50 por ciento", dice Raddatz.
Conclusión: Una base sostenible con perspectiva clara
Con Boardwise, ZEISS SMT ha reorientado el trabajo de órganos colegiados donde antes numerosos pasos manuales intermedios frenaban los procesos. Preparación, ejecución y seguimiento siguen hoy una lógica clara, se complementan consistentemente y crean transparencia confiable a través de las decisiones.
A largo plazo, ZEISS SMT también planea integrar más fuertemente las funciones de IA en la creación de actas.
"Boardwise en tres palabras: Eficiente, fácil de usar, rico en funciones", lo resume Jakob Raddatz.
¿Listo para el próximo paso en su trabajo de órganos colegiados?
¿Desea representar agendas, actas, tareas y resoluciones por circulación en un sistema integrado – en lugar de trabajar con archivos individuales, listas y copiar-pegar?
Boardwise une estructura, transparencia y compromiso en una solución moderna de gobernanza – completamente integrada en Microsoft 365.
👉 Solicite ahora una demo y experimente cómo funciona hoy el trabajo de órganos colegiados.
