Casestudie: Digitalisering av ledelsesmøter hos RWE Renewables Europe & Australia GmbH med Boardwise

OM RWE FORNYBARE ENERGIKILDER EUROPA & AUSTRALIA GMBH

RWE Renewables Europe & Australia GmbH er en ledende aktør innen fornybar energi, ansvarlig for utvikling og implementering av bærekraftige energiprosjekter over hele Europa og Australia. Som en del av RWE AG — en av Europas største energileverandører og et DAX-notert selskap — er transparente, effektive og sporbare beslutningsprosesser avgjørende. Overholdelse av regulatoriske krav og høye styringsstandarder utgjør en grunnleggende forutsetning for organisasjonsstrukturen.

UTFORDRINGEN

Siden når har du brukt Boardwise, og til hvilke møter bruker du det?

Lydia Beck: «Vi gikk live i mai 2024. Systemet var teknisk klart før det, men vi tok bevisst litt ekstra tid internt for å sikre at alt skulle gå greit. Vi bruker for øyeblikket Boardwise utelukkende til våre ledermøter. Som datterselskap av et DAX-børsnotert selskap må prosessene våre være spesielt strukturerte og godt dokumenterte - og Boardwise har hjulpet oss enormt i den forbindelse.»

Hvorfor valgte du Boardwise?

Annett Oberschilp: «Vi prøvde Boardwise basert på en anbefaling. RWE Generation brukte allerede systemet, noe som ga oss et godt nivå av selvtillit. Etter at vi hadde en demo, ble vi raskt overbevist. Grensesnittet er veldig brukervennlig og intuitivt. På noen områder har det til og med forbedret våre interne prosesser. Enkelte ting som tidligere var mer komplekse, er nå mye mer strukturert og forenklet takket være Boardwise.»

LØSNINGEN

Hvilke endringer har du observert siden du brukte Boardwise?

Lydia Beck: «Den største endringen er definitivt automatiseringen av mange prosesser. Tidligere måtte vi manuelt registrere dagsordenspunkter og sjekke tilbake flere ganger hvis det manglet informasjon. Nå er det et standardisert skjema som tydelig spesifiserer de nødvendige detaljene. Dette sparer oss mye tid og reduserer manuell innsats. Boardwise har blitt et daglig arbeidsverktøy for meg. Jeg starter nesten alltid dagen med å se etter nye forespørsler eller godkjenninger. Det hjelper meg å holde meg oppdatert og organisere oppgavene mine mer effektivt.»

Annett Oberschilp: «Prosessen for å lage møtereferater har også forbedret seg betydelig. Vår styreansvarlig kan nå registrere referater direkte i Boardwise og fullføre og sende dem til alle relevante deltakere med et enkelt klikk. Tidligere måtte vi kopiere skjermbilder, vedlikeholde e-postdistribusjonslister manuelt og sørge for at ingen ble utelatt. Nå er alt sentralisert og mye mer effektivt.»

Var det noen utfordringer under implementeringen?

Lydia Beck: «Utrullingen var ganske involvert, da vi først måtte definere nøyaktig hvordan agendaene og møtereferatene våre skulle struktureres. Ikke alt fungerte perfekt med en gang, og noen justeringer måtte gjøres flere ganger. Men til slutt var innsatsen verdt det fordi vi nå har et system som passer til prosessene våre. For et datterselskap av et DAX-børsnotert selskap som oss er det viktig at arbeidsflytene våre samsvarer med kravene til hovedkvarteret.»

RESULTATENE

Hvordan har ditt daglige arbeid endret seg siden du brukte Boardwise?

Lydia Beck: «Boardwise har blitt en integrert del av vår daglige rutine. Jeg sjekker det først om morgenen - det er mitt sentrale verktøy for å organisere styremøter. Som en del av en DAX-gruppe er vi underlagt spesielt strenge krav til dokumentasjon og samsvar — BoardWise hjelper oss med å oppfylle dem på en pålitelig måte.»

Annett Oberschilp: «En stor fordel er den forbedrede åpenheten. Det pleide å være vanskelig å spore om et møte hadde blitt omlagt eller hvilke emner som allerede var bekreftet. Nå kan alle involverte se gjeldende status når som helst. Den typen åpenhet er viktig.»

Hvordan hjelper Boardwise deg spesifikt i din nestlederrolle, Annett?

Annett Oberschilp: «Som Lydias stedfortreder når hun er på ferie eller borte, er Boardwise en stor fordel. Jeg trenger ikke å gjøre meg kjent med komplekse prosesser hver gang - jeg kan få tilgang til all relevant informasjon med en gang. Automatiseringen hjelper meg med å orientere meg raskt og sikrer at møteorganisasjonen fortsetter å fungere problemfritt. Kommunikasjon med styremedlemmer og andre interessenter skjer også direkte i systemet, noe som sparer meg mye tid.»

Hvilken funksjon setter du mest pris på?

Lydia Beck: «For meg er møteprotokollen den beste funksjonen. Vi gir deltakerne en frist for kommentarer, og når alle justeringer er gjort, sendes de siste minuttene ut med ett klikk. Det sparer oss utrolig mye tid og reduserer feilraten kraftig.»

Annett Oberschilp: «Automatisering av invitasjoner er også en reell forbedring. Oppdatering av deltakerlister pleide å være en tidkrevende oppgave, spesielt med endringer i siste øyeblikk. Nå legger vi bare til et navn, og systemet håndterer resten — inkludert alle relevante dokumenter og møtereferat.»

KONKLUSJON

Lydia Beck: «Boardwise gjør ikke bare arbeidet vårt mer effektivt, men også mer avslappet. Det intuitive grensesnittet og automatiseringen av mange prosesser har lett på arbeidsmengden betydelig. Jeg er spesielt imponert over møtereferatfunksjonen - ett klikk og alt er gjort.»

Med Boardwise har RWE Renewables Europe & Australia GmbH funnet en løsning som ikke bare optimaliserer prosesser, men også oppfyller de høye standardene for samsvar og styring. Som datterselskap av et DAX-notert selskap drar de særlig nytte av strukturert dokumentasjon, økt åpenhet og sikker sporbarhet av alle beslutningsprosesser. Det tette samarbeidet med Boardwise-eksperter sikrer at løsningen kontinuerlig utvikler seg for å møte endrede krav.