Studium przypadku: Digitalizacja spotkań kadry kierowniczej w RWE Renewables Europe & Australia GmbH z Boardwise

O RWE RENEWABLES EUROPE & AUSTRALIA GMBH

RWE Renewables Europe & Australia GmbH jest wiodącym graczem w dziedzinie energii odnawialnej, odpowiedzialnym za rozwój i realizację projektów zrównoważonej energii w Europie i Australii. W ramach RWE AG — jednego z największych dostawców energii w Europie i spółki notowanej na giełdzie DAX — niezbędne są przejrzyste, wydajne i identyfikowalne procesy decyzyjne. Zgodność z wymogami regulacyjnymi i wysokimi standardami zarządzania stanowi podstawowy warunek wstępny struktury organizacyjnej.

WYZWANIE

Od kiedy korzystasz z Boardwise i na jakich spotkaniach go używasz?

Lydia Beck: „Poszliśmy na żywo w maju 2024 roku. System był wcześniej technicznie gotowy, ale celowo poświęciliśmy trochę dodatkowego czasu wewnętrznie, aby wszystko działało sprawnie. Obecnie korzystamy z Boardwise wyłącznie na spotkania kierownictwa wykonawczego. Jako spółka zależna spółki notowanej na DAX, nasze procesy muszą być szczególnie uporządkowane i dobrze udokumentowane - a Boardwise bardzo nam w tym zakresie pomógł”.

Dlaczego wybrałeś Boardwise?

Annett Oberschilp: „Wypróbowaliśmy Boardwise na podstawie rekomendacji. RWE Generation już korzystał z systemu, co dało nam dobry poziom pewności siebie. Po demonstracji szybko byliśmy przekonani. Interfejs jest bardzo przyjazny dla użytkownika i intuicyjny. W niektórych obszarach poprawił nawet nasze wewnętrzne procesy. Niektóre rzeczy, które wcześniej były bardziej złożone, są teraz znacznie bardziej ustrukturyzowane i uproszczone dzięki Boardwise.

ROZWIĄZANIE

Jakie zmiany zaobserwowałeś od czasu korzystania z Boardwise?

Lydia Beck: „Największą zmianą jest zdecydowanie automatyzacja wielu procesów. Wcześniej musieliśmy ręcznie rejestrować punkty porządku obrad i wielokrotnie sprawdzać, czy brakuje jakichkolwiek informacji. Teraz jest standaryzowany formularz, który jasno określa wymagane szczegóły. To oszczędza nam dużo czasu i zmniejsza wysiłek ręczny. Boardwise stał się dla mnie codziennym narzędziem pracy. Prawie zawsze zaczynam dzień od sprawdzania nowych wniosków lub zatwierdzeń. Pomaga mi być na bieżąco i efektywniej organizować moje zadania”.

Annett Oberschilp: „Proces tworzenia protokołów ze spotkań również znacznie się poprawił. Nasz oficer zarządu może teraz rejestrować minuty bezpośrednio w Boardwise i finalizować i wysyłać je do wszystkich odpowiednich uczestników za pomocą jednego kliknięcia. Wcześniej musieliśmy kopiować zrzuty ekranu, ręcznie utrzymywać listy dystrybucyjne wiadomości e-mail i upewnić się, że nikt nie został pominięty. Teraz wszystko jest scentralizowane i znacznie bardziej wydajne”.

Czy podczas wdrażania pojawiły się jakieś wyzwania?

Lydia Beck: „Wdrożenie było dość zaangażowane, ponieważ najpierw musieliśmy dokładnie określić, jak powinny być zorganizowane nasze programy i protokoły ze spotkań. Nie wszystko działało idealnie od razu, a niektóre korekty musiały być dokonywane wielokrotnie. Ale ostatecznie wysiłek był tego wart, ponieważ mamy teraz system, który pasuje do naszych procesów. Dla spółki zależnej spółki notowanej na DAX, takiej jak my, ważne jest, aby nasze przepływy pracy były zgodne z wymaganiami siedziby firmy”.

WYNIKI

Jak zmieniła się Twoja codzienna praca od czasu korzystania z Boardwise?

Lydia Beck: „Boardwise stał się integralną częścią naszej codziennej rutyny. Sprawdzam to najpierw rano - to moje główne narzędzie do organizowania posiedzeń zarządu. Jako część grupy DAX podlegamy szczególnie ścisłej dokumentacji i wymaganiom zgodności — Boardwise pomaga nam niezawodnie je spełnić”.

Annett Oberschilp: „Jedną z głównych korzyści jest poprawa przejrzystości. Kiedyś trudno było śledzić, czy spotkanie zostało przełożone lub które tematy zostały już potwierdzone. Teraz wszyscy zaangażowani mogą zobaczyć aktualny status w dowolnym momencie. Taka przejrzystość jest niezbędna.”

Jak Boardwise pomaga ci w roli zastępcy, Annett?

Annett Oberschilp: „Jako zastępca Lydii, gdy jest na wakacjach lub poza nim, Boardwise jest ogromną zaletą. Nie muszę za każdym razem zapoznawać się ze złożonymi procesami — od razu mogę uzyskać dostęp do wszystkich istotnych informacji. Automatyzacja pomaga mi szybko się zorientować i zapewnia płynne funkcjonowanie organizacji spotkań. Komunikacja z członkami zarządu i innymi interesariuszami odbywa się również bezpośrednio w systemie, oszczędzając mi dużo czasu”.

Którą funkcję najbardziej doceniasz?

Lydia Beck: „Dla mnie protokoły ze spotkania są najlepszą cechą. Dajemy uczestnikom termin składania komentarzy, a po dokonaniu wszystkich poprawek, ostatni protokół jest wysyłany jednym kliknięciem. To oszczędza nam niesamowitą ilość czasu i znacznie zmniejsza wskaźnik błędów”.

Annett Oberschilp: „Automatyzacja zaproszeń jest również prawdziwym ulepszeniem. Aktualizowanie list uczestników było czasochłonnym zadaniem, zwłaszcza w przypadku zmian w ostatniej chwili. Teraz po prostu dodajemy nazwę, a system zajmie się resztą — w tym wszystkie istotne dokumenty i protokoły ze spotkań”.

KONKLUZJA

Lydia Beck: „Boardwise nie tylko sprawia, że nasza praca jest bardziej wydajna, ale także bardziej zrelaksowana. Intuicyjny interfejs i automatyzacja wielu procesów znacznie zmniejszyły nasze obciążenie pracą. Jestem pod szczególnym wrażeniem funkcji protokołu ze spotkania - jednym kliknięciem i wszystko gotowe”.

Dzięki Boardwise firma RWE Renewables Europe & Australia GmbH znalazła rozwiązanie, które nie tylko optymalizuje procesy, ale także spełnia wysokie standardy zgodności i zarządzania. Jako spółka zależna spółki notowanej na DAX korzystają w szczególności z ustrukturyzowanej dokumentacji, zwiększonej przejrzystości i bezpiecznej identyfikowalności wszystkich procesów decyzyjnych. Ścisła współpraca z ekspertami Boardwise zapewnia ciągłą ewolucję rozwiązania, aby sprostać zmieniającym się wymaganiom.