Caso di studio: digitalizzazione delle riunioni di gestione esecutiva presso RWE Renewables Europe & Australia GmbH con Boardwise

INFORMAZIONI SU RWE RENEWABLES EUROPE & AUSTRALIA GMBH

RWE Renewables Europe & Australia GmbH è un attore leader nel campo delle energie rinnovabili, responsabile dello sviluppo e dell'implementazione di progetti di energia sostenibile in Europa e Australia. Come parte di RWE AG, uno dei maggiori fornitori di energia in Europa e una società quotata al DAX, i processi decisionali trasparenti, efficienti e tracciabili sono essenziali. La conformità ai requisiti normativi e agli elevati standard di governance costituisce un prerequisito fondamentale per la struttura organizzativa.

LA SFIDA

Da quando usi Boardwise e per quali riunioni lo usi?

Lydia Beck: «Siamo andati in diretta a maggio 2024. Il sistema era tecnicamente pronto prima, ma abbiamo volutamente impiegato del tempo aggiuntivo internamente per assicurarci che tutto funzionasse senza intoppi. Attualmente utilizziamo Boardwise esclusivamente per le nostre riunioni di gestione esecutiva. In qualità di filiale di una società quotata al DAX, i nostri processi devono essere particolarmente strutturati e ben documentati e Boardwise ci ha aiutato moltissimo in questo senso».

Perché hai scelto Boardwise?

Annett Oberschilp: «Abbiamo provato Boardwise sulla base di una raccomandazione. RWE Generation stava già utilizzando il sistema, il che ci ha dato un buon livello di fiducia. Dopo aver fatto una demo, ci siamo subito convinti. L'interfaccia è molto intuitiva e intuitiva. In alcune aree, ha persino migliorato i nostri processi interni. Alcune cose che prima erano più complesse sono ora molto più strutturate e semplificate grazie a Boardwise».

LA SOLUZIONE

Quali cambiamenti hai osservato da quando usi Boardwise?

Lydia Beck: «Il cambiamento più grande è sicuramente l'automazione di molti processi. In precedenza, dovevamo registrare manualmente gli argomenti all'ordine del giorno e ricontrollare più volte se mancavano informazioni. Ora c'è un modulo standardizzato che specifica chiaramente i dettagli richiesti. Questo ci fa risparmiare molto tempo e riduce il lavoro manuale. Boardwise è diventato uno strumento di lavoro quotidiano per me. Inizio quasi sempre la giornata controllando la presenza di nuove richieste o approvazioni. Mi aiuta a rimanere aggiornato e a organizzare le mie attività in modo più efficiente».

Annett Oberschilp: «Anche il processo di creazione dei verbali delle riunioni è notevolmente migliorato. Il nostro responsabile del consiglio può ora registrare i verbali direttamente in Boardwise, finalizzarli e inviarli a tutti i partecipanti interessati con un solo clic. In precedenza, dovevamo copiare le schermate, gestire manualmente le liste di distribuzione delle e-mail e assicurarci che nessuno venisse escluso. Ora tutto è centralizzato e molto più efficiente».

Ci sono state difficoltà durante l'implementazione?

Lydia Beck: «L'implementazione è stata piuttosto complessa, poiché per prima cosa abbiamo dovuto definire esattamente come strutturare i nostri ordini del giorno e i verbali delle riunioni. Non tutto ha funzionato subito alla perfezione e alcune modifiche sono state apportate più volte. Ma alla fine, ne è valsa la pena perché ora disponiamo di un sistema adatto ai nostri processi. Per una filiale di una società quotata al DAX come la nostra, è importante che i nostri flussi di lavoro siano in linea con i requisiti della sede centrale».

I RISULTATI

Com'è cambiato il tuo lavoro quotidiano da quando usi Boardwise?

Lydia Beck: «Boardwise è diventato parte integrante della nostra routine quotidiana. Lo controllo come prima cosa al mattino: è il mio strumento principale per organizzare le riunioni del consiglio. Come parte di un gruppo DAX, siamo soggetti a requisiti di documentazione e conformità particolarmente severi: Boardwise ci aiuta a soddisfarli in modo affidabile».

Annett Oberschilp: «Uno dei principali vantaggi è la maggiore trasparenza. In passato era difficile verificare se una riunione era stata riprogrammata o quali argomenti erano già stati confermati. Ora tutte le persone coinvolte possono visualizzare lo stato attuale in qualsiasi momento. Questo tipo di trasparenza è essenziale».

In che modo Boardwise ti aiuta specificamente nel tuo ruolo di vice, Annett?

Annett Oberschilp: «Come vice di Lydia quando è in vacanza o fuori, Boardwise è un enorme vantaggio. Non devo familiarizzare ogni volta con processi complessi: posso accedere subito a tutte le informazioni pertinenti. L'automazione mi aiuta a orientarmi rapidamente e garantisce che l'organizzazione delle riunioni continui a funzionare senza intoppi. Anche la comunicazione con i membri del consiglio di amministrazione e le altre parti interessate avviene direttamente all'interno del sistema, facendomi risparmiare molto tempo».

Quale caratteristica apprezzi di più?

Lydia Beck: «Per me, i verbali delle riunioni sono la caratteristica migliore. Diamo ai partecipanti una scadenza per i commenti e, una volta apportate tutte le modifiche, i verbali finali vengono inviati con un clic. Questo ci fa risparmiare un'incredibile quantità di tempo e riduce notevolmente il tasso di errore».

Annett Oberschilp: «Anche l'automazione degli inviti è un vero miglioramento. L'aggiornamento degli elenchi dei partecipanti era un'operazione che richiedeva molto tempo, soprattutto con le modifiche dell'ultimo minuto. Ora è sufficiente aggiungere un nome e il sistema si occuperà del resto, inclusi tutti i documenti pertinenti e i verbali delle riunioni».

CONCLUSIONE

Lydia Beck: «Boardwise non solo rende il nostro lavoro più efficiente, ma anche più rilassato. L'interfaccia intuitiva e l'automazione di molti processi hanno notevolmente alleggerito il nostro carico di lavoro. Sono particolarmente colpito dalla funzione dei verbali delle riunioni: basta un clic e tutto è fatto».

Con Boardwise, RWE Renewables Europe & Australia GmbH ha trovato una soluzione che non solo ottimizza i processi ma soddisfa anche gli elevati standard di conformità e governance. In qualità di filiale di una società quotata al DAX, beneficiano in particolare della documentazione strutturata, della maggiore trasparenza e della tracciabilità sicura di tutti i processi decisionali. La stretta collaborazione con gli esperti di Boardwise garantisce che la soluzione sia in continua evoluzione per soddisfare le mutevoli esigenze.