Caso práctico: cómo RWE Renewables Europe & Australia GmbH digitalizó las reuniones de su dirección ejecutiva con Boardwise

ACERCA DE RWE RENEWABLES EUROPE & AUSTRALIA GMBH

RWE Renewables Europe & Australia GmbH es una empresa líder en el campo de las energías renovables, responsable del desarrollo y la implementación de proyectos de energía sostenible en Europa y Australia. Como parte de RWE AG, uno de los mayores proveedores de energía de Europa y una empresa que cotiza en DAX, los procesos de toma de decisiones transparentes, eficientes y rastreables son esenciales. El cumplimiento de los requisitos reglamentarios y los altos estándares de gobierno constituye un requisito previo fundamental para la estructura organizacional.

EL DESAFÍO

¿Desde cuándo usas Boardwise y para qué reuniones lo utilizas?

Lydia Beck: «Empezamos a funcionar en mayo de 2024. El sistema ya estaba técnicamente listo antes de eso, pero nos tomamos deliberadamente un poco más de tiempo interno para asegurarnos de que todo funcionara sin problemas. Actualmente utilizamos Boardwise exclusivamente para nuestras reuniones de gestión ejecutiva. Como subsidiaria de una empresa que cotiza en DAX, nuestros procesos deben estar especialmente estructurados y bien documentados, y Boardwise nos ha ayudado enormemente en ese sentido».

¿Por qué elegiste Boardwise?

Annett Oberschilp: «Probamos Boardwise basándonos en una recomendación. RWE Generation ya utilizaba el sistema, lo que nos dio un buen nivel de confianza. Tras hacer una demostración, nos convencimos rápidamente. La interfaz es muy fácil de usar e intuitiva. En algunas áreas, incluso ha mejorado nuestros procesos internos. Algunas cosas que antes eran más complejas ahora están mucho más estructuradas y simplificadas gracias a Boardwise».

LA SOLUCIÓN

¿Qué cambios ha observado desde que usó Boardwise?

Lydia Beck: «El cambio más importante es, sin duda, la automatización de muchos procesos. Anteriormente, teníamos que registrar manualmente los puntos del orden del día y comprobar varias veces si faltaba alguna información. Ahora hay un formulario estandarizado que especifica claramente los detalles requeridos. Esto nos ahorra mucho tiempo y reduce el esfuerzo manual. Boardwise se ha convertido en una herramienta de trabajo diario para mí. Casi siempre empiezo el día comprobando si hay nuevas solicitudes o aprobaciones. Me ayuda a estar al tanto de todo y a organizar mis tareas de manera más eficiente».

Annett Oberschilp: «El proceso de creación de actas de reuniones también ha mejorado significativamente. Nuestro director de la junta ahora puede registrar las actas directamente en Boardwise y finalizarlas y enviarlas a todos los participantes pertinentes con un solo clic. Anteriormente, teníamos que copiar las capturas de pantalla, mantener las listas de distribución de correo electrónico de forma manual y asegurarnos de que nadie quedara excluido. Ahora todo está centralizado y es mucho más eficiente».

¿Hubo algún desafío durante la implementación?

Lydia Beck: «La implementación fue bastante complicada, ya que primero tuvimos que definir exactamente cómo deberían estructurarse nuestras agendas y actas de reuniones. No todo funcionó a la perfección de inmediato, y hubo que hacer algunos ajustes varias veces. Pero al final, el esfuerzo valió la pena porque ahora tenemos un sistema que se adapta a nuestros procesos. Para una filial de una empresa que cotiza en DAX como la nuestra, es importante que nuestros flujos de trabajo se ajusten a los requisitos de la sede corporativa».

LOS RESULTADOS

¿Cómo ha cambiado tu trabajo diario desde que usaste Boardwise?

Lydia Beck: «Boardwise se ha convertido en una parte integral de nuestra rutina diaria. Lo compruebo a primera hora de la mañana: es mi herramienta central para organizar las reuniones de la junta directiva. Como parte de un grupo del DAX, estamos sujetos a requisitos de documentación y cumplimiento particularmente estrictos; Boardwise nos ayuda a cumplirlos de manera confiable».

Annett Oberschilp: «Una de las principales ventajas es la mejora de la transparencia. Antes era difícil saber si una reunión había sido reprogramada o qué temas ya habían sido confirmados. Ahora todos los involucrados pueden ver el estado actual en cualquier momento. Ese tipo de transparencia es esencial».

¿Cómo te ayuda Boardwise específicamente en tu rol de adjunta, Annett?

Annett Oberschilp: «Como ayudante de Lydia cuando está de vacaciones o fuera, Boardwise es una gran ventaja. No tengo que familiarizarme cada vez con procesos complejos; puedo acceder a toda la información relevante de inmediato. La automatización me ayuda a orientarme rápidamente y garantiza que la organización de la reunión siga funcionando sin problemas. La comunicación con los miembros de la junta directiva y otras partes interesadas también se lleva a cabo directamente dentro del sistema, lo que me ahorra mucho tiempo».

¿Qué característica aprecias más?

Lydia Beck: «Para mí, las actas de las reuniones son la mejor característica. Damos a los participantes una fecha límite para que formulen sus comentarios y, una vez realizados todos los ajustes, las actas finales se envían con un solo clic. Esto nos ahorra una cantidad increíble de tiempo y reduce considerablemente la tasa de errores».

Annett Oberschilp: «La automatización de las invitaciones también es una mejora real. La actualización de las listas de participantes solía ser una tarea que consumía mucho tiempo, especialmente con los cambios de última hora. Ahora solo tenemos que añadir un nombre y el sistema se encarga del resto, incluidos todos los documentos y actas de las reuniones pertinentes».

CONCLUSIÓN

Lydia Beck: «Boardwise no solo hace que nuestro trabajo sea más eficiente, sino también más relajado. La interfaz intuitiva y la automatización de muchos procesos han reducido considerablemente nuestra carga de trabajo. Me impresiona especialmente la función de actas de las reuniones: con un clic, todo está listo».

Con Boardwise, RWE Renewables Europe & Australia GmbH ha encontrado una solución que no solo optimiza los procesos, sino que también cumple con los altos estándares de cumplimiento y gobierno. Como filial de una empresa que cotiza en DAX, se benefician especialmente de la documentación estructurada, la mejora de la transparencia y la trazabilidad segura de todos los procesos de toma de decisiones. La estrecha colaboración con los expertos de Boardwise garantiza que la solución evolucione continuamente para cumplir con los requisitos cambiantes.