Étude de cas : Numérisation des réunions de direction de RWE Renewables Europe & Australia GmbH avec Boardwise

À PROPOS DE RWE RENEWABLES EUROPE & AUSTRALIA GMBH

RWE Renewables Europe & Australia GmbH est un acteur de premier plan dans le domaine des énergies renouvelables, responsable du développement et de la mise en œuvre de projets d'énergie durable en Europe et en Australie. En tant que membre de RWE AG, l'un des plus grands fournisseurs d'énergie d'Europe et une société cotée au DAX, des processus décisionnels transparents, efficaces et traçables sont essentiels. Le respect des exigences réglementaires et des normes de gouvernance élevées constitue une condition préalable fondamentale à la structure organisationnelle.

LE DÉFI

Depuis quand utilisez-vous Boardwise, et pour quelles réunions l'utilisez-vous ?

Lydia Beck : « Nous sommes entrés en service en mai 2024. Le système était techniquement prêt avant cela, mais nous avons délibérément pris un peu plus de temps en interne pour nous assurer que tout fonctionnerait correctement. Nous utilisons actuellement Boardwise exclusivement pour nos réunions de direction. En tant que filiale d'une société cotée au DAX, nos processus doivent être particulièrement structurés et bien documentés, et Boardwise nous a énormément aidés à cet égard. »

Pourquoi avez-vous choisi Boardwise ?

Annett Oberschilp : « Nous avons essayé Boardwise sur la base d'une recommandation. RWE Generation utilisait déjà le système, ce qui nous a donné un bon niveau de confiance. Après une démonstration, nous avons été rapidement convaincus. L'interface est très conviviale et intuitive. Dans certains domaines, cela a même amélioré nos processus internes. Certaines choses qui étaient auparavant plus complexes sont désormais beaucoup plus structurées et simplifiées grâce à Boardwise. »

LA SOLUTION

Quels changements avez-vous observés depuis l'utilisation de Boardwise ?

Lydia Beck : « Le changement le plus important est sans aucun doute l'automatisation de nombreux processus. Auparavant, nous devions enregistrer manuellement les points de l'ordre du jour et vérifier plusieurs fois si des informations manquaient. Il existe maintenant un formulaire standardisé qui spécifie clairement les détails requis. Cela nous fait gagner beaucoup de temps et réduit les efforts manuels. Boardwise est devenu pour moi un outil de travail quotidien. Je commence presque toujours ma journée en vérifiant s'il y a de nouvelles demandes ou approbations. Cela m'aide à garder le contrôle et à organiser mes tâches plus efficacement. »

Annett Oberschilp : « Le processus de création des procès-verbaux des réunions s'est également considérablement amélioré. Notre responsable du conseil d'administration peut désormais enregistrer les procès-verbaux directement dans Boardwise, les finaliser et les envoyer à tous les participants concernés en un seul clic. Auparavant, nous devions copier des captures d'écran, gérer manuellement les listes de distribution des e-mails et nous assurer que personne n'était oublié. Désormais, tout est centralisé et beaucoup plus efficace. »

Y a-t-il eu des difficultés lors de la mise en œuvre ?

Lydia Beck : « Le déploiement a été très complexe, car nous avons d'abord dû définir exactement comment nos ordres du jour et nos comptes rendus de réunion devaient être structurés. Tout n'a pas fonctionné parfaitement tout de suite et certains ajustements ont dû être effectués à plusieurs reprises. Mais au final, l'effort en valait la peine, car nous disposons désormais d'un système adapté à nos processus. Pour une filiale d'une société cotée au DAX comme la nôtre, il est important que nos flux de travail soient conformes aux exigences du siège social. »

LES RÉSULTATS

Comment votre travail quotidien a-t-il évolué depuis que vous utilisez Boardwise ?

Lydia Beck : « Boardwise fait désormais partie intégrante de notre routine quotidienne. Je le vérifie dès le matin. C'est mon outil central pour organiser les réunions du conseil d'administration. En tant que membre d'un groupe DAX, nous sommes soumis à des exigences de documentation et de conformité particulièrement strictes. Boardwise nous aide à les respecter de manière fiable. »

Annett Oberschilp : « L'un des principaux avantages est l'amélioration de la transparence. Auparavant, il était difficile de savoir si une réunion avait été reprogrammée ou quels sujets avaient déjà été confirmés. Désormais, toutes les personnes impliquées peuvent consulter l'état actuel à tout moment. Ce type de transparence est essentiel. »

Comment Boardwise vous aide-t-il spécifiquement dans votre rôle d'adjointe, Annett ?

Annett Oberschilp : « En tant qu'adjointe de Lydia lorsqu'elle est en vacances ou en déplacement, Boardwise représente un avantage considérable. Je n'ai pas besoin de me familiariser avec des processus complexes à chaque fois : je peux accéder immédiatement à toutes les informations pertinentes. L'automatisation m'aide à m'orienter rapidement et garantit le bon fonctionnement de l'organisation des réunions. La communication avec les membres du conseil d'administration et les autres parties prenantes se fait également directement au sein du système, ce qui me permet de gagner beaucoup de temps. »

Quelle fonctionnalité appréciez-vous le plus ?

Lydia Beck : « Pour moi, le compte-rendu des réunions est la meilleure fonctionnalité. Nous donnons aux participants une date limite pour les commentaires, et une fois tous les ajustements effectués, le compte rendu final est envoyé en un clic. Cela nous fait gagner un temps incroyable et réduit considérablement le taux d'erreur. »

Annett Oberschilp : « L'automatisation des invitations constitue également une véritable amélioration. La mise à jour des listes de participants était autrefois une tâche fastidieuse, surtout en cas de modifications de dernière minute. Il ne nous reste plus qu'à ajouter un nom, et le système s'occupe du reste, y compris tous les documents pertinents et les procès-verbaux des réunions. »

CONCLUSION

Lydia Beck : « Boardwise rend non seulement notre travail plus efficace, mais aussi plus détendu. L'interface intuitive et l'automatisation de nombreux processus ont considérablement allégé notre charge de travail. Je suis particulièrement impressionné par la fonctionnalité de compte-rendu des réunions : un clic et tout est fait. »

Avec Boardwise, RWE Renewables Europe & Australia GmbH a trouvé une solution qui non seulement optimise les processus, mais répond également aux normes élevées de conformité et de gouvernance. En tant que filiale d'une société cotée au DAX, elle bénéficie particulièrement de la documentation structurée, de la transparence accrue et de la traçabilité sécurisée de tous les processus décisionnels. L'étroite collaboration avec les experts de Boardwise garantit que la solution évolue en permanence pour répondre à l'évolution des exigences.