Fallstudie: Digitalisering av ledningsmöten på RWE Renewables Europe & Australia GmbH med Boardwise

OM RWE FÖRNYBARA ENERGIKÄLLOR EUROPA & AUSTRALIEN GMBH

RWE Renewables Europe & Australia GmbH är en ledande aktör inom förnybar energi, ansvarig för utveckling och genomförande av hållbara energiprojekt i Europa och Australien. Som en del av RWE AG — en av Europas största energileverantörer och ett DAX-noterat företag — är transparenta, effektiva och spårbara beslutsprocesser avgörande. Efterlevnad av lagkrav och höga styrningsstandarder utgör en grundläggande förutsättning för organisationsstrukturen.

UTMANINGEN

Sedan när har du använt Boardwise, och till vilka möten använder du det?

Lydia Beck: ”Vi gick live i maj 2024. Systemet var tekniskt klart innan det, men vi tog medvetet lite extra tid internt för att säkerställa att allt skulle fungera smidigt. Vi använder för närvarande Boardwise exklusivt för våra koncernledningsmöten. Som ett dotterbolag till ett DAX-noterat företag måste våra processer vara särskilt strukturerade och väldokumenterade — och Boardwise har hjälpt oss enormt i det avseendet.

Varför valde du Boardwise?

Annett Oberschilp: ”Vi försökte Boardwise baserat på en rekommendation. RWE Generation använde redan systemet, vilket gav oss en god nivå av förtroende. Efter att vi hade en demo blev vi snabbt övertygade. Gränssnittet är mycket användarvänligt och intuitivt. På vissa områden har det till och med förbättrat våra interna processer. Vissa saker som tidigare var mer komplexa är nu mycket mer strukturerade och förenklade tack vare Boardwise.

LÖSNINGEN

Vilka förändringar har du observerat sedan du använde Boardwise?

Lydia Beck: ”Den största förändringen är definitivt automatiseringen av många processer. Tidigare var vi tvungna att manuellt registrera dagordningspunkter och kontrollera flera gånger om någon information saknades. Nu finns det ett standardiserat formulär som tydligt anger de nödvändiga detaljerna. Detta sparar oss mycket tid och minskar manuell ansträngning. Boardwise har blivit ett dagligt arbetsverktyg för mig. Jag börjar nästan alltid min dag med att leta efter nya förfrågningar eller godkännanden. Det hjälper mig att hålla koll på saker och ting och organisera mina uppgifter mer effektivt.”

Annett Oberschilp: ”Processen för att skapa mötesprotokoll har också förbättrats avsevärt. Vår styrelsemedlem kan nu spela in protokoll direkt i Boardwise och slutföra och skicka dem till alla relevanta deltagare med ett enda klick. Tidigare var vi tvungna att kopiera skärmdumpar, upprätthålla e-postdistributionslistor manuellt och se till att ingen utelämnades. Nu är allt centraliserat och mycket effektivare.”

Fanns det några utmaningar under genomförandet?

Lydia Beck: ”Lanseringen var ganska involverad, eftersom vi först var tvungna att definiera exakt hur våra dagordningar och mötesprotokoll skulle struktureras. Inte allt fungerade perfekt direkt, och vissa justeringar måste göras flera gånger. Men i slutändan var ansträngningen värt det eftersom vi nu har ett system som passar våra processer. För ett dotterbolag till ett DAX-noterat företag som oss är det viktigt att våra arbetsflöden överensstämmer med kraven i företagets huvudkontor.”

RESULTATEN

Hur har ditt dagliga arbete förändrats sedan du använde Boardwise?

Lydia Beck: ”Boardwise har blivit en integrerad del av vår dagliga rutin. Jag kollar det först på morgonen - det är mitt centrala verktyg för att organisera styrelsemöten. Som en del av en DAX-grupp är vi föremål för särskilt strikta krav på dokumentation och efterlevnad — BoardWise hjälper oss att på ett tillförlitligt sätt uppfylla dem.”

Annett Oberschilp: ”En stor fördel är den förbättrade transparensen. Det brukade vara svårt att spåra om ett möte hade planerats om eller vilka ämnen som redan hade bekräftats. Nu kan alla inblandade se den aktuella statusen när som helst. Den typen av öppenhet är nödvändig.”

Hur hjälper Boardwise dig specifikt i din ställföreträdande roll, Annett?

Annett Oberschilp: ”Som Lydias ställföreträdare när hon är på semester eller borta är Boardwise en enorm fördel. Jag behöver inte bekanta mig med komplexa processer varje gång - jag kan komma åt all relevant information direkt. Automatiseringen hjälper mig att orientera mig snabbt och säkerställer att mötesorganisationen fortsätter att fungera smidigt. Kommunikationen med styrelseledamöter och andra intressenter sker också direkt i systemet, vilket sparar mycket tid för mig.

Vilken funktion uppskattar du mest?

Lydia Beck: ”För mig är mötesprotokollet det bästa inslaget. Vi ger deltagarna en deadline för kommentarer, och när alla justeringar är gjorda skickas de sista minuterna ut med ett klick. Det sparar oss otroligt mycket tid och minskar felfrekvensen kraftigt.”

Annett Oberschilp: ”Automatiseringen av inbjudningar är också en verklig förbättring. Att uppdatera deltagarlistor brukade vara en tidskrävande uppgift, särskilt med ändringar i sista minuten. Nu lägger vi bara till ett namn, och systemet hanterar resten — inklusive alla relevanta dokument och mötesprotokoll.

SLUTSATS

Lydia Beck: ”Boardwise gör inte bara vårt arbete mer effektivt, utan också mer avslappnat. Det intuitiva gränssnittet och automatiseringen av många processer har avsevärt lättat vår arbetsbelastning. Jag är särskilt imponerad av mötesprotokollet - ett klick och allt är gjort.”

Med Boardwise har RWE Renewables Europe & Australia GmbH hittat en lösning som inte bara optimerar processer utan också uppfyller de höga standarderna för efterlevnad och styrning. Som dotterbolag till ett DAX-noterat företag drar de särskilt nytta av strukturerad dokumentation, ökad transparens och säker spårbarhet i alla beslutsprocesser. Det nära samarbetet med Boardwise-experter säkerställer att lösningen ständigt utvecklas för att möta förändrade krav.