Case-studie: Effektive ledelsesmøter hos Cornelsen med Boardwise
OM CORNELSEN
Cornelsen er en av de ledende leverandørene av utdanningsmedier i Tyskland. Med et sterkt fokus på innovasjon og digitalisering optimaliserer Cornelsen kontinuerlig interne prosesser for å sikre effektiv bedriftsledelse. Et sentralt element i denne optimaliseringen var introduksjonen av Boardwise for organisering av ledermøter, kjent internt som Management Meetings.
I vår samtale med Dr. Florian Schrader, stabssjef for administrerende direktør, diskuterte vi endringene og forbedringene Boardwise har ført til Cornelsens møteprosesser.
UTFORDRINGEN
Hvordan organiserte du ledelsesmøtene dine før du brukte Boardwise?
«Før Boardwise var organiseringen av våre ledermøter sterkt avhengig av manuelle prosesser. Vi brukte Excel, Word og SharePoint, som ikke bare var tidkrevende, men også utsatt for feil. Hvert punkt på dagsordenen måtte koordineres via e-post og på tvers av flere kanaler. Dette førte til mye bilateral koordinering, oppfølgingsspørsmål og sporadiske misforståelser.
Hvorfor valgte du Boardwise?
«Vi ble kontaktet direkte av Boardwise. Etter demoen ble det raskt klart at verktøyet ville forenkle prosessene våre betydelig. Vi var spesielt imponert over hvor mange administrative oppgaver som kunne automatiseres.»
LØSNINGEN
Hvilke forbedringer har du sett siden du brukte Boardwise?
«Boardwise har gjort hele planleggingen og gjennomføringen av våre ledelsesmøter mye mer effektiv. Under forberedelsene sparer vi mye tid fordi agendaposter automatisk fanges opp og struktureres. Vi pleide å koordinere alt gjennom utallige e-poster og telefonsamtaler - det er nå helt borte.
«Å ta minutter har også blitt mye lettere. Tidligere måtte vi manuelt kutte og distribuere deler av protokollen til forskjellige mottakere. Nå skjer alt dette automatisk gjennom Boardwise. Oppgaver og beslutninger er tydelig dokumentert og sporbare, noe som er en stor hjelp.»
Er det en spesiell funksjon du verdsetter mest?
«Ja, den sirkulære oppløsningsfunksjonen. Vi pleide å stemme på sirkulære resolusjoner via e-post, og det var vanskelig å holde styr på - hvem hadde allerede stemt? Har vi glemt noen? Nå er alt sentralisert i en enkelt liste, noe som i stor grad forbedrer åpenhet og effektivitet.»
RESULTATENE
Hvordan har Boardwise endret ditt daglige arbeid?
«Personlig har Boardwise spart meg minst en halv arbeidsdag per uke - det samme gjelder assistentene våre. Jeg kan nå lede hele organisasjonen nesten utelukkende gjennom Boardwise, noe som tar stor belastning av teamet vårt.»
«Verktøyets tilpasningsevne har også hjulpet oss. Vi var i stand til å konfigurere Boardwise til å støtte våre eksisterende arbeidsflyter uten å måtte endre våre interne prosesser. Dette gjorde adopsjonen i selskapet mye enklere.»
Hvordan ble Boardwise mottatt av brukere?
«Deltakerne er veldig glade fordi de alltid er informert og enkelt kan sende inn agendapunktene sine. På ledernivå var det noen innledende endringsprosesser, da noen kolleger måtte venne seg til den nye måten å jobbe på. Men generelt er tilbakemeldingene veldig positive.»
KONKLUSJON
«Boardwise har gjort ledelsesmøtene våre mer effektive, transparente og strukturerte. Sentralisert dokumentasjon, automatisering og høy brukervennlighet har redusert den administrative arbeidsmengden betydelig. Vi setter spesielt pris på fleksibiliteten til å tilpasse verktøyet til våre spesifikke behov. Vi planlegger allerede å rulle ut Boardwise for våre tilsynsstyrer også.»
Med Boardwise har Cornelsen funnet en løsning som oppfyller de høye standardene for moderne bedriftsledelse, samtidig som det muliggjør sømløs integrering i eksisterende prosesser. Dette posisjonerer selskapet godt for en effektiv og digital fremtid.
