Caso práctico: reuniones de gestión eficientes en Cornelsen con Boardwise

ACERCA DE CORNELSEN

Cornelsen es uno de los principales proveedores de medios educativos en Alemania. Con un fuerte enfoque en la innovación y la digitalización, Cornelsen optimiza continuamente los procesos internos para garantizar una gestión empresarial eficaz. Un elemento clave de esta optimización fue la introducción de Boardwise para la organización de reuniones ejecutivas, conocidas internamente como reuniones de gestión.

En nuestra conversación con el Dr. Florian Schrader, jefe de gabinete del director ejecutivo, analizamos los cambios y las mejoras que Boardwise ha introducido en los procesos de reuniones de Cornelsen.

EL DESAFÍO

¿Cómo organizabas tus reuniones de gestión antes de usar Boardwise?

«Antes de Boardwise, la organización de nuestras reuniones ejecutivas dependía en gran medida de los procesos manuales. Utilizábamos Excel, Word y SharePoint, lo que no solo consumía mucho tiempo, sino que también era propenso a errores. Cada punto del orden del día tenía que coordinarse por correo electrónico y a través de múltiples canales. Esto llevó a una gran cantidad de coordinación bilateral, a preguntas de seguimiento y, en ocasiones, a malentendidos».

¿Por qué elegiste Boardwise?

«Boardwise se puso en contacto directamente con nosotros. Tras la demostración, rápidamente quedó claro que la herramienta simplificaría considerablemente nuestros procesos. Nos impresionó especialmente la cantidad de tareas administrativas que podían automatizarse».

LA SOLUCIÓN

¿Qué mejoras ha visto desde que usó Boardwise?

«Boardwise ha hecho que toda la planificación y ejecución de nuestras reuniones de gestión sea mucho más eficiente. Durante la preparación, ahorramos mucho tiempo porque los puntos de la agenda se capturan y estructuran automáticamente. Antes lo coordinábamos todo a través de innumerables correos electrónicos y llamadas telefónicas, pero ahora eso ha desaparecido por completo».

«Tomarse unos minutos también se ha vuelto mucho más fácil. En el pasado, teníamos que cortar secciones de las actas y distribuirlas manualmente entre distintos destinatarios. Ahora, todo eso ocurre automáticamente a través de Boardwise. Las tareas pendientes y las decisiones están claramente documentadas y son rastreables, lo cual es de gran ayuda».

¿Hay alguna característica en particular que valore más?

«Sí, la función de resolución circular. Solíamos votar las resoluciones circulares por correo electrónico y era difícil hacer un seguimiento: ¿quién había votado ya? ¿Hemos olvidado a alguien? Ahora todo está centralizado en una sola lista, lo que mejora considerablemente la transparencia y la eficiencia».

LOS RESULTADOS

¿Cómo ha cambiado Boardwise tu trabajo diario?

«Personalmente, Boardwise me ha ahorrado al menos medio día de trabajo a la semana; lo mismo ocurre con nuestros asistentes. Ahora puedo gestionar casi por completo toda la organización a través de Boardwise, lo que supone una enorme carga para nuestro equipo».

«La adaptabilidad de la herramienta también nos ha ayudado. Pudimos configurar Boardwise para que fuera compatible con nuestros flujos de trabajo existentes sin tener que cambiar nuestros procesos internos. Esto hizo que la adopción dentro de la empresa fuera mucho más fácil».

¿Cómo recibieron Boardwise los usuarios?

«Los participantes están muy contentos porque siempre están informados y pueden enviar fácilmente los puntos de su agenda. A nivel ejecutivo, hubo algunos procesos iniciales de cambio, ya que algunos colegas tuvieron que acostumbrarse a la nueva forma de trabajar. Pero, en general, los comentarios son muy positivos».

CONCLUSIÓN

«Boardwise ha hecho que nuestras reuniones de gestión sean más eficientes, transparentes y estructuradas. La documentación centralizada, la automatización y la gran facilidad de uso han reducido significativamente nuestra carga de trabajo administrativa. Valoramos especialmente la flexibilidad para adaptar la herramienta a nuestras necesidades específicas. Ya estamos planeando implementar Boardwise también para nuestros consejos de administración».

Con Boardwise, Cornelsen ha encontrado una solución que cumple con los altos estándares de la administración corporativa moderna y, al mismo tiempo, permite una integración perfecta en los procesos existentes. Esto posiciona bien a la empresa para un futuro digital y eficiente.