Étude de cas : Réunions de direction efficaces chez Cornelsen avec Boardwise

À PROPOS DE CORNELSEN

Cornelsen est l'un des principaux fournisseurs de médias éducatifs en Allemagne. En mettant l'accent sur l'innovation et la numérisation, Cornelsen optimise en permanence les processus internes afin de garantir une gestion d'entreprise efficace. Un élément clé de cette optimisation a été l'introduction de Boardwise pour l'organisation des réunions exécutives, appelées en interne réunions de gestion.

Lors de notre conversation avec le Dr Florian Schrader, chef de cabinet du PDG, nous avons discuté des changements et des améliorations apportés par Boardwise aux processus de réunion de Cornelsen.

LE DÉFI

Comment organisiez-vous vos réunions de direction avant d'utiliser Boardwise ?

« Avant Boardwise, l'organisation de nos réunions de direction dépendait largement de processus manuels. Nous avons utilisé Excel, Word et SharePoint, ce qui était non seulement chronophage, mais aussi sujet à des erreurs. Chaque point de l'ordre du jour devait être coordonné par e-mail et via de multiples canaux. Cela a donné lieu à de nombreuses coordinations bilatérales, à des questions de suivi et à des malentendus occasionnels. »

Pourquoi avez-vous choisi Boardwise ?

« Nous avons été contactés directement par Boardwise. Après la démonstration, il est rapidement devenu évident que l'outil simplifierait considérablement nos processus. Nous avons été particulièrement impressionnés par le nombre de tâches administratives qui pouvaient être automatisées. »

LA SOLUTION

Quelles améliorations avez-vous constatées depuis que vous utilisez Boardwise ?

« Boardwise a rendu l'ensemble de la planification et de l'exécution de nos réunions de direction beaucoup plus efficaces. Lors de la préparation, nous gagnons beaucoup de temps car les points de l'ordre du jour sont automatiquement saisis et structurés. Nous avions l'habitude de tout coordonner par le biais d'innombrables e-mails et appels téléphoniques, mais aujourd'hui, tout cela n'existe plus. »

« Il est également devenu beaucoup plus facile de prendre des minutes. Dans le passé, nous devions découper et distribuer manuellement des sections du procès-verbal à différents destinataires. Désormais, tout cela se fait automatiquement via Boardwise. Les tâches et les décisions sont clairement documentées et traçables, ce qui est d'une grande aide. »

Y a-t-il une caractéristique particulière que vous appréciez le plus ?

« Oui, la fonction de résolution circulaire. Nous avions l'habitude de voter sur les résolutions circulaires par courrier électronique, et il était difficile de les suivre. Qui avait déjà voté ? Avons-nous oublié quelqu'un ? Désormais, tout est centralisé dans une seule liste, ce qui améliore considérablement la transparence et l'efficacité. »

LES RÉSULTATS

Comment Boardwise a-t-il changé votre travail quotidien ?

« Personnellement, Boardwise m'a permis d'économiser au moins une demi-journée de travail par semaine, tout comme nos assistants. Je peux désormais gérer l'ensemble de l'organisation presque entièrement via Boardwise, ce qui allège considérablement la charge de travail de notre équipe. »

« L'adaptabilité de l'outil nous a également aidés. Nous avons pu configurer Boardwise pour prendre en charge nos flux de travail existants sans avoir à modifier nos processus internes. Cela a grandement facilité l'adoption au sein de l'entreprise. »

Comment les utilisateurs ont-ils accueilli Boardwise ?

« Les participants sont très contents car ils sont toujours informés et peuvent facilement soumettre leurs points à l'ordre du jour. Au niveau de la direction, il y a eu quelques premiers processus de changement, certains collègues ayant dû s'habituer à la nouvelle méthode de travail. Mais dans l'ensemble, les retours sont très positifs. »

CONCLUSION

« Boardwise a rendu nos réunions de direction plus efficaces, transparentes et structurées. La centralisation de la documentation, l'automatisation et la grande facilité d'utilisation ont considérablement réduit notre charge de travail administrative. Nous apprécions particulièrement la flexibilité qui nous permet d'adapter l'outil à nos besoins spécifiques. Nous prévoyons déjà de déployer Boardwise pour nos conseils de surveillance également. »

Avec Boardwise, Cornelsen a trouvé une solution qui répond aux normes élevées de la gestion d'entreprise moderne tout en permettant une intégration fluide dans les processus existants. L'entreprise est ainsi bien positionnée pour un avenir numérique efficace.