Studium przypadku: Efektywne spotkania zarządzania w Cornelsen z Boardwise

O CORNELSEN

Cornelsen jest jednym z wiodących dostawców mediów edukacyjnych w Niemczech. Mając silny nacisk na innowacje i cyfryzację, Cornelsen stale optymalizuje procesy wewnętrzne, aby zapewnić skuteczne zarządzanie korporacją. Kluczowym elementem tej optymalizacji było wprowadzenie Boardwise do organizowania spotkań kadry kierowniczej, znanego wewnętrznie jako Management Meetings.

W naszej rozmowie z dr Florianem Schraderem, szefem sztabu dyrektora generalnego, omówiliśmy zmiany i ulepszenia wprowadzone przez Boardwise w procesach spotkań Cornelsena.

WYZWANIE

Jak zorganizowałeś spotkania zarządcze przed użyciem Boardwise?

„Przed Boardwise organizacja naszych spotkań kierowniczych była silnie zależna od procesów ręcznych. Użyliśmy programu Excel, Word i SharePoint, co było nie tylko czasochłonne, ale także podatne na błędy. Każdy punkt porządku obrad musiał być koordynowany za pośrednictwem poczty elektronicznej i na wielu kanałach. Doprowadziło to do wielu dwustronnych koordynacji, dalszych pytań i sporadycznych nieporozumień”.

Dlaczego wybrałeś Boardwise?

„Skontaktował się z nami bezpośrednio przez Boardwise. Po demonstracji szybko stało się jasne, że narzędzie znacznie uprości nasze procesy. Byliśmy pod szczególnym wrażeniem tego, jak wiele zadań administracyjnych można zautomatyzować”.

ROZWIĄZANIE

Jakie ulepszenia widziałeś od czasu korzystania z Boardwise?

„Boardwise sprawił, że całe planowanie i realizacja naszych spotkań kierowniczych jest znacznie bardziej wydajne. Podczas przygotowań oszczędzamy dużo czasu, ponieważ punkty porządku obrad są automatycznie przechwytywane i strukturyzowane. Kiedyś koordynowaliśmy wszystko poprzez niezliczone e-maile i rozmowy telefoniczne - teraz to całkowicie zniknęło”.

„Poświęcanie minut również stało się znacznie łatwiejsze. W przeszłości musieliśmy ręcznie wycinać i rozprowadzać fragmenty minut do różnych odbiorców. Teraz, wszystko to dzieje się automatycznie za pośrednictwem Boardwise. Zadania i decyzje są jasno udokumentowane i identyfikowalne, co jest ogromną pomocą”.

Czy jest jakaś szczególna cecha, którą cenisz najbardziej?

„Tak, funkcja rozdzielczości okrągłej. Kiedyś głosowaliśmy nad okólnymi rezolucjami za pośrednictwem poczty elektronicznej i trudno było śledzić - kto już głosował? Zapomnieliśmy o kimś? Teraz wszystko jest scentralizowane na jednej liście, co znacznie poprawia przejrzystość i wydajność”.

WYNIKI

Jak Boardwise zmienił Twoją codzienną pracę?

„Osobiście Boardwise zaoszczędził mi co najmniej pół dnia pracy tygodniowo — to samo dotyczy naszych asystentów. Teraz mogę zarządzać całą organizacją niemal w całości za pośrednictwem Boardwise, co usuwa ogromny ładunek z naszego zespołu.

„Zdolność adaptacyjna narzędzia również nam pomogła. Byliśmy w stanie skonfigurować Boardwise, aby obsługiwał nasze istniejące przepływy pracy bez konieczności zmiany naszych wewnętrznych procesów. To znacznie ułatwiło przyjęcie w firmie”.

W jaki sposób Boardwise został odebrany przez użytkowników?

„Uczestnicy są bardzo zadowoleni, ponieważ są zawsze informowani i mogą łatwo przesyłać swoje punkty porządku obrad. Na poziomie wykonawczym nastąpiły pewne początkowe procesy zmian, ponieważ niektórzy koledzy musieli przyzwyczaić się do nowego sposobu pracy. Ale ogólnie opinie są bardzo pozytywne”.

KONKLUZJA

„Boardwise sprawił, że nasze spotkania kierownicze są bardziej wydajne, przejrzyste i ustrukturyzowane. Scentralizowana dokumentacja, automatyzacja i wysoka łatwość obsługi znacznie zmniejszyły nasze obciążenie administracyjne. Szczególnie doceniamy elastyczność w dostosowaniu narzędzia do naszych specyficznych potrzeb. Już teraz planujemy wdrożyć Boardwise dla naszych rad nadzorczych”.

Dzięki Boardwise firma Cornelsen znalazła rozwiązanie, które spełnia wysokie standardy nowoczesnego zarządzania korporacją, jednocześnie umożliwiając płynną integrację z istniejącymi procesami. To dobrze stawia firmę na wydajną i cyfrową przyszłość.