Caso di studio: Riunioni di gestione efficienti presso Cornelsen con Boardwise

SU CORNELSEN

Cornelsen è uno dei principali fornitori di media didattici in Germania. Con una forte attenzione all'innovazione e alla digitalizzazione, Cornelsen ottimizza continuamente i processi interni per garantire una gestione aziendale efficace. Un elemento chiave di questa ottimizzazione è stata l'introduzione di Boardwise per l'organizzazione di riunioni esecutive, note internamente come riunioni di gestione.

Nella nostra conversazione con il dott. Florian Schrader, capo dello staff del CEO, abbiamo discusso dei cambiamenti e dei miglioramenti apportati da Boardwise ai processi di riunione di Cornelsen.

LA SFIDA

Come hai organizzato le riunioni di gestione prima di usare Boardwise?

«Prima di Boardwise, l'organizzazione delle nostre riunioni esecutive dipendeva fortemente dai processi manuali. Utilizzavamo Excel, Word e SharePoint, il che non solo richiedeva molto tempo ma era anche soggetto a errori. Ogni punto all'ordine del giorno doveva essere coordinato via e-mail e su più canali. Ciò ha portato a un forte coordinamento bilaterale, a domande di follow-up e a malintesi occasionali».

Perché hai scelto Boardwise?

«Siamo stati contattati direttamente da Boardwise. Dopo la demo, è diventato subito chiaro che lo strumento avrebbe semplificato notevolmente i nostri processi. Siamo rimasti particolarmente colpiti dal numero di attività amministrative che possono essere automatizzate».

LA SOLUZIONE

Quali miglioramenti hai notato da quando usi Boardwise?

«Boardwise ha reso l'intera pianificazione ed esecuzione delle nostre riunioni di gestione molto più efficienti. Durante la preparazione, risparmiamo molto tempo perché i punti all'ordine del giorno vengono acquisiti e strutturati automaticamente. Prima coordinavamo tutto tramite innumerevoli e-mail e telefonate, che ora sono completamente scomparse».

«Anche dedicare minuti è diventato molto più semplice. In passato, dovevamo tagliare e distribuire manualmente sezioni dei verbali a destinatari diversi. Ora, tutto ciò avviene automaticamente tramite Boardwise. Le cose da fare e le decisioni sono chiaramente documentate e tracciabili, il che è di grande aiuto».

C'è una caratteristica particolare che apprezzi di più?

«Sì, la funzione di risoluzione circolare. Prima votavamo le risoluzioni circolari via e-mail ed era difficile tenerne traccia: chi aveva già votato? Abbiamo dimenticato qualcuno? Ora tutto è centralizzato in un unico elenco, il che migliora notevolmente la trasparenza e l'efficienza».

I RISULTATI

In che modo Boardwise ha cambiato il tuo lavoro quotidiano?

«Personalmente, Boardwise mi ha fatto risparmiare almeno mezza giornata di lavoro a settimana, lo stesso vale per i nostri assistenti. Ora posso gestire l'intera organizzazione quasi interamente tramite Boardwise, il che alleggerisce moltissimo il nostro team».

«Anche l'adattabilità dello strumento ci ha aiutato. Siamo stati in grado di configurare Boardwise per supportare i nostri flussi di lavoro esistenti senza dover modificare i nostri processi interni. Ciò ha reso l'adozione all'interno dell'azienda molto più semplice».

Come è stato accolto Boardwise dagli utenti?

«I partecipanti sono molto contenti perché sono sempre informati e possono inviare facilmente i punti all'ordine del giorno. A livello dirigenziale, ci sono stati alcuni processi iniziali di cambiamento, poiché alcuni colleghi hanno dovuto abituarsi al nuovo modo di lavorare. Ma nel complesso, il feedback è molto positivo».

CONCLUSIONE

«Boardwise ha reso le nostre riunioni di gestione più efficienti, trasparenti e strutturate. La documentazione centralizzata, l'automazione e l'elevata facilità d'uso hanno ridotto significativamente il nostro carico di lavoro amministrativo. Apprezziamo in particolare la flessibilità di adattare lo strumento alle nostre esigenze specifiche. Stiamo già pianificando di implementare Boardwise anche per i nostri consigli di sorveglianza».

Con Boardwise, Cornelsen ha trovato una soluzione che soddisfa gli elevati standard della moderna gestione aziendale, consentendo al contempo una perfetta integrazione nei processi esistenti. Questo posiziona bene l'azienda per un futuro efficiente e digitale.