Intervju med Aleka Heinrich, assistent for administrerende direktør i Siegwerk
OM SIEGWERK
Siegwerk er en av verdens ledende leverandører av trykkfarger og belegg for emballasjeapplikasjoner og etiketter. Som et familieeid selskap i 7. generasjon har det en lang tradisjon.
UTFORDRINGEN
Hvordan lærte du om Boardwise?
«Jeg kom først over Boardwise på en hybridassistentkonferanse. Gjennom plattformen kom jeg i kontakt med en av kollegene dine. Selv den gang var jeg interessert i verktøy som kunne forbedre møteprosessene våre. Selv om temaet ikke var topp prioritet på den tiden, holdt vi kontakten i over to år. I fjor ble ting mer konkret, og vi bestemte oss endelig for å implementere Boardwise.
Hva var hovedproblemene du ønsket å løse?
«Organiseringen var veldig tidkrevende. Emner kom gjennom forskjellige kanaler - e-post, telefon, håndskrevne notater. Det var vanskelig å holde styr på alt. I tillegg måtte jeg manuelt informere interessenter om eventuelle endringer, noe som var ekstremt tidkrevende. Jeg visste at det måtte finnes en bedre løsning.»
Hvorfor valgte du Boardwise?
«Integrasjonen med MS Teams var nøkkelfaktoren for oss. Vi jobbet allerede med Teams, og Boardwise passet sømløst inn i arbeidsflyten vår. Grensesnittet var intuitivt, og samarbeidet med teamet var greit og profesjonelt. Alt i alt gjorde verktøyet det beste inntrykket på oss.»
LØSNINGEN
Hvordan har arbeidet ditt endret seg siden implementeringen?
Det er utrolig hvor mye mer effektivt alt har blitt. Jeg kan lage agendaer direkte i systemet, flytte emner rundt, og tider beregnes automatisk. Alt — fra agendaer til møtereferater — lagres sentralt. Dette sparer ikke bare tid, men gir også mye mer klarhet.»
Var det noen utfordringer under implementeringen?
«I begynnelsen var det litt komplisert å gjøre oss kjent med alle funksjonene. Å konfigurere de automatiserte tekstene, spesielt, var ganske tidkrevende. En mer detaljert gjennomføringsplan ville vært nyttig her. Men takket være støtten fra Boardwise klarte vi alt bra.»
RESULTATENE
Hvilke fordeler gir Boardwise selskapet generelt?
«Det har ført til struktur i prosessene våre. Emner sendes nå inn på en standardisert måte, og alle forstår hvordan arbeidsflyten fungerer. Dette sparer meg ikke bare tid, men gir også mer disiplin i organisasjonen. I tillegg setter vi stor pris på åpenheten - all informasjon er på ett sted, og alle har tilgang.»
Har du en favorittfunksjon?
«Det er mange! Evnen til raskt å flytte emner og de automatiserte sirkulærene er fantastisk. Men den integrerte søkefunksjonen og den enkle oppdateringen av invitasjoner gjør også verktøyet uunnværlig.»
Til slutt, vil du anbefale Boardwise?
«Absolutt. Det har fullstendig forandret måten vi jobber på. Effektiviteten, gjennomsiktigheten og strukturen som Boardwise gir, gjør det til et viktig verktøy - ikke bare for meg, men for hele selskapet.»
