Wywiad z Aleką Heinrich, asystentką dyrektora generalnego Siegwerk

O SIEGWERK

Siegwerk jest jednym z wiodących na świecie dostawców farb drukarskich i powłok do zastosowań opakowaniowych i etykiet. Jako firma rodzinna siódmego pokolenia ma długoletnią tradycję.

WYZWANIE

Skąd dowiedziałeś się o Boardwise?

„Po raz pierwszy spotkałem się z Boardwise na konferencji asystentów hybrydowych. Poprzez platformę skontaktowałem się z jednym z twoich kolegów. Już wtedy interesowały mnie narzędzia, które mogłyby usprawnić nasze procesy spotkań. Chociaż temat nie był wówczas najwyższym priorytetem, pozostaliśmy w kontakcie przez ponad dwa lata. W zeszłym roku sprawy stały się bardziej konkretne i w końcu zdecydowaliśmy się na wdrożenie Boardwise.

Jakie były główne problemy, które chciałeś rozwiązać?

„Organizacja była bardzo czasochłonna. Tematy przychodziły różnymi kanałami - e-mail, telefon, odręczne notatki. Trudno było śledzić wszystko. Dodatkowo musiałem ręcznie informować interesariuszy o wszelkich zmianach, co było niezwykle czasochłonne. Wiedziałem, że musi być lepsze rozwiązanie”.

Dlaczego wybrałeś Boardwise?

„Integracja z MS Teams była dla nas kluczowym czynnikiem. Pracowaliśmy już z Teams, a Boardwise płynnie pasował do naszego przepływu pracy. Interfejs był intuicyjny, a współpraca z zespołem była prosta i profesjonalna. Ogólnie rzecz biorąc, narzędzie zrobiło na nas najlepsze wrażenie”.

ROZWIĄZANIE

Jak zmieniła się Twoja praca od czasu wdrożenia?

„To niesamowite, o ile wszystko stało się bardziej wydajne. Potrafię tworzyć agendy bezpośrednio w systemie, przenosić tematy, a godziny są obliczane automatycznie. Wszystko — od porządku obrad po protokół spotkań — jest przechowywane centralnie. To nie tylko oszczędza czas, ale także zapewnia znacznie większą jasność”.

Czy podczas realizacji wystąpiły jakieś wyzwania?

„Na początku zapoznanie się ze wszystkimi funkcjami było trochę skomplikowane. Konfigurowanie automatycznych tekstów, w szczególności, było dość czasochłonne. Pomocny byłby tutaj bardziej szczegółowy plan wdrożenia. Jednak dzięki wsparciu ze strony Boardwise udało nam się wszystko dobrze.”

WYNIKI

Jakie korzyści przynosi Boardwise firmie ogólnie?

„Wprowadziło strukturę do naszych procesów. Tematy są teraz przesyłane w ujednolicony sposób i każdy rozumie, jak działa przepływ pracy. To nie tylko oszczędza mi czas, ale także zaszczepia więcej dyscypliny w organizacji. Ponadto bardzo doceniamy przejrzystość — wszystkie informacje są w jednym miejscu i każdy ma dostęp”.

Czy masz ulubioną funkcję?

„Jest ich wiele! Możliwość szybkiego przenoszenia tematów i automatyczne okólniki są fantastyczne. Ale zintegrowana funkcja wyszukiwania i łatwa aktualizacja zaproszeń sprawiają, że narzędzie jest niezbędne”.

Wreszcie, czy poleciłbyś Boardwise?

„Absolutnie. Całkowicie zmieniło sposób, w jaki pracujemy. Efektywność, przejrzystość i struktura, które zapewnia Boardwise, sprawiają, że jest to niezbędne narzędzie — nie tylko dla mnie, ale dla całej firmy”.