Intervista con Aleka Heinrich, assistente del CEO di Siegwerk
SU SIEGWERK
Siegwerk è uno dei principali fornitori mondiali di inchiostri da stampa e rivestimenti per applicazioni di imballaggio ed etichette. Come azienda a conduzione familiare giunta alla settima generazione, ha una lunga tradizione.
LA SFIDA
Come sei venuto a conoscenza di Boardwise?
«Ho incontrato Boardwise per la prima volta a una conferenza di assistenti ibridi. Tramite la piattaforma, sono entrato in contatto con uno dei tuoi colleghi. Già allora, ero interessato agli strumenti che potessero migliorare i nostri processi di riunione. Sebbene l'argomento non fosse una priorità assoluta all'epoca, siamo rimasti in contatto per oltre due anni. L'anno scorso, le cose sono diventate più concrete e alla fine abbiamo deciso di implementare Boardwise».
Quali erano i problemi principali che volevi risolvere?
«L'organizzazione richiedeva molto tempo. Gli argomenti provenivano da vari canali: e-mail, telefono, note scritte a mano. Era difficile tenere traccia di tutto. Inoltre, dovevo informare manualmente le parti interessate di eventuali modifiche, il che richiedeva molto tempo. Sapevo che doveva esserci una soluzione migliore».
Perché hai scelto Boardwise?
«L'integrazione con MS Teams è stato il fattore chiave per noi. Stavamo già lavorando con Teams e Boardwise si inseriva perfettamente nel nostro flusso di lavoro. L'interfaccia era intuitiva e la collaborazione con il team era semplice e professionale. Nel complesso, lo strumento ci ha fatto la migliore impressione».
LA SOLUZIONE
Come è cambiato il tuo lavoro dopo l'implementazione?
«È incredibile quanto tutto sia diventato più efficiente. Posso creare ordini del giorno direttamente nel sistema, spostare gli argomenti e i tempi vengono calcolati automaticamente. Tutto, dagli ordini del giorno ai verbali delle riunioni, viene archiviato centralmente. Ciò non solo consente di risparmiare tempo, ma offre anche molta più chiarezza».
Ci sono state difficoltà durante l'implementazione?
«All'inizio era un po' complesso acquisire familiarità con tutte le funzioni. La configurazione dei testi automatici, in particolare, richiedeva molto tempo. Un piano di implementazione più dettagliato sarebbe stato utile in questo caso. Tuttavia, grazie al supporto di Boardwise, abbiamo gestito tutto bene».
I RISULTATI
Quali vantaggi offre Boardwise all'azienda in generale?
«Ha strutturato i nostri processi. Gli argomenti vengono ora presentati in modo standardizzato e tutti comprendono come funziona il flusso di lavoro. Questo non solo mi fa risparmiare tempo, ma infonde anche maggiore disciplina nell'organizzazione. Inoltre, apprezziamo molto la trasparenza: tutte le informazioni sono in un unico posto e tutti possono accedervi».
Hai una funzionalità preferita?
«Ce ne sono tanti! La capacità di spostare rapidamente gli argomenti e le circolari automatiche sono fantastiche. Ma anche la funzione di ricerca integrata e il facile aggiornamento degli inviti rendono questo strumento indispensabile».
Infine, consiglieresti Boardwise?
«Assolutamente. Ha completamente trasformato il nostro modo di lavorare. L'efficienza, la trasparenza e la struttura fornite da Boardwise lo rendono uno strumento essenziale, non solo per me, ma per l'intera azienda».
