Entretien avec Aleka Heinrich, assistante du PDG de Siegwerk
À PROPOS DE SIEGWERK
Siegwerk est l'un des principaux fournisseurs mondiaux d'encres d'impression et de revêtements pour les applications d'emballage et d'étiquettes. En tant qu'entreprise familiale qui en est à sa 7e génération, elle possède une longue tradition.
LE DÉFI
Comment avez-vous découvert Boardwise ?
« J'ai découvert Boardwise pour la première fois lors d'une conférence hybride pour les assistants. Grâce à la plateforme, j'ai pris contact avec l'un de vos collègues. À l'époque déjà, je m'intéressais aux outils susceptibles d'améliorer nos processus de réunion. Même si le sujet n'était pas une priorité absolue à l'époque, nous sommes restés en contact pendant plus de deux ans. L'année dernière, les choses sont devenues plus concrètes et nous avons finalement décidé de mettre en œuvre Boardwise. »
Quels étaient les principaux problèmes que vous souhaitiez résoudre ?
« L'organisation a pris beaucoup de temps. Les sujets ont été abordés par différents canaux : courrier électronique, téléphone, notes manuscrites. Il était difficile de tout suivre. De plus, j'ai dû informer manuellement les parties prenantes de tout changement, ce qui m'a pris beaucoup de temps. Je savais qu'il devait y avoir une meilleure solution. »
Pourquoi avez-vous choisi Boardwise ?
« L'intégration avec MS Teams a été le facteur clé pour nous. Nous travaillions déjà avec Teams et Boardwise s'intègre parfaitement à notre flux de travail. L'interface était intuitive et la collaboration avec l'équipe était simple et professionnelle. Dans l'ensemble, c'est l'outil qui nous a fait la meilleure impression. »
LA SOLUTION
Comment votre travail a-t-il évolué depuis la mise en œuvre ?
« C'est incroyable de voir à quel point tout est devenu plus efficace. Je peux créer des agendas directement dans le système, déplacer des sujets et les heures sont calculées automatiquement. Tout, des ordres du jour aux procès-verbaux des réunions, est stocké de manière centralisée. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'apporter beaucoup plus de clarté. »
Y a-t-il eu des difficultés lors de la mise en œuvre ?
« Au début, il était un peu complexe de nous familiariser avec toutes les fonctions. La configuration des textes automatisés, en particulier, prenait beaucoup de temps. Un plan de mise en œuvre plus détaillé aurait été utile à cet égard. Cependant, grâce au soutien de Boardwise, nous avons tout bien géré. »
LES RÉSULTATS
Quels sont les avantages que Boardwise apporte à l'entreprise dans son ensemble ?
« Cela a permis de structurer nos processus. Les sujets sont désormais soumis de manière standardisée et tout le monde comprend le fonctionnement du flux de travail. Cela me permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'inculquer plus de discipline au sein de l'organisation. De plus, nous apprécions beaucoup la transparence : toutes les informations se trouvent au même endroit et tout le monde y a accès. »
Avez-vous une fonctionnalité préférée ?
« Ils sont nombreux ! La possibilité de déplacer rapidement les sujets et les circulaires automatisées sont fantastiques. Mais la fonction de recherche intégrée et la mise à jour facile des invitations rendent également cet outil indispensable. »
Enfin, recommanderiez-vous Boardwise ?
« Absolument. Cela a complètement transformé notre façon de travailler. L'efficacité, la transparence et la structure fournies par Boardwise en font un outil essentiel, pas seulement pour moi, mais pour l'ensemble de l'entreprise. »
